Состав процедур и документирование приема граждан на работу

В зависимости от категории должностей и рабочих мест, на которые граждан принимают для работы, технологические цепочки отбора кандидатов и оформления приема на работу могут быть различными по составу процедур и формам документирования.

По степени сложности приема граждан на работу мы выделяем три типа технологических цепочек:

1. технологическая цепочка приема граждан на работу;

2. технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников;

3. технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией.

1. Технологическая цепочка приема граждан на работувключает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;

• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;

• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах; • заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);

• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости - медицинского осмотра и т.п.;

• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта);

• выдача работнику экземпляра трудового договора;

• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя;

• ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заполнение личной карточки формы № Т-2;

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

При желании заключить трудовой договор гражданин предъявляет в отдел кадров трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем. Граждане, направленные службой трудоустройства (органом социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.п.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону. Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.). Работодателю запрещается требовать от гражданина какие-либо письменные справки, когда необходимые данные могут быть подтверждены предъявлением паспорта, трудовой книжки, свидетельства о рождении и других документов, удостоверяющих личность, гражданский статус и трудовую деятельность граждан. Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия. При этом подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфиденциальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не должны содержать сведений медицинского характера за исключением указаний на пригодность или медицинские противопоказания к предполагаемой работе. Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления.

2. Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работниковвключает следующие процедуры: • получение отделом кадров от гражданина лично, почтой или по линии факсимильной связи резюме;

• изучение резюме руководством организации, структурного подразделения и службой персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов (остальным сообщения об отказе не делаются);

• информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях и правилах внутреннего трудового распорядка, действующих в организации, оплате труда;

• знакомство руководства организации, структурного подразделения и службы персонала с приглашенными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе;

• заполнение кандидатами и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, заполненного личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, присуждении ученых степеней, присвоении ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии - характеристик;

• предварительное собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;

• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их профессиональных способностей, иногда личных и моральных качеств; рассмотрение рекомендательных писем (характеристик, рекомендаций);

• при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов; • по совокупности собранных материалов принятие (на конкурсной или неконкурсной основе) решения руководством организации об отборе кандидата и возможности предложить ему работу;

• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения и сотрудника службы персонала с отобранным претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией и конкретными видами работы, инструктирование по технологии выполнения работы и другим аспектам; при согласии претендента - заполнение типовой формы трудового договора (контракта);

• обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости " внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации и подписание контракта;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником службы персонала унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о приеме на работу; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости -согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заведение личного дела на вновь принятого работника; • заполнение на работника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

3. Технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией значительно сложнее. В общем виде эта цепочка включает следующие дополнительные процедуры:

• подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;

• изучение резюме (и личного дела, если кандидат на должность работает в организации) руководством организации, структурного подразделения и кадровой службой, вызов для беседы подходящих кандидатов;

• информирование кандидатов, работающих в организации, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением конфиденциальной информацией;

• знакомство (предварительное собеседование) руководства организации, структурного подразделения и кадровой службы с гражданами, не работающими в организации; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;

• заполнение гражданами, не работающими в организации, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии - характеристик;

• обновление материалов личного дела работающего в организации сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

• собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений предоставлением дополнительных документов;

• опрос (с согласия кандидата на должность) сотрудником отдела кадров авторитетных для организации лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;

• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих на фирме граждан дополнительно - профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;

• при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;

• по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством Организации об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением конфиденциальными сведениями;

• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;

• в случае согласия - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны, в частности, сообщенных ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника кадровой службы с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности организации и другими аналогичными материалами;

• составление проекта трудового договора (контракта), содержащего пункт об обязанности сотрудника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы;

• подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;

• составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);

• заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;

• изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;

• обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;

• анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа (или отказ сотруднику в работе);

• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

Все процедуры, включенные в технологическую цепочку приема на работу руководителей и специалистов, в полном объеме выполняются и в данной технологической цепочке. Но имеются существенные особенности по ряду процедур. Однако при подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.