Основы оформления текста документа

Для оформления документа используют панель инструментов Форматирование и команды меню Формат (рис. 1).

Рис. 1. Панель инструментов и меню, используемые для оформления документа

5.1. Установка основных параметров шрифта (шрифт, размер, цвет, начертание, подчеркивание)

Шрифт определяет внешний вид символов текста. Шрифт выбирают в раскрывающемся списке Шрифт панели инструментов Форматирование (рис. 2). Однако не все шрифты отображают русские буквы, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings).

Размер шрифта (высоту символов) устанавливают в раскрывающемся списке Размер панели инструментов Форматирование (рис. 3). Размер указывается в пунктах (1пт ≈ 0,35 мм). Если подходящего размера в списке нет, то необходимо щелкнуть левой кнопкой в поле раскрывающегося списка, ввести требуемое значение размера и нажать клавишу клавиатуры Enter. Размер шрифта может быть установлен в пределах от 1 пт (0,3528 мм) до 1638 пт (578 мм) с точностью 0,5 пт.

Обычно по умолчанию в документе используется шрифт цвета Авто: на белом фоне текст имеет черный цвет, а на темном фоне - белый. Чтобы выбрать свой цвет нужно щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет шрифта панели инструментов Форматирование и выбрать цвет в палитре.

Рис. 3. Выбор размера шрифта

Рис. 4. Установка жирного (полужирного) начертания и курсива

Рис. 5. Установка специальных видов подчеркивания

Начертание шрифта определяет особенности внешнего вида символов текста. Можно установить полужирное начертание и курсив с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование (рис. 4). Для того чтобы убрать оформление жирным начертанием или курсивом, следует еще раз нажать на соответствующие кнопки.

Для установки обычного одинарного подчеркивания достаточно воспользоваться кнопкой Подчеркнутый панели инструментов Форматирование. Для установки специальных видов подчеркивания следует выполнить команду Формат/Шрифт и выбрать способ подчеркивания в раскрывающемся списке Подчеркивание вкладки Шрифт диалогового окна Шрифт (рис. 5). Можно изменить цвет подчеркивания (щелкнуть по стрелке поля Цвет подчеркивания и выбрать нужный цвет). Для того чтобы убрать специальное подчеркивание, нужно дважды нажать кнопку Подчеркнутый панели инструментов Форматирование.

5.2. Выравнивание и установка отступов абзацев

Выравнивание абзацев определяет положение абзаца относительно полей страницы. Выравнивание текста абзацев по краям страницы производится кнопками По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине панели инструментов Форматирование.

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы (рис. 6). Для установки отступов можно использовать "бегунки" на горизонтальной линейке (рис.7). Перетаскиванием нижних "бегунков" можно изменить отступы абзаца. Перетаскиванием верхнего "бегунка" - отступ первой строки.

Если перетаскивание производить при нажатой клавише клавиатуры Alt, на горизонтальной линейке будут отображаться точные размеры устанавливаемых отступов, а также размер полей страницы.

Для более точной установки отступов необходимо выполнить команду Формат/Абзац или команду Абзац контекстного меню. Во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (рис. 8) в разделе Отступ в счетчиках слева и справа можно установить смещение абзаца относительно полей страницы. В раскрывающемся списке первая строка можно выбрать параметры первой строки. Для создания абзацного отступа ("красной строки") выберите параметр Отступ. Для создания абзацного выступа ("висячей строки") выберите параметр Выступ. Для отмены особого оформления первой строки выберите параметр (нет). При необходимости в счетчике на установите требуемую величину отступа или выступа.

Рис. 6. Отступы абзацев

Рис. 7. Установка отступов с помощью "бегунков" горизонтальной линейки

Рис. 8. Установка параметров абзаца во вкладке "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац"

6. Расширенные возможности оформления текста документа

Для оформления документа используют панели инструментов Форматирование, Таблицы и границы и команды меню Формат (рис. 1).

