Заполнение форм регистрации документов
Тема: Регистрация служебных документов.
Сущность и понятие регистрации документов.
Формы регистрации документов и их порядок составления.
Заполнение форм регистрации документов.
1.Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие - в день отправки.
Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения:
дата получения; входящий № (индекс);
дата документа;
его основные поисковые признаки индекс документа;
автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
№ дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации отдельных видов документов, например, обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.
Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела48, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.
При четком взаимодействии секретаря-референта и руководителя, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).
Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения
В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Индекс документа | Дата отправки документа | Адресат документа | Краткое содержание документа (заголовок) | Исполнитель | Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел |
| 06-10/96 | 15.04.2001 | Администрация Минской области | О совместно проведении региональной конференции | Сидорова | 06-10 |
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Индекс (номер) документа | Дата поступления | Исходящий номер | Краткое содержание документа (заголовок) | Резолюция и кому направлен документ | Отметка об исполнении |
| 77/ 01-03 | 25.03.2001 | 05-16/100 | Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» | Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001 | Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001 |
Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
лицевая сторона
| КОРРЕСПОНДЕНТ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ИНДЕКС ДОКУМЕНТА | ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА | ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА | ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| СРОК ИСПОЛНЕНИЯ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
оборотная сторона
| ИСПОЛНИТЕЛЬ | ДАТА | ИСХОД № |
| КОМУ | № ДЕЛА | |
| КЕМ ПОДПИСАН | ||
| ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ | ||
| РАССЫЛКА | КОЛ-ВО ЛИСТОВ | |
| ФОНД № | ОПИСЬ № | ДЕЛО № |
Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
3.
Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация преследует три цели:
- учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;
- контроль их исполнения;
- поиск документов.
Процедура регистрации состоит из двух этапов:
- проставление отметки на документе;
- заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы.
Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:
- дата получения и входящий индекс (номер);
- дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;
- автор (корреспондент), то есть чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция (срок исполнения, исполнитель);
- ход исполнения (отметки о контроле);
- номер дела, куда подшит документ после исполнения.
Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.
В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).
Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.
Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.
В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.
В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.
Преимущества карточной формы регистрации:
- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;
- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);
- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.
Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.
В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.