Требования к бланкам документов

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты с постоянной информацией и отведено место для переменной. Постоянная информация – это те реквизиты, которые являются обязательными для всех видов и разновидностей документов организации. Например: наименование организации и справочные данные об организации.

Первые бланки документов появились в 30-х г.г. 19 в. и изготовлялись рукописным способом. С появлением машинописи они получают повсеместное распространение. В последствии их заменяют бланки, изготовленные типографским способом.

Современные бланки изготавливаются:

1) типографским способом;

2) с помощью специального штампа;

3) с помощью компьютера.

Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводится при распечатке документов.

Устанавлено два основных стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с образцами, являющимися приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003..

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) допускается располагать на уровне реквизита 08 наименование организации.

Реквизиты 08 наименование организации, 09 - справочные данные об организации;10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов 11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации,

11 - дата документа,

14 - место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации,

09 - справочные данные об организации;

и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации,

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа;

и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

5.Требования к изготовлению, учету использованию

и хранению гербовых бланков документов.

Бланки с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ – (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим и штемпельно-граверным предприятием имеющим лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, определенных Положением о Государственном гербе РФ и соответствующими актами субъектов РФ.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором изготавливают порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). При поступлении указываются следующие реквизиты:

- наименование вида гербового бланка

- дата поступления

- номер сопроводительного письма

- наименование организации-поставщика гербовых бланков

- количество экземпляров

- серия и номер гербовых бланков

При выдаче:

- наименование вида гербового бланка

- количество экземпляров

- серия и номера гербовых бланков

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков

- расписка в получении

- примечание (отметка об уничтожении)

Гербовые бланки хранят в надежных опечатанных шкафах.

Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

Контроль за изготовителем, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на службу ДОУ.

Лица, ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя.

Руководитель организации назначает специальную комиссию, которая проводит проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков не реже 1 раза в год.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которых оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование документов на гербовом бланке для рассылки при условии заверения каждой копии документа печатью учреждения.