Рис. 1. Панели инструментов и меню, используемые для оформления документа

6.1. Применение специальных эффектов к символам шрифта

Необходимо выполнить команду Формат/Шрифт или воспользоваться командой Шрифт контекстного меню. Все видоизменения устанавливаются соответствующими флажками в разделе Видоизменения вкладки Шрифт диалогового окна Шрифт. Можно установить следующие параметры:

1) зачеркнутый - зачеркивание выделенного текста. Используется при редактировании текста;

2) двойное зачеркивание - зачеркивание выделенного текста двойной линией. Используется при редактировании текста;

3) надстрочный - смещение выделенного текста вверх относительно опорной линии строки и уменьшение размера шрифта, если это возможно. Используется для оформления верхних индексов, степеней и т.п.;

4) подстрочный - смещение выделенного текста вниз относительно опорной линии строки и уменьшение размера шрифта, если это возможно. Используется для оформления нижних индексов;

5) с тенью - добавляет тень за выделенным текстом, под ним и справа. Используется при оформлении заголовков;

6) контур - отображение внутренней и внешней границы каждого знака. Используется при оформлении заголовков;

7) приподнятый - отображает выделенный текст приподнятым над поверхностью страницы. Используется при оформлении заголовков;

8) утопленный - отображение выделенного текста в виде вдавленного в поверхность страницы. Используется при оформлении заголовков;

9) малые прописные - оформление выделенного текста в нижнем регистре в виде прописных букв уменьшенного размера. Форматирование малых прописных букв не влияет на числа, знаки препинания, не относящиеся к алфавиту знаки и прописные буквы. Используется при оформлении заголовков;

10) все прописные - отображение всех строчных букв в выделенном тексте как прописных. Используется при оформлении заголовков;

11) скрытый - запрет отображения и печати выделенного текста. Для отображения скрытого текста следует нажать кнопку непечатаемые знаки панели инструментов Стандартная.

Примеры использования видоизменения шрифта приведены на рис. 2.

Рис. 2. Видоизменения шрифта

6.2. Установка интервалов в тексте: межстрочные интервалы, интервалы между абзацами, интервалы между символами

Для установки межстрочных интервалов используют раскрывающуюся кнопку Междустрочный интервал панели инструментов Форматирование (рис. 3).

Рис. 3. Установка междустрочных интервалов

Если необходимого интервала в списке нет, выберите команду Больше, или выполните команду Формат/Абзац, или команду Абзац контекстного меню.

Рис. 4. Установка интервалов во вкладке "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац"

В разделе Интервал во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (рис. 4) можно выбрать вид интервала, в счетчике значение при необходимости можно установить требуемую величину. Межстрочный интервал может быть установлен количеством строк: Одинарный, Полуторный, Двойной, Множитель. При установке режима Множитель в счетчике значение следует указать число строк интервала. Во всех этих случаях величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта. При выборе интервала Точно в счетчике значение следует указать значение интервала. Такой интервал не будет изменяться при изменении размера шрифта. При выборе интервала Минимум в счетчике значение следует указать минимально допустимое значение интервала. Это означает, что для шрифтов указанного размера и менее будет установлено именно такое значение интервала, а для более крупных шрифтов интервал будет одинарным.

Для установки интервалов между абзацами используют команду Формат/Абзац или команду Абзац контекстного меню. Во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац в разделе Интервал в счетчиках перед и после устанавливают требуемые величины.

Для установки интервалов между символами текста используют команду Формат/Шрифт или команду Шрифт контекстного меню. Во вкладке Интервал диалогового окна Шрифт (рис. 5) в раскрывающемся списке Интервал выберите режим изменения интервала (Разреженный или Уплотненный), в счетчике на установите требуемую величину разрядки или сжатия интервалов.

Для изменения ширины символов используют раскрывающийся список Масштаб вкладки Интервал диалогового окна Шрифт. Минимальная ширина символов составляет 1 % от натуральной величины, максимальная - 600 %.

При оформлении верхних и нижних индексов можно использовать смещение символов текста вверх или вниз. Во вкладке Интервал диалогового окна Шрифт в раскрывающемся списке Смещение следует выбрать направление смещения, а в счетчике ввести значение величины смещения.

Рис. 5. Установка интервалов между символами во вкладке "Интервал" диалогового окна "Шрифт"

6.3. Установка границ

6.3.1. Обрамление абзацев и текста

Для выделения частей документа, оформления заголовков и в некоторых других случаях применяются различные рамки (границы). При обрамлении удобно воспользоваться панелью инструментов Таблицы и границы (рис. 6). Вывести эту панель в окно Microsoft Word можно командой Вид/Панели инструментов/Таблицы и границы или кнопкой Панель границ панели инструментов Стандартная.

Рис. 6. Элементы панели инструментов "Таблицы и границы", применяемые для оформления текста

Несколько большие возможности для обрамления появятся, если выполнить команду Формат/Границы и заливка. Во вкладке Граница диалогового окна Границы и заливка (рис.7) можно выбрать тип, цвет и ширину (толщину) линии. В разделе вкладки Тип, кроме обычной рамки, можно выбрать также рамку с тенью. Для установки произвольного обрамления с разных сторон можно воспользоваться кнопками, расположенными в разделе Образец. Вместо использования кнопок можно просто щелкать левой кнопкой мыши по границе абзаца (абзацев) в разделе вкладки Образец.

