При работе с примечаниями НЕ ВКЛЮЧАТЬ режим исправлений.
Что такое рецензирование?
Для совместной работы над одним документом нескольких пользователей, например, дипломника и руководителя диплома; автора, редактора и рецензента над диссертацией или книгой; разработка и обсуждение текстов договоров и прочих документов, а также просто для собственных напоминаний и замечаний при написании сложного документа в Word предусмотрен РЕЖИМ РЕЦЕНЗИРОВАНИЯ.
Рецензирование позволяет внести в документ каждому пользователю свои ИСПРАВЛЕНИЯ, ПРИМЕЧАНИЯ. Все изменения остаются выделенными пока не будут приняты или отклонены, причем Word фиксирует, какие замечания сделаны каждым из пользователей. Учитывая, что обмен документом производится по электронной почте, все участники могут подробно ознакомиться с документом, внести свои изменения и видеть замечания других.
Такая технология сокращает число личных встреч при разработке и обсуждении документа, повышает качество проработки документа, уменьшает сроки работы.
Внесение исправлений
Приступая к рецензированию документа, нужно подготовиться: выбрать какие виды исправлений отображать и способ их отображения: на полях страницы или в тексте, затем включить режим исправлений.
После этого документ можно редактировать обычными средствами, т. е. вставлять или удалять текст, изменять форматирование отдельных фрагментов, но при этом все изменения будут отображаться визуально:
· фрагмент текста с изменениями помечаются слева вертикальной линией;
· вновь введенный текст подчеркивается и представляется другим цветом;
· удаленный текст зачеркивается и помечается другим цветом;
· при изменении форматирования в выноске сообщается об изменениях.
ВЫБОР ВИДОВ ОТОБРАЖАЕМЫХ ИСПРАВЛЕНИЙ:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Отслеживание_ кнопка Показать исправления.
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопка Показать исправления.
Обычно помечаются все виды исправлений и список рецензентов.
ВЫБОР СПОСОБА ОТОБРАЖЕНИЯ ИСПРАВЛЕНИЙ В ДОКУМЕНТЕ– эта настройка позволит удобно разместить в документе исправления и примечания:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Отслеживание_ кнопка Выноски.
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопка Показать исправления_ команда Выноски, далее выбрать нужное.
· Показывать исправления в выносках– примечания и исправления отображаются в виде выносок на полях страницы;
· Показывать все исправления в тексте – все исправления и примечания отображаются непосредственно в тексте;
· Показывать только примечания и форматирование в выносках - в выносках отображаются только примечания и форматирование документа.
ВКЛЮЧЕНИЕ РЕЖИМА ИСПРАВЛЕНИЙ:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Отслеживание_ кнопка Исправления
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопка Исправления
ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ:щелкнуть по кнопке, которая включила режим.
Практические задания
1. Создать документ, назвать Рецензия_фамилия.doc, сохранить в своей папке.
2. Скопировать предисловие и первую главу из файла Архитекторы_2007. docх
3. Выбрать виды отображаемых исправлений: пометьте все виды исправлений.
4. Выбрать способ отображения исправлений, например, Показывать исправления в выносках;
5. ВКЛЮЧИТЬ РЕЖИМ ИСПРАВЛЕНИЙ и внести следующие исправления:
· удалить заголовок к тексту Архитекторы компьютерного мира
· заменить в предисловии во втором абзаце слова В настоящее время на Сейчас
· исправить в предисловии кавычки у слов – “computer science” (заменить кавычки «лапки» “ “ (в латыни) на «елочки» «» (в русском))
· выделить красным цветом на первой странице слова: Блез Паскаль
· выделить полужирным шрифтом на первой странице фразу: Паскаль больше всего известен как создатель первого калькулятора.
· выделить полужирным шрифтом на второй странице фразу: Лейбницу принадлежит идея об использовании двоичной системы счисления в вычислительных машинах;
· выделить полужирным шрифтом на второй странице абзац:По найденным материалам в начале 60-х годов ученые Тюбингенского университета построили действующую модель машины Шиккарда. Машина автоматически выполняла сложение, вычитание, умножение и деление.
· исправьте на третьей странице дату В 1949 году на В 1849 году
· вставьте на третьей странице в конце параграфа о Джордже Буле предложение Это позволило ему посвятить больше времени второй работе «Законы мышления».
· выделить полужирным шрифтом на третьей странице фразу: Герман Холлерит является основоположником счетно-перфорационной техники, непосредственной предшественницы современных компьютеров.
· выделить полужирным шрифтом на пятой странице слова: Шеннон определил основную единицу количества информации, названную потом битом,
· ЗАВЕРШИТЬ РЕЖИМ ИСПРАВЛЕНИЙ.
