Форматирование, оформление и структура документа

Текстовый редактор Word для Windows – мощное средство для профессиональной подготовки документов, но эффективное использование всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов. Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобчитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д.

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда Файл-Создать (File-New).

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно воспользоваться мощным средством Word для Windows – создание структуры документа. Структура – это иерархия документов, разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид-Структура (View-Outlining).

Компоненты редактора Word

Макроманды

При работе с этой программой часто приходится выполнять последовательность одних и тех же действий: открывать различные меню и выполнять те или иные команды. Вместо того чтобы каждый раз нажимать одну и ту же последовательность клавиш, можно записать макрокоманду, которая будет выполняться нажатием одной единственной клавиши. Для этого выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню Сервес (Tools).

Графический редактор

Большинство документов содержит различные иллюстрации: фирменные знаки, диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows можно создавать такие объекты, так как Word содержит встроенный графический редактор. С помощью этого редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняется команда Вставка-Объект (Insert-Object).

Электронная связь и почта

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния – специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам. Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбирается команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

Автоматизация операция по работе с документами для Word97

В состав новой версии WORD97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач. Большинство из них в том или ином виде было представлено и в предыдущих версиях редактора, но теперь возможности автоматизации стали значительно шире. К таким средствам относится:

- автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе

- автозаполнение, с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок

- автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку орфографии и грамматики

- автореферат: в Word97 появилась возможность автоматического формирования реферата документа. Редактор производит анализ текста и выделяет его ключевые положения, на основании которых и составляется реферат

- автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования документа непосредственно при вводе или после его завершения. В версии Word97 средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей

Помощник

Новое средство Microsoft Office 97 – Помощник, предназначенный для того, чтобы автоматически давать советы и предоставлять справочные сведения, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи.

Таблицы и диаграммы

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ – это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы. С точки зрения редактора Word диаграмма является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

Правописание

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно исправлять с помощью функции автокоррекции непосредственно при наборе текста, а функция поиска и замены позволить внести изменения в написание отдельных слов сразу во всем тексте или в выделенной области. Эта же функция позволяет изменять установки форматирования текста и абзаца – как по всему документу, так и в выделенной области.

Word имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в документе слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Список синонимов находится в меню Сервис-Синонимы (Tools-Thesaurus).

В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и Заменить(Replace) предназначенные для поиска и замены фрагментов текста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Проверка грамматики – эта функция существует только в версии Word 7.0 для Windows95и выше. Она позволяет проверить и устранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и страниц в документе, надо выполнить команду меню Сервес-Статистика (Tools-Statistics). Также будут выведены показатели – уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие.

Рисование

В редакторе новый набор графических средств для украшения текстов, добавления объема, теней, текстурных и прозрачных заливок, а также более 100 настраиваемых автофигур, 4 вида заливки и т.д.

WEB и Internet

В редакторе сделана связь с WEB, установка с любым файлом расположенным на внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере. Мастер Web-страницы позволяет автоматизировать процесс создания Web-документов. Звуковое оформление, видеозапись, размещение рисунков на Web-страницах, бегущая строка, использование кодов HTML с целью упрощения создания Web-страниц.

Совместная работы нескольких пользователей

Появились новые возможности и средства, повышающие производительность членов рабочих групп, совместно работающих над общим документом. Создание версий, слияние документов, примечания и всплывающие подсказки, панель рецензирования.

Многоязыковая поддержка

Уже в Word95 было реализовано автоматическое изменения шрифта и языка при переключении раскладки клавиатуры. В Word97 создание и просмотр текстов на различных европейских языках, еще более упростилась. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов, созданных с помощью других локализованных (национальных) версий Word.

Расширены средства редактирования Web-страниц и редактирование сообщений электронной почты. Создание гиперссылок, доступ к данным адресной книги, форматирование сообщений WordMail, шаблоны WordMail.

Заключение

Для реферата я выбрала именно эту тему, потому что она показалась мне более интересной.

Разработка новейших компьютерных технологий не стоит на месте. Широкие возможности текстового редактора позволили компьютеру практически вытеснить пишущие машинки из делопроизводства и автоматизировало труд людей нескольких типографских профессий - верстальщика, наборщика, корректора и др.

Современный текстовый редактор Word представляет собой программный продукт, который обеспечивает пользователя ПК средствами создания, обработки и хранения документов различной природы и степени сложности.

Список используемой литературы

Основная

1. Безручко В. Т. «Практикум по курсу Информатика»: Учеб. пособие. - 2-е изд.,2003.

2. Стратонович Ю. Р., Яшкова Е. А. «Текстовый редактор MS Word»: Учеб. Пособие. - М.: МСХА, 2005.

3. Сысоева Л. А «Работа с программой Microsoft Word», Секретарское дело № 2/2002.

Дополнительная

1. Информатика: Учебник. -3-е перераб. Изд./Под ред.Н. В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика,2003.

Интернет-ресурсы

1. http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word - свободная общедоступная мультиязычная универсальная интернет-энциклопедия.