Требования к помещениям подразделения конфиденциального делопроизводства

Требования к помещениям подразделения конфиденциального делопроизводства. Режимные помещения (по возможности) должны размещаться не на первом и последнем этажах зданий, а их окна – выходить на внутреннюю территорию объекта. Право прохода в такие помещения имеют руководитель ории и сотрудники, имеющие прямое отношение к обработке и хранению конф. д-в. Лица, обеспечивающие техническое и бытовое обслуживание (уборку, ремонт оборудования и технических средств), допускаются в эти помещения только в присутствии сотрудников подразделения КД. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения посторонних лиц. На окнах должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения д-в при открытых окнах, а также визуального просмотра д-в и экранов видеомониторов компьютеров с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже здания или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, какие-либо пристройки, с к-х можно проникнуть в помещения, окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлическим листом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать номерной металлической печатью подразделения (или сотрудника) КД. Для опечатывания используются специальные устройства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина (специальной мастики), закрывающий металлический стержень или толстую нить в специальном углублении устройства т.о., чтобы оттиск невозможно было не повредить при открывании (или, повредив, восстановить). Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность самой двери. При обнаружении попыток проникновения в помещение нужно немедленно поставить в известность службу безопасности и доложить руководителю организации. При этом самостоятельно помещения не вскрываются, они обеспечиваются физической охраной до принятия соответствующего решения. Входные двери, окна помещений необходимо оснастить сигнализацией, связанной с дежурным постом службы безопасности. Для выдачи Кд-в исполнителям, помещения должны внутри отгораживаться барьером или оборудоваться специальными окошками, не выходящими в общий коридор. При работе с д-ми в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать.

Защита конфиденциальных документов при возникновении чрезвычайных ситуаций.

Защита информации в чрезвычайных ситуациях — порядок формирования, задачи и основные направления деятельности нештатного подразделения предприятия — специальной комиссии, создаваемой приказом руководителя предприятия в целях выработки мер по предупреждению чрезвычайных ситуаций на предприятии, а также мер по защите информации при возникновении чрезвычайных ситуаций. Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещениях, предназначенных для хранения конфиденциальных документов, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой можно транспортировать документы. При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, а также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определенное место. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных действий должен организовать дежурный по предприятию, поставив в известность дополнительно руководителя, подразделения конфиденциального делопроизводства. О проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по согласованию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, какие хранилища вскрыты, куда помещены документы, номера печатей на таре.

Билет №13

1. Защита персональных данных. Защита персональных данных – это комплекс мероприятий, позволяющий выполнить требования законодательства РФ, касающиеся обработки, хранению и передачи персональных данных граждан. Согласно требованию закона о защите персональных данных, оператор персональных данных обязан выполнить ряд организационных и технических мер касающихся процессов обработки персональных данных. Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Оператор персональных данных - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных. Правоотношения в сфере персональных данных регулируются федеральным законодательством РФ (Федеральный Закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»), Трудовым кодексом РФ (глава 14), а так же Гражданским кодексом РФ. Закон «О персональных данных» обязывает оператора принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий. Появление закона поставило сложную и требующую немедленного решения задачу перед большинством российских компаний.

2. Назначение и виды проверок наличия конфиденциальных документов. Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие таких документов на учет. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:
1. проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек);
2. проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
3. проверки фактического наличия всех носителей и всех, не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации;
4. проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.
Самым оптимальным вариантом является проведение проверок одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки (проставляются условным обозначением, например: «“», «+» и др.) о проверках.
При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:
1.охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;
2.проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
3.фиксация конечных результатов проверок.