Написать вывод, завершить работу, выключить компьютер.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Организация защиты файлов средствами Microsoft Office

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Целью работы является:

Организация парольной защиты файлов средствами текстового редактора MS Word;

Организация защиты файлов средствами электронной таблицы MS Excel;

Организация парольной защиты баз данных в MS Access

СВЕДЕНИЯ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Давайте представим, что у нас есть некий файл, который содержит приватную информацию, и мы не хотим, чтобы кто-то другой смог её увидеть или внести в файл изменения. Самым понятным и простым способом защиты информации в этом случае будет установка на этот файл пароля. Сделать это можно разными средствами и способами.

Не все способы паролирования файлов подходят для защиты и передачи супер-важной коммерческой информации, т.к. взломать такие пароли для понимающего пользователя (а тем более для профессионала) будет не сложно. Но, тем не менее, защитить важную для нас информацию от любопытных глаз или от случайного редактирования этими способами вполне можно, а иногда даже нужно.

ОПИСАНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ

Для проведения практической работы используется следующее обеспечение: персональный компьютер; программное обеспечение MS Office.

РАБОЧЕЕ ЗАДАНИЕ

Ознакомится с методическими указаниями.

Внимание! В процессе выполнения работы потребуется вводить пароли на защиту документов. Рекомендуется вводить всегда один и тот же пароль.

Задание 4.1 Защита текстовых документов в Microsoft Word

В этом задании будет создан бланк зарплатной ведомости организации, содержащий три раздела: Раздел 1 – «шапка» ведомости; Раздел 2 – таблица, Раздел 3 – дата создания ведомости, фамилии руководителя организации и главного бухгалтера (рис. 1). Установим защиту документа от изменений так, чтобы изменения можно было вносить только в поля форм и в таблицу с фамилиями и другими данными сотрудников организации. Также установим пароль на открытие файла.

1. Введите с клавиатуры текст документа.

2. Чтобы вставить два разрыва раздела (перед таблицей и перед датой создания ведомости), необходимо, установив курсор в место вставки, в окне команды Разметка страницы – Разрывы - Разрывы разделов выбрать пункт Следующая страница. Для просмотра вставленных границ разделов можно воспользоваться командой Если границы разделов установлены правильно, можно вернуться к режиму Разметка страницы.

3. Для вставки первого поля формы установите курсор в тексте после слов «СВОДНАЯ ВЕДОМОСТЬ №» на панели инструментов Разработчик выберите инструмент Текстовое поле (рис. 2). Аналогично вставьте другие поля формы.

Рис. 1. Вид документа в режиме просмотра Обычный

Рис. 2. Инструмент «Текстовое поле»

4. Установите защиту документа, оставив возможность изменять значения полей формы и текст второго раздела (таблица с фамилиями):

- выполните команду Рецензирование – Ограничить редактирование -, в появившемся окне отметьте пункт 2. Ограничение на редактирование, выберите в списке пункт Ввод данных в полях формы, щелкните по кнопке Выбор разделов и отметьте разделы которые будут защищены (рис. 3);

- отметьте галочкой только Раздел 1 и Раздел 3, нажмите ОК;

- в окне Включить защиту пароль на снятие защиты разделов не устанавливайте. Нажмите ОК.

Рис. 3. Защита разделов документа

5. Проверьте, что защита установлена, то есть можно вводить текст только в Раздел 2 и поля ввода формы из Раздела 1 и Раздела 3.

6. Установите пароль для открытия файла:

Добавить пароль к файлу можно в момент его сохранения. Нажимаем пункт Файл – Сохранить как…:

Рис. 4. Сохранение файла

В открывшемся окне выбираем место на жестком диске, куда хотим сохранить наш файл (1), даем название файлу (2), после чего нажимаем кнопку Сервис (3):

Рис. 5. Выбор параметров сохранения

В меню Сервис выбираем пункт Общие параметры:

Рис. 6. Пункт Общие параметры

В появившемся окне вводим пароль и нажимаем кнопку Ok:

Рис. 7. Задание пароля

Чтобы избежать случайностей при наборе пароля, программа попросит нас повторить пароль еще раз:

Повторяем пароль, нажимаем Ok и теперь уже сохраняем файл нажав кнопку Сохранить:

Рис. 8. Сохранение файла

ВАЖНО! При написании пароля обязательно обращаем внимание на раскладку клавиатуры (английская или русская) и на то какие символы мы набираем (строчные или прописные). Возможно вам надо для первого раза потренироваться и попробовать набрать пароль вне данной программы (например в Блокноте). Это позволит вам видеть набираемые символы и не допустить ошибок, ведь случайно не переключив раскладку или не заметив, что включена клавиша Caps Lock, вы можете задать пароль неправильно и потом сами не сможете открыть файл.

