Создание постоянной части формы

Модуль: Информатика 1.15.

Работа с формами

Цель модуля: Ознакомление с основными понятиями и элементами Microsoft Word. Рассмотрение способов открытия и сохранения документов.

Формы и их назначение

В делопроизводстве постоянно приходится иметь дело с различными типами форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, которые готовились типографским способом и печатались заранее большими тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word, позволяют полностью отказаться от этого метода, и хранить только шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки форм дает значительный экономический выигрыш.

Форма – это структурированный документ со специальными незаполненными областями, называемыми полями формы, в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word.

В редакторе Word можно создать следующие виды форм:

- печатные формы;

- электронные формы.

Печатные формы, как следует из названия, распечатываются и заполняются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от обычного документа Word.

Электронные формы значительно удобнее печатных форм, так как заполняются прямо на компьютере, и поэтому идеально подходят для распространения через электронную почту или по сети.

Электронная форма состоит из двух типов элементов: постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы с данными, рисунки и другие объекты, которые НЕ могут быть изменены пользователем, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля – это незаполненные области, где размещаются сведения определенной категории, т.е. места, предназначенные для ввода данных пользователем, заполняющим форму.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами, ячейки которых отлично подходят для размещения информационных полей. Такие возможности таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки.

Разработчик формы создает ее образец. Так как предполагается многократное использование, то необходимо создать форму, которая будет хранится в виде шаблона. Для использовании формы создается новый документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не вносится, и он может использоваться повторно.

Итак, разработка электронной формы состоит из трех этапов:

- создание шаблона и разработка ее структуры;

- добавление полей в шаблон формы;

- защита формы.

После завершения создания формы и установки защиты пользователи могут только вводить текст или выбирать значения из списка. Остальная часть документа для них недоступна.

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести на этапе создания формы.

Все эти этапы последовательно описаны с следующих параграфах.

Создание шаблона формы

Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий.

Задание 1. Создайте новый шаблон на основе пользовательского шаблона Справка_1.dotx, расположенного в разделе Мои шаблоны… Для этого:

1. Выполните команду Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите категорию Мои шаблоны…

3. Откройте вкладку Справки.

4. Выберите шаблон Справка_1.dotx.

5. В поле Создать диалогового окна Создать выберите селекторную кнопку шаблон.

6. Нажмите на кнопку ОК.

7. Выделите весь текст и преобразуйте его в таблицу с одним столбцом и 15 строками, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Разработанная структура шаблона формы.

8. Удалите обрамление таблицы, оставив нижнюю границу только у трех ячеек (см. рис. 1).

Вставка полей в форму

Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word. Применение специальных полей в документе формы значительно ускоряет и облегчает процесс заполнения формы.

В форме можно использовать следующие виды полей:

- текстовое поле, т.е. поле для ввода данных;

- поле со списком для выбора вариантов из предлагаемого списка значений;

- флажок для указания ответов типа Да или Нет.

При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Если она нажата, то поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Любое поле можно вставить, используя группу команд Элементы управления (рис. 2), расположенную на вкладке Разработчик.

Рис. 2. Группа Элементы управления вкладка Разработчик

Каждое вставленное поле имеет свойства, которые можно настраивать. Для этого в группе Элементы управления (см. рис. 2) есть команда Свойства . С помощью этой команды можно установить необходимые параметры для любого поля.

Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. Текстовое поле можно вставить в документ, если нажать на кнопку Инструменты из предыдущих версий и выбрать элемент Поле (рис. 3).

Рис. 3. Выпадающее меню Инструменты из предыдущих версий

В раскрывающемся списке Тип (рис. 4) можно выбрать тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Рис. 4. Список типов текстового поля

Если в поле Тип выбрать Обычный текст, то в это текстовое поле можно будет вводить различную информацию: как текст, так и числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).

Если в поле Тип выбратьЧисло, то в такое поле допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Если в поле Тип выбрать Дата, то в это поле можно будет вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.09 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2009 г.