Примечания
Примечания помогают прокомментировать отдельные фрагменты текста, исправления, так пользователь может сделать напоминания для себя.
Примечания в документе могут быть сделаны разными пользователями (например, диплом просматривается руководителем и рецензентами, договор просматривают юристы и договаривающиеся стороны) и желательно точно знать, кто внес те или иные исправления и замечания.
Рекомендуется, прежде чем добавлять свои примечания, уточнить имя пользователя, чтобы оно отображалось в каждом примечании. Поскольку вы не единственный рецензент документа, эта настройка обязательна. В примечании будет отображаться инициалы пользователя и порядковый номер примечания.
ЗАДАТЬ ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, РЕЦЕНЗИРУЮЩЕГО ДОКУМЕНТ:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Отслеживание_ кнопка Исправления _командаСменить пользователя …;
· диалоговое окноПараметры Word _категория Основные _выбрать Личная настройка Microsoft Office;
· набрать Имя пользователя:…. и Инициалы …,нажатьОК.(например, Имя - Иванов, Инициалы: Ив). После этого все примечания будут сопровождаться заданными инициалами, поэтому они должны быть краткими, но узнаваемыми.
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопка Исправления _командаСменить пользователя;
· диалоговое окноПараметры Word _категория Общие _ в Основных параметрах для работы Wordвыбрать Личная настройка Microsoft Office;
· набрать Имя пользователя:…. и Инициалы …,нажатьОК,(например, Имя - Иванов, Инициалы: Иван). После этого примечания будут сопровождаться заданными инициалами;
ДОБАВИТЬ ПРИМЕЧАНИЕ:
Word 2007, Word 2010:
· установить курсор на слово, к которому делается примечание, если примечание к фрагменту текста – выделить его;
· закладка Рецензирование_группа Примечания_кнопка Создать примечание;
· в раскрывшемся окне ввести текст примечания, по завершении клавиша Esc или щелкнуть мышкой вне примечания;
· текст, к которому добавлено примечание, будет выделен контрастным цветом.
При работе с примечаниями НЕ ВКЛЮЧАТЬ режим исправлений.
Практические задания
1. Уточнить личные данные пользователя (если они уже не установлены), в качестве имени использовать свою фамилию, и на ее основе инициалы.
2. На второй странице, в абзаце, посвященному Вильгельму Шиккарду, сделать примечание непосредственно к его имени: Подробнее рассказать о Шиккарде.
3. На третьей странице в параграфе о Германе Холлерите сделать примечание (в любом месте): Найти код Холлерита
Работа с исправлениями
Получив по электронной почте от руководителя, соавтора или оппонента отрецензированный документ, можно:
· просмотреть и оставить все без изменений для дальнейшего обсуждения при встрече;
· просмотреть и добавить свои замечания (не забыть задать личные данные) и отправить документ следующему участнику;
· ПРИНЯТЬисправления, после чего они войдут в документ, и ничем не будут отличаться от основного текста;
· ОТКЛОНИТЬ исправления, документ примет первоначальный вид;
· УДАЛИТЬпримечания.
Для удобства просмотра рекомендуется вызвать ПАНЕЛЬ РЕЦЕНЗИРОВАНИЯ(горизонтальную или вертикальную), где в отдельном окне отображаются все исправления и примечания документа в хронологическом порядке, а также указано, где проводились изменения: тексте, колонтитулах, сносках. Если на панели рецензирования выбрать одно из изменений, в окне Word появится соответствующее место документа. Настройка выполняется:
ПАНЕЛЬ РЕЦЕНЗИРОВАНИЯвызывается:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Отслеживание_ кнопка Область проверки.
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопка Область проверки.
ПРИНЯТЬ или ОТКЛОНИТЬ исправления:
Word 2007: закладка Рецензирование_ группа Изменения_ кнопки Принять (Отклонить).
Word 2010: закладка Рецензирование_ группа Запись исправлений_ кнопки Принять (Отклонить).
Здесь же имеются кнопки для перехода к последующему (предыдущему) изменению. Исправления можно принимать (отклонять) поштучно или сразу во всем документе.
Практические задания
1. Вызвать вертикальную ПАНЕЛЬ РЕЦЕНЗИРОВАНИЯ, просмотреть изменения.
2. Принять исправление на первой странице, в котором предлагалось удалить заголовок Архитекторы компьютерного мира;
3. Принять замену в предисловии во втором абзаце слов В настоящее время на Сейчас
4. На третьей странице принять исправление даты В 1949 году на В 1849 году
5. Остальные изменения не трогать. Добавить в начале документа, к заголовку примечание ДОКУМЕНТ ПРОСМОТРЕН,дата просмотра, инициалы указываются автоматически.