Теперь (после такого сохранения), при каждом открытии файла будет появляться диалоговое окно с предложением ввести пароль:

Рис. 9. Открытие файла путем ввода пароля

И теперь только введя правильный пароль и нажав Ok можно будет открыть и увидеть содержимое такого файла.

7. Сохраните документ с именем Ведомость.doc

http://vellisa.ru/kak-postavit-parol-na-word

Задание 4.2. Организация защиты файлов средствами электронной таблицы MS Excel

Создадим документ Microsoft Excel, содержащий три рабочих листа: Ведомость – данные о сотрудниках организации (скопируем данные из документа Ведомость.doc), Подразделения – данные о подразделениях, Статистика – результаты обработки данных с листов Ведомость и Подразделения.

1. Создайте рабочую книгу Microsoft Excel. Сохраните ее с именем Организация.xls.

2. Измените имена листов рабочей книги: Лист1 – на Ведомость, Лист2, – на Подразделения, Лист3 – на Статистика.

3. Откройте созданный в задании 4.1 документ Ведомость.doc, введя при открытии пароль.

4. Скопируйте таблицу из документа Ведомость.doc на лист Ведомость электронной таблицы.

5. В столбец Начислено введите формулы для расчета. Размер начисленной суммы определяется по формуле Начислено = Оклад*(1+Процент премии / 100):

- в ячейку G2 введите формулу =E2*(1+F2/100), используя маркер заполнения, «протяните» формулу вниз на остальные ячейки столбца (рис. 10).

Рис. 10. Лист Ведомость в режиме показа формул

6. На листе Подразделения в диапазоне ячеек А1:С5 создайте таблицу, содержащую данные о подразделениях организации (рис. 11)

Рис. 11. Таблица на листе Подразделения

7. На листе Статистика создайте таблицу обработки данных, содержащихся на листах Ведомость и Подразделения таким образом, что при вводе в ячейку B1 номера подразделения (1, 2 или 3) в ячейках диапазона B4:B9 появились следующие данные: наименование подразделения, ФИО руководителя, число сотрудников, размер средней, наибольшей и наименьшей зарплаты в подразделении (рис. 12).

Рис. 12. Таблица на листе Статистика

8. Введите текст в ячейки столбца А так, как показано на рис. 12;

9. Установите проверку вводимых значений в ячейку B1 (в нее будет заноситься код подразделения):

- выделите ячейку В1 и выполните в меню Данные – Проверка данных…, в диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры установите параметры так, как показано на рис. 13;

- на вкладке Сообщение для вывода в поле Сообщение введите текст «Введите код подразделения 1, 2 или 3»;

- на вкладке Сообщение об ошибке в поле Сообщение введите текст «Повторите ввод данных»;

- нажмите OK.

Рис. 13. Установка параметров проверки вводимых в ячейку В1 данных

Теперь при вводе в ячейку В1 кода подразделения число будет контролироваться на принадлежность множеству значений 1, 2, 3. В случае ввода числа, отличного от 1, 2, 3, будет выводиться сообщение с просьбой повторить ввод данных. Таким образом ячейка защищена от ввода неверных значений.

10. В ячейке В4 будет выводиться наименование подразделения, если в эту ячейку ввести формулу: =ВПР(B1;Подразделения!A3:C5;2).

Функция ВПР просматривает левый столбец диапазона ячеек A3:C5 (столбец А) на листе Подразделения. Если значение в ячейке этого столбца совпало со значением в ячейке В1 листа Статистика (введенный код подразделения), то в ячейку В4 записывается значение из соответствующей найденному коду подразделения ячейки столбца с номером 2 (столбец Наименование).

