Еректер базасы туралы түсінік. Экономикалық толтыру дайын деректер базасымен жұмыс.

Microsoft Access ақпаратты сақтау және көрсету үшін қолданылатын жеке компоненттерден тұрады. Бұл компоненттерге кестелер, пішімдер (формы), есеп беру (отчет), сұрату (запрос), макростар, модулдер жатады. Microsoft Access-тің әрбір объектісінжасаудың кем дегенде 2 әдіспен: Конструктор көмегімен немесе Мастер көмегімен жасалады. Конструктор режімінде объект құрылымы жасалынады немесе өзгертіледі, ал Мастер режімінде объектілердің дайын нұсқалары таңдалынып, қолданылады.

Деректердегеніміз – мерзімді түрде жұмыс істеуге мүмкіндік болу үшін сақталуы қажетті кез келген ақпарат. Көптеген деректер базасының құрылымы кестелік болады. Кестелік құрылымда деректер адресі жолдар мен бағандардың қиылысуы арқылы анықталады. Деректер базасындағы бағандар өрістер деп, ал жолдар жазбалар деп аталады. Өрістер деректер базасының құрылымын жасайды, ал жазбалар онда сақталатын ақпараттан тұрады.

Өріс– бұл деректер базасы құрылымының негізгі элементтері. Олардың өзіндік қасиеттері бар. Өріске қандай типті деректерді енгізуге болатыны, қандай деректерді енгізуге болмайтыны, сонымен қатар өрістегі деректермен не істеуге болатыны өрістің қасиетіне байланысты.

Мысалы, «Құны (Стоимость)» өрісіндегі деректерге жалпы нәтижені алу үшін қосу операциясын қолдануға болады. Ал «Телефон номері» өрісіндегі деректерді телефон номерлері санмен жазылса да қосуға болмайды. Бұл өрістердің қасиеттері әртүрлі және әртүрлі типке жатады.

Өрістердің әртүрлі типтері әртүрлі қасиеттерге ие.

1. Мәтіндік өрістің негізгі қасиеті – өлшемі.

2. Сандық өріс сандық деректерді енгізу үшін қажет.Мұның да өлшемі бар, бірақ сандық өрістер әртүрлі болады, мысалы, бүтін сандарды енгізу үшін және нақты сандарды енгізу үшін. Соңғы жағдайда өрістің өлшемімен қатар санның ондық бөлігінің өлшемі беріледі.

3. Күн мен уақытты енгізу өрісі Күн/уақыт (Дата/время) типті болады. «Иә немесе Жоқ», «1 немесе 0», «Ақиқат немесе Жалған» және тағы осы сияқты тек екі мәні бар логикалық деректерді енгізу үшін арнайы логикалық өріс қолданылады. Мұндай өрістің ұзындығы әрқашанда 1-ге тең.

4. Өрістің ерекше өрісі – Ақшалы (Денежный) өріс. Мұнда қандай деректер сақталатыны атауынан-ақ белгілі. Ақшаның сомаларының көрсеткіштерін сандық өрісте де сақтауға болады, бірақ ақшалық типтегі түрде олармен жұмыс жасау жеңіл. Бұл жағдайда компьютер санды ақша бірліктерімен бірге көрсетеді, рубль мен тиынды, фунт пен пенсты, доллар мен центті ажыратады.

5. Қазіргі кездегі деректер базаларында тек сандар мен әріптерді ғана емес, сонымен бірге суреттерді, сазды клиптер мен бейнежазбаларды сақтауға болады. Мұндай объектілерге арналған өріс OLE объектісінің өрісі деп аталады.

6. Мәтіндік өрістегі бір кемшілік оның өлшемінің шектеулігіне (256 символдан аспайды) байланысты. Егер өріске ұзын мәтін қою керек болса, бұл үшін MEMO типті өріс қолданылады, онда 65 535 символға дейін сақтауға болады. MEMO өрісінің ерекшелігі – деректер өрісте емес басқа жерде сақталады, ал өрісте тек мәтіннің қайда орналасқанын көрсететін көрсеткіш (указатель) сақталады.

