Экономящая время подсказка

Создание ярлыка для таблицы

Возможно, вы уже знаете, что можете поместить на ваш рабочий стол ярлык, указывающий на файл вашей БД.

Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе, выберите последовательность команд Создать→ Ярлык(New → Shortcut), а затем в соответствии с инст­рукциями выберите файл вашей БД и задайте имя ярлыка. Теперь, дважды щелкнув кнопкой мыши ярлык, вы сможете в любой момент снова попасть в вашу БД.

Но, возможно, вы не знаете, что можно создать ярлык, который открывает БД и перехо­дит непосредственно к конкретной таблице. На самом деле этот прием даже легче созда­ния обычного стандартного ярлыка. Просто выполните следующие действия:

1. Измените размер окна программы Access так, чтобы оно занимало не весь экран, и затем сверните окна других программ. Благодаря этому вы сможете видеть рабочий стол за окном Access, что существенно для данного приема.

2. Найдите в области переходов таблицу, которую вы хотите использовать. Перетащите ее мышью из окна Access на рабочий стол.

3. Отпустите кнопку мыши. Программа Access создаст ярлык с именем похожим на следующее "Ярлык 'Dolls' (Bobblehead.accdb)" ("Shortcut to Dolls in Bobblehead.accdb"). Дважды щелкните кнопкой мыши ярлык для загрузки БД и немедленного открытия листа данных с таблицей Dolls.

Глава 2

Создание более сложных таблиц

В предыдущей главе вы научились создавать БД и без особых усилий вставлять в них таб­лицы. Но должен вас огорчить. Таблицы, которые вы создали к настоящему моменту, не отвечают предъявляемым требованиям.

Самое важное — вы не сообщили четко и ясно программе Access о том, какой тип данных вы намерены хранить в каждом поле вашей таблицы. БД обрабатывает текст, числа, даты и другие типы данных по-разному. Если вы поместите числовую информацию в поле, предна­значенное для хранения текста, вы не сможете впоследствии выполнять вычисления (напри­мер, найти среднюю стоимость ваших кукол-болванчиков) и не сможете найти ошибки (такие как "кукла-болванчик с ценой "восемьдесят и двадцать"").

Для устранения подобных проблем необходимо определить тип каждого поля вашей таблицы. Это центральная задача, которую вам предстоит решить в данной главе. После то­го как вы освоите типы данных, можно перейти к рассмотрению более интересных аспектов проектирования БД.

Типы данных

Не все данные одинаковы. Рассмотрим таблицу Dolls,созданную вами в главе 1 (см. разд, "Создание простой таблицы "главы 1). В ее полях содержится информация нескольких типов:

§ текстовая — в полях Character(персонаж) и Manufacturer(изготовитель);

§ числовая — в полях IDи PurchasePrice(покупная цена);

§ даты — в поле DateAcquired(дата приобретения).

Для вас вполне естественно предполагать, что в поле PurchasePriceвсегда содержатся числовые данные, а в поле DateAcquired— информация, которая может интерпретировать­ся как дата. Но если вы не зададите корректно типы данных, программа Access не будет раз­делять ваши предположения и следовать тем же правилам, что и вы.

Когда вы создаете новое поле в Режиме таблицы,Access делает обоснованное предположе­ние о типе данных, анализируя введенную вами информацию. Если вы ввели 4 4, программа считает, что вы создаете числовое поле. Если вы вводите Янв 6, 2007, Access распознает дату. Однако Access легко запутать, что приводит к проблемам, показанным на рис. 2.1.

Для того чтобы устранить ошибки ввода, следует сообщить программе Access о том, ка­кие сведения должно содержать каждое поле. После того как правила установлены, Access проводит их в жизнь неукоснительно. Вы задаете эти требования с помощью другого окна вашей таблицы — Конструктора.