Рис. 7. Установка границ абзаца во вкладке "Граница" диалогового окна "Границы и заливка"

Чтобы изменить расстояние между рамкой и текстом нужно во вкладке Граница диалогового окна Границы и заливка нажать кнопку Параметры и в диалоговом окне Параметры границы и заливки установить необходимое расстояние в соответствующих счетчиках.

Независимо от способа установки границ, для их снятия достаточно выделить обрамленный фрагмент, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Внешняя граница панели инструментов Форматирование или панели инструментов Таблицы и границы, и в появившемся табло нажать кнопку Нет границы.

6.3.3. Обрамление страниц

Границы (рамки) можно устанавливать не только для отдельных фрагментов документа, но и целиком для страниц. Для этого нужно выполнить команду Формат/Границы и заливка и перейти во вкладку Страница диалогового окна Границы и заливка (рис. 8).

Рис. 8. Установка границ страниц во вкладке "Страница" диалогового окна "Границы и заливка"

Для обрамления страниц можно использовать не только линии, но и любой рисунок из раскрывающегося списка Рисунок. Для удаления границы страниц следует в разделе Тип вкладки Граница диалогового окна Границы и заливка выбрать нет.

6.4. Заливка абзацев и текста

Заливкой называют изменение цвета фона текста страницы. Части страницы без текста залить фоном никаким образом нельзя (команда Формат/Фон с последующим выбором какого-либо цвета - этот фон можно видеть, но при печати документа он не отображается).

При заливке используют панель инструментов Таблицы и границы (команда Вид/Панели инструментов/Таблицы и границы или кнопка Панель границ панели инструментов Стандартная). Несколько большие возможности для заливки появятся, если выполнить команду Формат/Границы и заливка.

Независимо от способа установки заливки, для ее снятия достаточно выделить фрагмент, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки панели инструментов Таблицы и границы, и в появившемся табло нажать кнопку Нет заливки.

6.5. Использование стилей при оформлении документа

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам, спискам и знакам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

Для применения стиля к фрагменту документа используют раскрывающийся список Стиль панели инструментов Форматирование (рис. 9).

Рис. 9. Применение стиля к фрагменту документа

Дополнительные удобства для работы со стилями предоставляет область задач Стили и форматирование (рис. 10.10). Для отображения этой области задач можно нажать кнопку Панель форматирования, расположенную слева от списка Стиль в панели инструментов Форматирование.

Рис. 10. Область задач "Стили и форматирование"

Для применения стиля необходимо выделить фрагмент и щелкнуть левой кнопкой мыши по нужному стилю в области задач.

Стили можно копировать с одного фрагмента документа на другой. Для этого необходимо выделить фрагмент, стиль которого требуется копировать и нажать кнопку Копировать формат панели инструментов Стандартная.

После этого кнопка Копировать формат останется нажатой, а слева от указателя мыши появится значок копирования стиля. Стиль выбранного фрагмента будет установлен для того фрагмента документа, который будет выделен мышью. Но так можно применить стиль выбранного фрагмента один раз. Если требуется многократно применять стиль выделенного фрагмента, то необходимо щелкнуть два раза по кнопке Копировать формат, а затем можно будет многократно выделять разные фрагменты. Ко всем выделенным фрагментам будет применен выбранный стиль. По окончании работы по копированию стиля, необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc или щелкнуть один раз по кнопке Копировать формат.

Для очистки форматирования нужно выделить фрагмент документа и в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование или в области задач Стили и форматирование выбрать режим очистить формат.

6.6. Оглавление, сноски, перекрестные ссылки, примечания

Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе. Для этого используют команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели.Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов стилей заголовков и стилей структуры. Если необходимо использовать собственный формат заголовков, то можно применить пользовательский стиль заголовков. После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление.

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники— концевые сноски. Для создания и оформления сносок необходимо выполнить команду Вставка/Ссылка/Сноска.

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы. Для создания и оформления перекрестных ссылок необходимо выполнить команду Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка.После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с номера страницы на номер абзаца.

С помощью примечаний можно добавлять комментарии к какой-либо выделенной части документа. Для создания примечания необходимо выделить нужный текст, а затем выполнить команду Вставка/Примечание.