11. Для вывода в ячейке В5 ФИО руководителя подразделения введите в нее формулу по аналогии с пунктом 10 (рис. 14).

Рис. 14. Таблица на листе Статистика в режиме показа формул

12. В ячейке В6 будет выводиться число сотрудников в интересующем нас подразделении, если в эту ячейку ввести формулу: =СЧЁТЕСЛИ(Ведомость!C2:C11;B1). Функция СЧЁТЕСЛИ вычисляет количество ячеек диапазона C2:C11 на листе Ведомость, значения в которых равны введенному в ячейку В1 номеру подразделения.

13. Для определения средней и наибольшей зарплаты сформируйте вспомогательный массив ячеек D1:D10, записав в него значения из столбца Начислено листа Ведомость только для сотрудников рассматриваемого подразделения (для остальных сотрудников запишем нули). Для этого введите в ячейку D1 формулу: =ЕСЛИ(Ведомость!C2=Статистика!$B$1; Ведомость!G2;0). Выполните автозаполнение остальных ячеек столбца D.

14. В ячейку В7 введите формулу: =СУММ(D1:D10)/B6 (сумма заработных плат сотрудников подразделения делится на число сотрудников).

15. В ячейку В8 введите формулу для вычисления максимального значения в ячейках диапазона D1:D10.

16. Для определения наименьшей зарплаты сформируйте вспомогательный массив ячеек Е1:Е10, записав в него значения из столбца Начислено листа Ведомость только для сотрудников рассматриваемого подразделения (для остальных сотрудников запишем невозможное значение зарплаты 100000000).

Для этого введите в ячейку Е1 формулу: =ЕСЛИ(Ведомость!C2=Статистика!$B$1; Ведомость!G2;100000000). Выполните автозаполнение остальных ячеек столбца Е.

17. В ячейку В9 введите формулу для вычисления минимального значения в ячейках диапазона Е1:Е10.

18. Скройте столбцы D и E на листе Статистика, выделив эти столбцы, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду– Скрыть.

В дальнейшем, если потребуется отобразить скрытые столбцы, нужно выделить две любые смежные ячейки столбцов C и F и с помощью контекстного меню выбрать команду - Показать.

19. Сделайте доступным внесение данных в ячейку В1 после того, как будет установлена защита от изменений листа Статистика. Для этого установите курсор в ячейку В1, с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши) выберите Формат ячеек, в окне команды Формат ячеек выберите вкладку Защита, снимите флажок Защищаемая ячейка и нажмите ОК.

20. Скройте расчетные формулы на листе Статистика, выделив ячейки В4:В9 и установив флажок Скрыть формулы в окне команды Формат – Ячейки – вкладка Защита.

21. Установите защиту листа Статистика от изменений (Рецензирование –Защитить лист – Защита листа - ОК).

22. Проверьте возможность ввода данных в ячейку В1 и отсутствие такой возможности для остальных ячеек.

23. Присвойте диапазону ячеек A1:F11 листа Ведомость имя Сотрудники. Для этого выделите его и через контекстное меню выбрав пункт Присвоить имя в строке Имя появившегося окна Создание имени введите имя Сотрудники и нажмите ОК.

24. Присвойте диапазону ячеек А2:С5 на листе Подразделения имя Подразделения по аналогии с пунктом 23.

25. Сохраните файл и завершите работу с MS Excel.

Задание 4.3. Парольная защита баз данных

1. Запустите программу Microsoft Access и создайте новую базу данных с именем Организация.mdb.

2. Создайте таблицу базы данных Сотрудники, выполнив импорт данных из именованного диапазона Сотрудники с листа Ведомость файла электронной таблицы Организация. xls:

- в окне базы данных активируйте вкладку Таблицы в меню Внешние данные в разделе Импорт и связи выберите объект Excel, укажите источник данных файл Организация.xls отметить пункт Импортировать данные источника в новую таблицу и нажмите кнопку ОК

- в первом окне мастера Импорт электронной таблицы установите переключатель на пункт именованные диапазоны и выберите диапазон Сотрудники, нажмите кнопку Далее;

- в следующем окне установите флажок параметра Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите Далее;

- в следующем окне в группе Данные необходимо сохранить установите переключатель на пункт в новой таблице, нажмите Далее;

- в следующем окне измените описание поля Табельный номер, выбрав в поле индекс значение Да (Совпадения не допускаются), нажмите Далее;

- в следующем окне мастера определите ключ Табельный номер и нажмите Далее;

- в последнем окне мастера введите имя таблицы Сотрудники и нажмите кнопку Готово;

- в появившемся окне об успешном импорте данных нажмите ОК.

