Рабочие области для документов

C Лабораторная работа №7

РАБОТА В РАБОЧИХ ГРУППАХ В MS WORD

Цель работы: рассмотрение вопросов совместной работы: рецензирование, исправления; защита данных.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Рабочие области для документов

Общая рабочая область – это область на веб-сервере, в которой пользователям предоставлен общий доступ для работы с документами и различными сведениями, а также для управления списками данных и получения сведений о состоянии текущего проекта. Доступ к общим рабочим областям (узлы Microsoft Windows SharePoint Services) осуществляется с помощью веб-обозревателя или области задач Общая рабочая.

Узел рабочих областей для документов – это узел Microsoft Windows SharePoint Services, содержащий один или более документов. Работа с документом может осуществляться сразу несколькими сотрудниками либо непосредственно в рабочей области для документов, либо в ее локальной копии, которая может периодически обновляться в соответствии с изменениями на узле рабочих областей для документов.

В общей рабочей области доступны следующие средства:

- Библиотека документов. В библиотеке документов можно сохранять документы, к которым будут иметь доступ все члены общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область отображается та библиотека, в которой хранится текущий открытый документ.

- Список задач. В списке задач назначаются задачи и сроки их выполнения для членов общей рабочей области, а также делаются отметки о выполнении поставленной задачи. При этом другие члены группы, открывшие список задач в области задач Общая рабочая область, будут знать, что задача выполнена.

- Список ссылок. В списке ссылок можно добавлять гиперссылки на ресурсы или сведения, интересующие членов общей рабочей области.

- Список членов. В списке членов отображаются имена пользователей общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область содержится контактная информация, например, состояние пользователя (свободен, занят), номер телефона, адрес электронной почты и другие параметры. Таким образом, члены группы могут поддерживать связь друг с другом.

- Оповещения по электронной почте. Оповещения по электронной почте могут использоваться для уведомления об изменениях списка, конкретного элемента (например, состояние задачи) или документа в общей рабочей области.

Если есть возможность получения мгновенных сообщений, то можно также просматривать текущее состояние членов общей рабочей области в сети.

1.1.1 Область задач Общая рабочая область. Область задач Общая рабочая область открывается автоматически после открытия документа, хранящегося в библиотеке документов.

Кроме отображения данных веб-узла на вкладках Члены, Задачи, Документы и Связи, область задач Общая рабочая область содержит сведения об активном документе на вкладках Состояние и Сведения о документе.

Вкладка Состояние содержит важные сведения о текущем документе, например был ли он изменен или извлечен и нет ли конфликтов с копией документа другого члена рабочей области, а также разрешения IRM (управление правами на доступ к данным).

Вкладка Сведения о документе содержит параметры документа, например дату последнего изменения. Если настраиваемые свойства документов определяются библиотекой документов, в которой они хранятся, эти свойства отображаются на вкладке Сведения о документе.

1.1.2 Члены общей рабочей области. Члены общей рабочей области назначаются в группу узла, определяющую их права на доступ.

Например, создатель общей рабочей области является ее администратором. Это означает возможность добавлять новых членов и назначать их в соответствующую группу узла, а также удалять членов и саму рабочую область.

С другой стороны, есть члены с правом доступа только для чтения. Они могут лишь посещать общую рабочую область и не имеют возможности изменять ее содержимое.

1.1.3 Создание рабочих областей для документов. Создание рабочей области для документов обычно происходит при отправке документа в качестве общего вложения по электронной почте. При этом отправитель становится администратором рабочей области, а получатели – ее членами, которым назначаются разрешения на доступ к узлу.

Рабочую область для документов можно также создать в области задач Общая рабочая область (меню Сервис) либо используя команды на узле Windows SharePoint Services.

Если рабочая область для документов создается при отправке документа в качестве общего вложения, узел будет носить имя этого документа. Если же для создания рабочей области используется область задач Общая рабочая область или команды на узле Windows SharePoint Services, то имя узла можно задавать самостоятельно.

При создании рабочей области для документов документ Microsoft Office сохраняется в библиотеке документов в новой рабочей области для документов, доступ к которой осуществляется при помощи веб-обозревателя или приложения Microsoft Office.

1.1.4 Обновление документа. При открытии локальной копии документа, на котором основана рабочая область для документов, Microsoft Office будет производить периодическое обновление документа на основе изменений рабочей области и отображать эти изменения пользователю, например, если другие члены рабочей области сохранили изменения, сделанные в локальной копии документа.

Если эти изменения противоречат изменениям, внесенным в собственную копию рабочей области, выберите ту копию, которую считаете нужной.

После завершения редактирования копии изменения можно сохранить в рабочей области для документов, чтобы сделать их доступными другим членам рабочей области и объединить с существующими копиями документа.

1.1.5 Удаление рабочей области для документов. При удалении веб-узла рабочих областей для документов из рабочей области для документов удаляются все данные и библиотека документов, в том числе все хранившиеся там документы.

Удалить рабочую область для документов может только администратор. При удалении рабочей области для документов не удаляются копии документов, хранящиеся на компьютере.

Удалить рабочую область можно одним из способов.

- Для удаление рабочей области, используя область задач Общая рабочая область, щелкните название рабочей области для документов, а затем нажмите кнопку Удалить рабочую область.

- Используйте веб-обозреватель:

1) откройте в веб-обозревателе веб-узел рабочей области для документов;

2) на верхней панели ссылок нажмите кнопку Параметры узла;

3) в группе Администрирование нажмите кнопку Переход к администрированию узла;

4) в группе Управление и статистика выберите пункт Удаление этого узла и нажмите кнопку Удалить.

1.1.6 Прекращение выдачи запросов о получении обновлений документа. Если требуется оставить копию документа на веб-узле рабочих областей для документов, но прекратить выдачу запросов об обновлениях, следует отключить документ от рабочей области для документов. Для этого:

1) откройте копию документа;

2) в области задач Общая рабочая область щелкните название рабочей области для документов, а затем нажмите кнопку Отключиться от рабочей области. Ваша копия документа больше не будет связана с рабочей областью для документов, но это не окажет влияния на рабочую область для документов и других ее пользователей;

3) сохраните документ перед его закрытием. В этом случае документ будет окончательно отключен от рабочей области для документов.