Создание текста справки к полям

Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки. Наличие справочных сведений помогает пользователю и упрощает процесс заполнения полей формы. При выделении поля справочная информация может появиться в строке состояния или, если это предусмотрено, по нажатию клавиши F1 – в специальном диалоговом окне.

Задание 5. Добавить к каждому полю текст справки, который будет виден в строке состояния при переходе из одного поля в другое. Для этого выполните следующее:

1. Откройте окно свойств поля со списком, для выбора отделения.

2. Выполните команду Текст справки… , расположенную слева внизу диалогового окна свойств.

3. Откроется диалоговое окно Текст справки для поля формы(рис. 12).

Рис. 12. Диалоговое окно Текст справки для поля формы

4. На вкладке Строка состояния установите переключатель Текст справки и введите текст справки, например, «Выберите отделение».

5. Аналогично введите текст на вкладке Клавиша F1.

6. Выберите селекторную кнопку Текст справки.

7. В окне, расположенном ниже этой команды, введите текст справки,.

8. Нажмите на кнопку ОК, закрывая окно ввода текста справки.

9. Затем нажмите на кнопку ОК, закрывая окно параметров поля со списком.

10. Последовательно выделяя каждое поле, создайте текст справки для всех полей со списком.

Для любых полей справка создается одинаково. В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.

При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1 (рис. 13).

Рис. 13. Отображение справки для поля при заполнении формы

Защита формы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Задание 6. Установить защиту для формы. Для этого выполните следующие действия:

1. На вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ .

2. Появится выпадающее меню защиты формы (рис. 14).

3. Выберите командуОграничить форматирование и редактирование.

Рис. 14. Выпадающее меню Защита формы

4. После этого справа появится область задач (рис. 15).

Рис. 15. Область задач Ограничить форматирование и редактирование

5. В области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопку Да, включить защиту .

6. Появится диалоговое окно Включить защиту (рис. 16).

Рис. 16. Ввод пароля при защите формы

7. Введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля.

Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

8. Сохраните форму с именем Спрвка_2dotx и закройте ее.

9. Создайте документ на основе шаблона заполняемой формы.

10. Заполните все необходимые поля.

11. Обратите внимание на справку, которая появляется в строке состояния, когда вы переходите в соответствующее поле.

12. Сохраните документ в своей личной папке с именем Упражнение 13.doc.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое форма?

2. Какие виды форм существуют?