Понятие база данных, поле, запись, свойства полей

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. С понятием базы данных (БД) тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Базы данных могут содержать целый ряд объектов, но основные объекты – это таблицы. Как понятно в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Примечание:Имя полядолжно быть уникальным и содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содер­жать любые символы за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

Поля – это основные элементы структуры БД. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие данные можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле. Основное свойство – это тип данных. Тип данныхопределяет тип данных, ко­торые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных:

· Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатиро­ванного текста ограниченного размера (до 255 символов).

· Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).

· Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

· Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

· Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

· Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использо­вание — для порядковой нумерации записей.

· Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

· Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных.

· Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

· Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

При выборе определенного типа данных для поля открыва­ется соответствующий набор свойств поля характерных для поля имеющего этот тип данных, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные харак­теристики данного поля. Наиболее важными являются следующие свойства:

· Размер поля определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

· Формат поля определяет способ формирования дан­ных в данном поле таблицы.

· Число десятичных знаков определяет количество зна­ков после запятой для полей числового и денежного типов.

· Маска ввода определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль над вводимыми символами.

· Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется Имя поля).

· Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля авто­матически.

· Условие на значение –ограничение, накладываемое на вводимые в данное ноле данные.

· Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выпол­няется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

· Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения дан­ного поля при наполнении базы;

· Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все опе­рации, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

Создание БД

После того как приложение Access запушено, на экране поя­вится диалоговое окно начала работы с данной СУБД. С его помощью можно создать новую БД «Новая база данных» или открыть уже имеющуюся, которая недавно ис­пользовалась («Открытие файла»). Если требуемой БД нет в списке, то следует вызвать диалоговое окно «Открытие файла базы данных» с помощью команды «Другие файлы...». При этом не­обходимо учитывать, что файлы БД имеют расширение *.mdb.

Также можно создать БД на основе шаблона «Создание с помощью шаблона»«Общие шаблоны». На вкладке Общие данного окна можно выбрать тип создаваемого объекта (БД, страница доступа к данным или про­ект), а на вкладке Базы данных - один из имеющихся шаблонов для БД. После выбора определенного шаблона и нажатия кнопки ОК будет отображен диалог создания новой БД, в кото­ром можно оставить предлагаемое имя для создаваемого файла: или указать собственное, также выбрать папку, в которой будет храниться файл БД. При нажатии кнопки Создать некоторое время будет осуществляться подготовка мастеров по созданию БД, после чего появится диалоговое окно, в котором будет отображена общая информация о создаваемой БД. При нажатии кнопки «Далее>»будет осуществлен переход к следую­щему этапу работы мастера, где следует определять структуру таблиц, которые необходимо будет создать в БД. При этом в левой части диалогового окна будет отображен список создаваемых таблиц, а в правой части - пере­чень полей, которые составляют структуру выбранной таблицы. В случае необходимости можно изменить набор полей для вы­бранной таблицы, убрав пометки рядом с соответствующими элементами. После того как определена структура создаваемой БД, следует нажать кнопку «Далее>». Очередным этапом работы мастера явля­ется определение вида оформления экрана, который будет ис­пользоваться в формах создаваемой БД. Вид оформ­ления определяет расположение элементов на форме, параметры используемого шрифта, а также фон для формы. После того как выбрано требуемое оформление, например, тип Стандартный, необходимо нажать кнопку «Далее>». Следующим этапом в создании БД является определение вида оформления отчетов. Другими словами, на данном этапе опреде­ляется стиль, которым будут оформляться все отчеты данной БД. После выбора стиля отчета например. Деловой, следует нажать кнопку «Далее>».На очередном этапе создания БД при помощи мастера можно задать заголовок для окна Access, который будет выводиться при запуске созданное БД. а также здесь имеется возможность вклю­чить во все отчеты какой-либо рисунок, например, логотип фир­мы. Для этого в представленном диалоге необходи­мо установить флажок «Да», после чего с помощью кнопки «Рисунок» вызвать диалоговое окно, в котором необходимо выбрать требуе­мый рисунок. После нажатия кнопки «Далее>» на последнем этапе создания БД с помощью мастера можно запустить полученную БД, а также отобразить справку по работе с БД. В заключение следует нажать кнопку «Готово», после чего будет выполнен процесс создания БД заданной структуры, и затем на экране отобразится главная кно­почная форма разработанного приложения, с помощью которой можно выполнять ввод и обработку информации в БД Склад. Необходимо отметить, что на любом этапе работы мастера можно завершить создание БД при помощи кнопки «Готово».