Если в поле Тип выбрать Текущая дата, то в этом поле будет отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Если в поле Тип выбрать Текущее время, то в таком поле будет отображаться текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Если в поле Тип выбрать Вычисление, то в поле Выражение можно ввести формулу и выполнить вычисления. Заполнение или изменение этого поля невозможно, например, вычислить сумму чисел, расположенных в ячейках слева (рис. 5).

Рис. 5. Параметры текстового поля Тип Вычисление

Задание 2. Вставить в шаблон формы текстовые поля разного назначения: для ввода обычного текста, для ввода числовых значений, для ввода даты. Для этого выполните следующее:

1. Установите курсор в первой строке в ячейке после слова «№».

2. Установите следующие элементы форматирования:

- выравнивание – По центру;

- размер шрифта – 16 пт;

- начертание – Полужирный.

3. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 2) нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий (см. рис. 3) и выберите элемент Поле .

4. Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства , расположенную на вкладке Разработчик в группе команд Элементы управления (см. рис. 2) или дважды щелкните по нему мышью.

5. В диалоговом окне Параметры текстового поля (рис. 6) установите требуемые параметры:

- В поле Тип: выберите – Число.

- В поле Максимальная длина: – 3.

Рис. 6. Настройка параметров текстового поля Тип Число

6. Нажмите на клавишу ОК. Поле отобразится как серый прямоугольник. Если этого не произошло, откройте выпадающее меню Инструменты из предыдущих версий и нажмите на кнопку Затенение полей формы .

7. Установите курсор в третьей строке в ячейке после слова «Дана» и вставьте элемент Поле .

8. Выполните команду Свойства.

9. В диалоговом окне Параметры текстового поля (рис. 7) установите следующие параметры:

- в поле Тип: –Обычный текст;

- в поле Максимальная длина: – 60;

- в поле Формат текста: – Начинать с прописных.

10. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 7. Настройка параметров текстового поля Тип Обычный текст

11. Установите курсор в последней ячейке таблицы.

12. Примените выравнивание – По правому краю.

13. Вставьте элемент Поле .

14. Выполните команду Свойства.

15. В диалоговом окне Параметры текстового поля (рис. 8) установите следующие параметры:

- в поле Тип: –Текущая дата;

- в поле Формат даты: –dd.MM.yyyy H:mm.

16. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 8. Параметры текстового поля Тип Текущая дата

Поля со списками

Поля со списками предназначено для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

Поле со списком можно вставить в документ, если нажать на кнопку Инструменты из предыдущих версий (см. рис. 3) и выбрать элемент Поле со списком .

Задание 3. Вставить в шаблон формы несколько полей со списком. Для этого выполните следующее:

1. Установите курсор в шестой строке в ячейке после слова «студентов».

2. Вставьте элемент Поле со списком .

3. Выполните команду Свойства.

4. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте три элемента списка: дневного, вечернего, заочного (рис. 9).

5. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 9. Настройка параметров поля со списком

6. Установите курсор в шестой строке в ячейке перед словом «курса».

7. Вставьте элемент Поле со списком и выполните команду Свойства.

8. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте пять элементов списка: 1, 2, 3, 4, 5.

9. Нажмите кнопку ОК.

10. Установите курсор в десятой строке в ячейке после слова «в».

11. Вставьте элемент Поле со списком и выполните команду Свойства.

12. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте три элемента списка: военкомат, ЖКХ, РОНО.

13. Нажмите кнопку ОК.

Можно добавить любое число элементов списка. Если элемент был введен в список ошибочно, нажмите кнопку Удалить(см. рис. 9).

Пользуясь кнопками Порядок (см. рис. 9) можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.

Флажок

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

Задание 4. Вставить в шаблон формы несколько флажков. Для этого выполните следующее:

1. Установите курсор в шестой строке в ячейке после слова «он».

2. Вставьте элемент флажок и выполните команду Свойства.

3. В диалоговом окне Параметры флажка проверьте, что в поле Состояние по умолчанию установлено снят (рис. 10).

4. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 10. Диалоговое окно параметров флажка

Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто (см. рис. 10) флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.

Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.

5. Повторите п.п. 1-4, установив остальные флажки соответственно после слов «она», «не получает», «получает».

6. Вид формы со всеми полями представлен на рис. 11.

Рис. 11. Форма с полями