Информационный поток - понятие и виды
Лекция 5.
Понятие, цели создания и функции информационной логистики.
Разработка и внедрение информационных систем.
Понятие информационной логистики
Любое движение материальных ресурсов связано с передачей информации.
Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.
Отрасль логистики, организующая поток данных, сопровождающий материальный поток, и являющаяся звеном, связывающим снабжение, производство и сбыт- называется информационная логистика.
Информационное опережение грузопотока дает получателю своевременно подготовить его приемку.
Информационные системы обеспечивают: ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных.
Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализуинформации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.
Одним из вариантов передачи информации является документ.
Документ— письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.
Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.
Весь поток документов можно разделить на два вида:
• первичные(путевой лист, товарно-транспортная накладная);
• вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).
Обязательные реквизиты в первичных документах:
· Наименование документа;
· Дата составления документа;
· Наименование организации, от имени которой был составлен документ;
· Содержание операции;
· Измерители операции в натуральном и денежном выражении;
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;
· Личные подписи указанных лиц.
Путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла называется маршрутом документа.
Понятие документооборот можно трактовать как:
• движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
• перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.
Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа.
Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.
Информационный поток - понятие и виды
В логистике выделяют понятие «информационный поток». Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:
- бумажных документах традиционного типа;
- электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах) и др.
Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.
Выделяют следующие группировки информационных потоков: 1) горизонтальные, 2) вертикальные, 3) внешние, 4) внутренние, 5) входные, 6) выходные.
Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.
Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга - в дочерние предприятия и т.д.
Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий-партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.
Внутреннимиинформационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.
Входные информационные потоки - сообщения входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.
Выходные информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.
Информационные потоки разделяют:
- по срочности: на обычные, срочные. Очень срочные («молнии»).
- по степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа.
-по значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные.
-по скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые).
-по области охвата информационные потоки делят на 1) местные; 2) иногородние; 3) дальние; 4) международные.
Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера,
Это сообщения оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя- сообщения называются документальными.
В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.
В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.
Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов.
Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток.
Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.
Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков.
Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, не редко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.
Информационные потоки характеризуют с помощью ряда оценок:
1) по источнику возникновения;
2) направлению;
3) объему;
4) периодичности;
5) порядку согласования;
6) порядку утверждения;
7) срокам действия;
8) порядку хранения и др.
Рассмотрим их подробнее:
1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.
2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным. Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное.
Есть и третий вариант определения понятия «направление информационного потока» - учет географического или территориального адресата его назначения.
3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: 1) документов; 2) листов в потоке; 3) страниц в потоке; 4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе - документострок или числом слов в сообщении – в телеграммах. Третий способ учета - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.
4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.
5.Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с, руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.
6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается - подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.
7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.
8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.. Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуется большие средства.