Роль и место автоматизированных Информационных систем в экономике

Глава 5. Концепция информатизации предприятия.

5.1. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике 4

5.2. Информационное пространство объекта экономики. 13

5.3. Эволюционное развитие информационной модели управления (основные западные стандарты) 15

5.4. Предпочтения в выборе по. 22

Практика информатизации показывает, что для обеспечения управленческого персонала достоверными и оперативными данными о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия многие фирмы в первую очередь обращаются к автоматизации бухгалтерского учёта. Известно, что программные продукты, предназначенные для автоматизации бухгалтерского учёта, пользуются наибольшим спросом на отечественном рынке. Это объясняется тем, что в России за последнее десятилетие появилось большое количество юридических лиц, ведущих самостоятельную хозяйственную деятельность, а также значительной динамикой изменений правовой базы и трудоёмкостью учётных процедур. Немаловажным фактором, способствующим массовому производству компьютерных программ бухгалтерского учёта, является довольно хорошая формализация самих учётных процедур.

Современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учётной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учётных данных и формирование учётных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчётности.

Опыт информатизации отечественных предприятий показывает, что после оснащения необходимым оборудованием какого-либо участка обычно принимается решение по использованию учётных данных для решения аналитических и многих других задач управления.

Вместе с тем в настоящее время весьма распространена частичная автоматизация, охватывающая в основном лишь участок учёта. Подобная практика не даёт той базы, на которой можно обеспечить эффективные условия успешного управления экономическим объектом.

Можно привести примеры создания разработчиками дополнительных средств, позволяющих на базе учётной информации получать множество разнообразных аналитических форм. Наиболее широкий спектр аналитических программных продуктов предлагает компания «ИНЭК»; фирма «Никос-Софт» дополнила систему NS2000 специальным информационно-аналитическим модулем; средства взаимодействия предоставляет компания «Про-Инвест-ИТ» (программа Audit Expert). Модули экспорта-импорта в таких аналитических программах должны быть настраиваемыми и при необходимости позволять организовать загрузку данных из других программ. Многие подобные системы и специализированные модули позволяют установить связь с наиболее распространёнными программами, например такими, как «1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ», «Парус», «ИНФИН-Бух-галтерия».

Принимающие программы, благодаря настраиваемости интерфейса ввода данных и возможности создавать сценарии последующей их обработки, могут действовать с учётом особенностей конкретной бухгалтерии. Если система базируется на таких мощных программных комплексах, как «Галактика» или «БЭСТ-ПРО», проблема решается уже встроенными в них средствами, хотя у этих фирм есть и отдельные, более мощные аналитические комплексы. Однако, когда за основу берутся программные средства, в которых нет необходимого инструментария, эти программы как минимум должны иметь модули расширения информационной базы и встроенные средства проектирования новых методик. Благодаря имеющемуся сценарному механизму обеспечивается получение новых показателей, способ расчёта которых может быть определён и самим пользователем.

В сложившейся экономической ситуации формирование стратегии внедрения информационных технологий на российских предприятиях сильно зависит от их финансовых возможностей и может быть сужено до рассмотрения только тех проблем, которые требуют первостепенного решения. Главное при этом — правильно определить круг задач и последовательность их претворения с учётом существующих ограничений.

Роль и место автоматизированных Информационных систем в экономике

Любой экономический объект — предприятие, организация, фирма, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, — представляет собой сложную, динамичную и управляемую систему.

Система — это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели/целей.

Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления.

Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект, или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структурусистемы управления.

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.

На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом.

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Система управления на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Система управления воспринимает информацию об этих изменениях (обратная связь) и в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) вырабатывает новые управляющие решения и опять воздействует на объект управления.

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система.

Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная информационная система (АИС) — это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это не означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована, процедура сбора первичной информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС.

Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло. Этим они отличаются от АИС, базирующихся на больших ЭВМ, в которых процесс обработки информации выполнялся централизованно и был отделен от управленческого персонала. Последний получал лишь конечные результаты обработки данных и, если они его по тем или иным причинам (например, вследствие поздно выявленных ошибок в исходных данных) не устраивали, вынужден был делать запрос соответствующим службам на повторение процесса решения интересующей его задачи.

Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, выступая и в роли постановщика задачи и программиста.

Отметим, что в современном понятии термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты (рис. 5.1):

· информацию как предмет и продукт труда;

· средства, методы и способы переработки информации;

· персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.

Информация, с которой работает данная система, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности.

Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.

Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия.

АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.

Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.

Рис. 5.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия — прямая связь, пунктирная линия — обратная связь

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета:

· основных средств

· материальных ценностей

· труда и заработной платы

· готовой продукции и ее реализации

· финансово-расчетных операций

· затрат на производство

· сводного учета и составления отчетности.

При выделении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация — актуальной и достаточной для принятия управленческих решений.

Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета.

Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы.

Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.