Где создавать и хранить резервные копии?

Главное правило здесь: резервная копия должна храниться на ином носителе данных, чем оригинал. Местонахождение и условия обращения носителей должны быть такими, чтобы гибель оригинала не означала гибели резервной копии — и наоборот.

• Компакт-диск. На CD "влезает" до 700 Мб данных, в большинстве случаев этого достаточно для регулярного резервного копирования. На DVD — 4.7 Гб. Это удачный выбор, если речь идет о резервных копиях больших объемов данных, например, архивов фото или видео. Современные компьютеры обычно продаются с DVD-RW-приводами, которые позволяют записывать и CD, и DVD. Если на вашем компьютере нет такого привода, есть смысл задуматься о его приобретении. В качестве "болванок" используются более дешевые CD-R, DVR+-R с возможностью однократной записи или более дорогие CD-RW и DVR-RW — на них можно записывать-стирать-снова записывать и т.д. многократно. Понадобится также программа для записи (иногда говорят "прожига") дисков.
• USB-флешка, маленькое устройство, которое подсоединяется к порту USB компьютера (сейчас такими портами оснащены все компьютеры, в том числе ноутбуки). При подключении опознается компьютером как еще один диск, а значит, не требуется специальная программа записи данных — файлы можно переносить на флешку в том же "Проводнике" Windows. Носитель перезаписываемый, емкость измеряется гигабайтами.
• Флеш-карточки, в основном распространенных стандартов Secure Digital, Compact Flash, Sony Memory Stick. Хоть и не столь симпатичны с виду, как USB-флешки, карточки, однако, дешевле, и, что важно, работают не только в компьютерах (например, в цифровых камерах и КПК). Для чтения и записи на карточку требуется "кард-ридер", маленькое дешевое устройство. Специальные программы для записи не нужны.
• Съемные жесткие диски, обычные флоппи-дискеты (до сих пор используются кое-где на старых компьютерах), накопители на магнитной ленте, дискеты Zip и прочие, еще более экзотические варианты.
• Стоящий особняком способ хранения информации — запись через Интернет на удаленный сервер. И это возможно, единственный реальный вариант спасения важных данных в условиях давления на организацию, репрессий в отношении активистов, обысков, изъятия компьютерной техники и т.д.

Как это автоматизировать?

Мысль о том, что ей придется регулярно вручную переписывать сотни файлов с одного диска на другой, может повергнуть в ужас. Но не стоит волноваться, есть специальные программы, которые позволяют автоматически сохранять данные.

Не нужно ломать голову над тем, где расположены почтовые папки, адресная книга, закладки, настройки Mozilla Firefox и др. Небольшая удобная программа MozBackup быстро создаст полную или частичную (по вашему выбору) копию этой информации.

А программа Cobian Backup позволяет не просто создавать резервные копии важных файлов, но и делать это по расписанию, переносить на удаленный сервер, сжимать и шифровать. Программа может запускаться сама, периодически, в установленное вами время, и работать в фоновом режиме, не отвлекая вас вопросами. Если вам требуется скопировать большой объем данных, программа может заняться этим, когда вы уйдете с работы, а по завершении сама выключит компьютер.

Маленькая программа Allway Sync позволит синхронизировать содержимое двух носителей (например, папки на жестком диске с оригиналом данных и папки на флешке с резервной копией данных).

Ну для начала предлагаем Вам не большой план первоначальных действий:

• Привести в порядок файлы и папки на компьютере. Избегать ситуаций, когда файлы в рамках одной работы оказываются "в разных углах" жесткого диска.
• Не реже раза в неделю делать полное резервное копирование всех данных из уже составленного "важного списка" (автоматически). Записывать эти данные на DVD-диски, либо жёсткий диск.
• Хранить эти диски за пределами офиса в надежном месте.
• Часть информации сохранять на удаленном сервере в Интернете и обязательно защищать ее с помощью шифрования (конечно, тоже автоматически).
• Дистрибутивы программ, серийные номера и прочую важную информацию, доступную только в печатном виде, хранить на отдельной полке в запирающемся шкафу.