Оригинальность, подлинность, копийность документов, способы удостоверения копий
Документ, созданный в первый раз, - уникальный, первоисточник, рассматривается как подлинник.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр официального документа. Синонимом подлинника в русском языке является оригинал.
Оригинал ( от лат. originalis – первоначальный) – единственный, уникальный.
Умноженные оригиналы – оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договоры).
С современными средствами передачи информации связано появление двукратных оригиналов – при передаче телеграммы – отправляемый и получаемый варианты – в них одинаковый текст, но разный внешний вид.
Оригиналы документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Правоведы считают подлинником подписанный беловой документ, иногда необходимо проставление на нем печати.
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Выделяют 4 способа изготовления копий: рукописный, машинописный, фотокопирование, электрокопирование (ксерокс).
Виды копий:
- простая – не имеет юридической силы;
- заверенная – имеет юридическую силу;
- нотариальная копия – имеет усиленную юридическую силу;
- выписка – копия части документа;
- отпуск – экземпляр исходящего документа, остающегося в делопроизводстве автора;
- дубликат – повторный экземпляр подлинника, созданный в случае его утраты;
- размноженные экземпляры.
Способы удостоверения копий:
- копия и выписка заверяются при помощи отметки о заверении копии, если необходимо ставится печать;
- дубликат изготавливается на подлинном бланке, имеет подлинные подписи должностных лиц и печати, выдается тем же учреждением, где был создан подлинник или, в крайнем случае, аналогичным и в дополнительном удостоверении не нуждается;
- если отпуск содержит подлинную подпись должностного лица, то дополнительного удостоверения не требует; если подлинной подписи нет, то исполнитель проставляет отметку о заверении копии, в которой допускается не ставить дату заверения копии и подпись должностного лица, заверившего копию (п\п – подлинно подписан, отпуск исходящего документа, верно, подпись, расшифровка подписи), содержит визы лиц, с которыми согласовывался текст;
- размноженные экземпляры заверяются печатью, если нет подлинной подписи. Обычно используют печать канцелярии или другую не гербовую печать. На размноженных экземплярах проставляется номер заказа и тираж в правом нижнем углу.
Выделяют позднейшие и созданные вместе с оригиналом копии. При электронно-магнитном способе записи отличить оригинал от копии можно по дате.
Оригиналом кино-фотодокументов являются документы, полученные на светочувствительной пленке и других носителях в результате авторской съемки и химикофотографической обработки. Оригиналом кино-фотодокумента может быть негатив, позитив на обращаемой пленке, диапозитив (слайд).
Негатив – оригинал кино и фотодокумента, предназначенный для изготовления позитивов.
Позитив на обращаемой пленке – оригинал, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.
Диапозитив или слайд – оригинал фотодокумента на специальной пленке или фотопленке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.
Оригиналы фонодокументов – документы, полученные в результате записи звуковой информации, поступившей от первоисточника.
Оригиналами фонодокументов могут быть восковой валик, шоринофонная запись, граммофонный оригинал, негатив фотографической оптической записи, запись на магнитной ленте.
Оригинальная видеофонограмма – документ, полученный в результате записи звуковой и изобразительной информации в ходе авторской съемки непосредственно от первоисточника.
Копиями кино-фото-фонодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала.
Копиями кино-фотодокументов являются позитив, промежуточный позитив и контратип (дубль-негатив).
Позитив – копия, изготавливаемая с негатива и предназначенная для использования.
Промежуточный позитив – копия, изготавливаемая с негатива на специальной пленке и предназначенная для печати контратипа.
Контратип или дубль-негатив – копия кино-фотодокумента, изготавливаемая с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенная для печати кино-фотодокументов.
Копии фонодокументов – грампластинка, позитив фотографической записи, запись на магнитной ленте, запись на лазерном диске.
Копии видеофонограммы – запись на магнитной ленте или на магнитном диске.
В документоведении понятие подлинности еще и воспринимается как гарантия достоверности документа, как противоположность фальсификации документа.
Виды фальсификации: