В документе Word или Excel

Создание строки подписи и невидимой подписи

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи. Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Центр сертификации. Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Что подтверждает цифровая подпись?

· Подлинность. Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

· Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

· Неотрекаемость. Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

· Нотариальное заверение. Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с отметкой защищенного сервера времени при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

· Цифровая подпись должна быть действительной.

· Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

· Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

· Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл Office, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит строку подписи и уведомление о том, что необходима его подпись. Он может:

· ввести подпись;

· выбрать цифровое изображение подписи;

· ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на планшетном ПК.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: Документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Снижение риска с помощью цифровых подписей

Строки подписи в файлах Office позволяют организациям снизить риск при обмене данными в электронном виде, а также оптимизировать обработку контрактов и других соглашений. Цифровые подписи предоставляют сведения о том, что именно было подписано, и могут быть проверены в будущем.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того, как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения.

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи находятся в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.