При выборе команды «Новая база данных» на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо выбрать папку где будет помещен файл БД и в поле «Имя файла» указать имя создаваемой БД. После указания имени БД следует нажать кнопку «Создать», после чего на экране появится окно созданной БД. С его помощью можно создать новый объект БД или изменить уже существующий, например, таблицу.

Создание таблиц

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне от­крытой БД выбрать в списке Объекты кнопку Таблицы и воспользоваться кнопкой «Создать». После этого отобразится диалоговое окно «Новая таблица», в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания.

· Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу

· Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.

· Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом дан­ных определить структуру новой таблицы, т.е. какие именно по­ля будут в ней использоваться.

· Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основании какого-либо файла данных, имеющегося на дис­ке, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

· Связь с таблицами. Позволяет создать в БД таблицу, которая будет связана с таблицей из другого файла данных, другими сло­вами, внешнюю таблицу. Очень удобно использовать этот режим для подключения к серверу БД.

Также 3 режима конструктора, мастера таблиц и режим таблицы могут быть выбраны путем двойного щелчка левой кнопкой мыши по соответствующим пунктам в правой части окна объектов БД:

· Создание таблицы в режиме конструктора

· Создание таблицы с помощью мастера

· Создание таблицы путем ввода данных

Разберем теперь подробнее принцип создания таблиц с помощью этих режимов.

Режим конструктора. Данный режим применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе этого режима будет отображено окно, в котором необходимо определить структуру новой таблицы, т.е. указать набор полей таблицы (столбец Имя поля) и определить их свойства (столбец Тип данных и в нижней части окна остальные свойства Свойства поля). О типах данных полей и их других свойствах см.«Понятие база данных, поле, запись, свойства полей». Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы. Тип данных для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открывае­мого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка – скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Это надо иметь в виду ˗ в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов управления, кото­рые не отображаются, пока ввод данных не начат. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (столбец Описание). Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, а можно и не трогать.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле, которое позво­ляет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Ключевое поле». Выше мы говорили о том, что если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но если ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только уметь выделить сразу несколько полей. Группо­вое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей. Также можно воспользоваться кнопкой Ключевое поле на па­нели инструментов, предварительно выделив соответствующее поле.

Примечание 1: Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные вы­ше действия.

Примечание 2: В качестве ключевого поля выбирается такое поле таблицы, в котором не могут содержаться повторяющиеся данные.

Затем необходимо закрыть окно конструирования таблицы и «Сохранить изменения макета или структуры объекта». Далее задать имя таблицы и щелкнуть по кнопке «Оk». Для ввода данных в таблицу необходимо выполнить двойной щелчок по значку только, что созданной таблицы.

Примечание:Для того чтобыоткрыть таблицу для ввода данных можно также воспользоваться кнопкой «Открыть».

Мастер таблиц. Данный режим преимущественно использу­ется при создании новых таблиц на основании имеющихся в Ac­cess шаблонов. При выборе режима мастера будет отображено окно первого этапа создания таблицы, в котором необходимо выбрать поля для новой таблицы на основании пред­лагаемых шаблонов. Для этого следует выбрать кате­горию Деловые или Личные в списке Образцы таблиц выбрать нужную таблицу. В результате этих действий в списке Образцы полей будет представлен набор полей, соответствующих выбранному образцу таблицы. Затем нужно из списка Образцы полей последовательно выби­рать нужные поля и с помощью кнопки переноса названия добавить эти поля в список Поля новой таблицы. Длядобавления или удаления поля из создавае­мой таблицы можно использовать следующие кнопки в окне мас­тера:

Перенести выбранное поле образца таблицы в новую таблицу

Перенести выбранное поле образца таблицы в новую таблицу

Перенести все поля образца таблицы в новую таблицу

Удалить выбранное поле образца таблицы из новой таблицы

Удалить все поля образца таблицы из новой таблицы

После нажатия кнопки «Далее>» на экране появится окно сле­дующего этапа создания таблицы, в котором необ­ходимо задать имя новой таблицы, а также определить ключевое поле, используемое для однозначной идентификации каждой за­писи в таблице. Причем Microsoft Access может автоматически определить ключевое поле в таблице или это может осуществить пользователь используя соответствующий переключатель в окне. Затем следует снова нажать кнопку «Далее>». На последнем этапе работы мастера предлагается выбрать ре­жим работы, который необходимо установить после создания таблицы:

· Изменить структуру таблицы

· Ввести данные непосредственно в таблицу

· Ввести данные в таблицу с помощью формы создаваемой мастером (в этом случае с помощью мастера необходимо еще будет создать объект БД форму)

В Режиме таблицы можнодобавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы, но создание новой таблицы таким способом нерационально.