7. Санауыш (Счетчик) өрісі. Бір қарағанда бұл қарапайым сандық өріс сияқты, бірақ оның автоматты түрде мәні артатын қасиеті бар. Егер деректер қорында мұндай өріс болса, онда жаңа жазбаны енгізу кезінде, оған алдыңғы жазбадағы сол өрістің мәнінен бірге артық сан автоматты түрде енгізіледі. Бұл өріс жазбаларды нөмірлеуде ыңғайлы.

Егер ақпарат қарапайым құрылымда сақталған болса, онда олармен арнайы деректер қорын басқару жүйесінің көмегінсіз жұмыс істеуге мүмкіндік бар. Практика жүзінде бір-бірімен өзара байланысты көптеген кестелерден тұратын күрделі құрылымдармен жұмыс жасауға тура келеді. Бір-бірімен өзарабайланысты кестелерден тұратын деректер қоры реляциялық деректер қоры деп те аталады.

Деректер қорын бір-бірімен өзарабайланысты кестелерге бөлу ыңғайлы, кейде қажет. Мысалы, компакт-дисктер прокатымен айналысатын фирманың менеджері заказдардың санын көбейту мақсатында қолдағы бар дисктердің тізімін әрбір клиент көре алу үшін залға компьютер қоюды шешті. Егер деректер базасы бір ғана кестеден тұратын болса, онда кез келген келуші дисктер туралы ақпаратпен қатар фирманың басқа клиенттері жөніндегі ақпаратпен хабардар бола алады. Бұл тапсырыс берушілерге ұнамауы мүмкін. Мұндай менеджер жаңа клиенттерді жинай алмауымен қатар бұрынғы клиенттерін де жоғалтады.

Кестелер арасындағы байланыстар сенімді мықты болу үшін және бір кестедегі жазба арқылы басқа кестедегі жазбаны табу үшін кестеде қайталанбас дара (уникальные) өрісті қарастыру керек.

Кестелердің құрылымын жасауда бір өрісті (немесе өрістердің бір комбинациясын) кілттік өріс ретінде алуға болады. Кілттік өрістермен компьютер ерекше жұмыс жасайды. Компьютер олардың даралығын (уникальность) тексереді және мұндай өрістермен сұрыптауды (сорттауды) тез орындайды. Мұндай кілттік өрісті байланыстар жасау үшін қолдану тиімді. Кейде кілттік өрісті бастапқы кілт деп те атайды.

Өрістер арасындағы байланыс түрлері:

1:1: «Бірдің –бірге» қатынасы. Мысалы: студент– сынақ кітапшасының №.

1:N: «Бірдің-көпке» қатынасы. Мысалы: Бір тауар әкелуші...а) ... бірнеше тауар әкелуі мүмкін, ...б) ... бірақ, әрбір тауардың тек бір әкелушісі болады. Осы сияқты қатынас Топ- -студенттер арасында да болады.

N:M: «Көптің-көпке»қатынасы. А кестесіндегі бір жазбаға В кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес болуы мүмкін, ал В кестесінің бір жазбасына А кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес келуі мүмкін. Мысалы: Студенттер-олардың тыңдайтын Курстары, Авторлар-Кітаптар, Тауар әкелушілер-Тапсырыс берушілер.

Байланыстырылған кестелерді жасауға қойылатын талаптар:

Деректердің тұтастығы (целостность)Access деректер басқару жүйесінде байланыстырылғанкестелердегі жазбалар арасындағы байланыстарды қолдау үшін қолданылатын ережелер жүйесін білдіреді. Деректердің тұтастығын бақылау үшін мына шарттар орындалу керек:

· Бір кестенің байланысқан өрісі кілттік өріс болады немесе қайталанбас дара индекс болады.

· Байланысқан өрістердің деректерінің типтері бірдей болады. Ескерту: Алайда, Санауыш (Счетчик) өрісі сандық өрісімен байланыса алады, егер сандық өрістің типі ұзын бүтін (длинное целое) болса.

· Байланыстырылатын кестелер Access-тің бір деректер қорында болуы тиіс.