Рис. 2.1. Программа Access не распознает формат даты при создании поля DateAcquired.В результате это поле интерпретируется ею как обычный текст. Даты можно ввести в разных форматах (что затрудняет чтение данных в поле DateAcquiredи делает невозможной их сортировку). Разрешен также ввод абсолютно бессмысленных данных, например "восемьдесят бананов"

Конструктор

Когда вы создаете новую БД, Access предлагает начать с единственной таблицы, отображае­мой в Режиметаблицы. (В предыдущей главе вы узнали, что Режим таблицы— это разде­ленный на ячейки лист, на котором можно сформировать таблицу и ввести данные.) Для переключения в Конструктор щелкните правой кнопкой мыши имя вкладки (например, Dolls)и выберите Конструктор.(Вы также можете воспользоваться группой Режим(View) на вкладке Главная(Ноmе), одноименной группой на вкладке Работа с таблицам → Режим таблицы → Режим(Table Tools → Datasheet →View) или кнопками режима в нижней части окна программы Access. Эти варианты показаны на рис. 2.2. Все перечисленные действия выполняют одно и то же, так что выбирайте наиболее удобный для вас способ.)

Примечание

Если вы открыли БД в формате Access 2003, то не увидите никаких вкладок. Вместо этого вы получите груду перекрывающихся окон. Эту проблему можно устранить и вернуть вкладки, вы­полнив инструкции, приведенные в разд. "Открытие БД, созданной в более старой версии Access" главы 1. Если же вы хотите оставить перекрывающиеся окна, пользуйтесь кнопками вида (view buttons) или лентой для смены видов (вместо щелчка правой кнопкой мыши по заго­ловку вкладки, описанного ранее).

Если вы переходите в Конструктор с таблицей нового формата, которую вы еще не со­храняли, программа Access спросит у вас имя таблицы. Таблица будет сохранена на диске, прежде чем программа переключит вас в Конструктор.

Совет

Для ускорения работы вы можете создавать новую таблицу, автоматически стартуя в Конст­рукторе.Для этого выберите на ленте Создание → Таблицы → Конструктор таблиц(Create → Tables → Table Design). Но если вы выберите этот путь, у вашей таблицы не будет очень

важного столбца Код(ID), поэтому вам придется добавить его самостоятельно, как описано в разд. "Создание поля для вашего собственного первичного ключа" далее в этой главе.

Рис. 2.2.Для отображения данного меню щелкните правой кнопкой мыши имя вкладки. Вы можете перейти в Конструктор(выбрать строку Конструктор)и вернуться обратно (выбрать Режим таблицы).В качестве альтернативы можно использовать маленькие кнопки вида в правом нижнем углу окна для переходов туда и обратно. (Пока не обращайте внимание на две другие кнопки вида. Вы будете использовать их в сводной таблице для анализа ваших данных, описанного в главе 9.)

В Режиме таблицыотображается содержимое вашей таблицы, а в Конструкторе— толь­ко ее структура (рис. 2.3).

Конструкторможно использовать для вставки, реорганизации и удаления полей, но не для добавления новых записей. В таблицу Dollsв Конструктореможно вставить поле Quantity(количество) для учета дубликатов кукол-болванчиков. Но без перехода обратно в Режим таблицывы не сможете вставить вашу вновь купленную куклу Bono. Конструктор не предназначен для ввода данных.

На первый взгляд этот режим отображения кажется слишком сложным. Для того чтобы упростить его внешний вид, следует начать с закрытия Окна свойств(Property Sheet), расположенного в правой части окна программы. (В Окне свойстввы можете задать некоторые высокотехнологичные установочные параметры таблицы, принимать во внимание которые прямо сейчас нет никакой нужды.) Для того чтобы убрать это окно, выберите на ленте Работа с таблицами | Конструктор → Страница свойств(Table Tools | Design → Property Sheet). В дальнейшем для восстановления окна вам нужно просто повторить эту последовательность.

Рис. 2.3. В Конструктореперечисляются поля вашей таблицы, каждое в отдельной строке. В этом режиме поля располагаются сверху вниз, а в Режиме таблицыони отображаются по порядку слева направо. Рядом с каждым полем приводится его тип данных и необязательное описание поля. Под списком полей располагается секция Свойства поля с дополнительной информацией о выбранном в данный момент поле. В этом режиме область переходов свернута для высвобождения дополнительного пространства