3. Аналогично создайте таблицу Подразделения, импортировав данные о подразделениях из именованного диапазона Подразделения файла Организация.xls. Ключевое поле таблицы – Код подразделения.

4. Просмотрите полученные таблицы Сотрудники и Подразделения (рис. 15).

Рис. 15. Таблицы Сотрудники и Подразделения в окне базы данных

5. Установите связь между таблицами Подразделения и Сотрудники по полю Код подразделения (связь один-ко-многим).

6. Закройте файл базы данных.

7. Зашифруйте созданную базу данных:

- не открывая базы данных, выполните в окне программы MS Access команду Сервис – Защита – Шифровать/Расшифровать…;

- в появившемся окне выберите базу данных Организация.mdb;

- в следующем окне в строку Имя файла введите имя новой (зашифрованной) базы данных Организация_шифр.mdb и нажмите кнопку Сохранить.

8. Защитите открытие зашифрованной базы паролем:

- в окне программы MS Access выполните Файл – Открыть, выберите файл Организация_шифр.mdb;

- щелкните мышью на указателе выпадающего списка (стрелочка вниз) кнопки Открыть и выберите из списка пункт Монопольно;

- выполните команду Сервис – Защита – Задать пароль базы данных…;

- в окне ввода пароля дважды введите пароль и нажмите ОК.

9. Закройте базу данных Организация_шифр и вновь откройте ее, воспользовавшись паролем.

10. Выполните статистическую обработку данных из таблиц Сотрудники и Подразделения по аналогии с обработкой данных, выполненной в задании 4.2 с помощью электронной таблицы. Сначала создайте запрос с вычисляемым полем Начислено (в таблице Сотрудникибазы данных это поле отсутствует):

- в запрос следует включить поле Код подразделения из таблицы Подразделения и поля ФИО, Оклад, Процент премии из таблицы Сотрудники;

- для создания нового поля Начислено, введите формулу Начислено: [Оклад]*(1+[Процент премии]/100) в заголовке поля (рис. 16);

- сохраните запрос с именем Запрос1.

Рис. 16. Запрос с вычисляемым полем Начислено

11. Создайте итоговый запрос для определения среднего, наибольшего и наименьшего значения по полю Начислено в каждом подразделении организации:

- при создании запроса на этапе добавления таблиц выберите Запрос1 (рис. 17);

Рис. 17. Выбор таблиц для создания итогового запроса

- включите в запрос поле Код подразделения и поле Начислено трижды (рис. 18);

Рис. 18. Итоговый запрос

- активируйте инструмент Групповые операции ;

- по полю Код подразделения установите группировку, по полю Начислено – функции для вычисления среднего, наибольшего и наименьшего значений (рис. 18);

- сохраните и выполните запрос (рис. 19).

Рис. 19. Результат выполнения итогового запроса

12. Сравните результаты выполнения запроса с результатами расчетов на листе Статистика электронной таблицы.

Написать вывод, завершить работу, выключить компьютер.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Закрепить навыки защиты данных на ПК.

Приложение 1

Курьёзный вариант скрытия текста

Ещё одна нехилая тема скрыть текст от прочтения, это окрасить его в белый цвет. Выделяем необходимые для скрытия строчки, щёлкаем на кнопочку А (Изменение цвета текста) и выбираем самый первый квадратик (белый фон 1). Всё, выделенный абзац стал невидим. Для его прочтения, текст надо перекрасить в черный, либо в любой другой, приятный для глаза, видимый цвет.

Этот, простой по технике исполнения элемент скрытия важного чтива, вполне можно назвать курьёзным. Представляете, хакер взламывает сначала архив, потом документ Word, а перед ним открывается белый лист, или незначимая переписка.