Поиск в списке области переходов

Если вам не нравится, когда что-то исчезает из вида, возможно, в этом случае придется вы­водить в области переходов громоздкий список объектов. Но у программы Access есть удоб­ный инструмент, позволяющий экономить время на прокрутке, — поле поиска, которое по­могает перейти к объекту почти мгновенно при условии, что вы знаете его имя.

Для отображения поля поиска выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области переходов и выберите команду Параметры переходов.

2. В окне Параметры переходовустановите флажок Показывать строку поиска.

3. Щелкните мышью кнопку ОК.

Поле поиска появится над списком объектов в области переходов. По мере ввода про­грамма Access фильтрует список объектов так, чтобы он включал только объекты, соответ­ствующие строке поиска (рис. 14.9).

Рис. 14.9.Объекты, соответствующие строке поиска, содержат введенный текст. Если ввести "Class", вы увидите такие объекты, как Classesи Students_Classes

Построение форм со средствами автоматического перехода

Область переходов — неоценимое средство перемещения в вашей БД, но оно устраивает не всех. Пользователи, никогда раньше не работавшие в программе Access, могут счесть его несколько замысловатым и лишенным защиты от произвольного изменения параметров переходов (и открытия объектов, которые открывать не следует).

Для получения дополнительных средств управления и создания дружественной внешней оболочки многие специалисты Access встраивают средства переходов в свои формы (и ино­гда в отчеты). В конце концов, форма предоставляет практически неограниченные возмож­ности настройки. Можно вставить абзац текста, добавить яркий выигрышный фон и эмбле­му компании и ограничить приводящие в замешательство варианты несколькими простыми дружественными кнопками.

Если вы твердо решили использовать формы для переходов, прежде всего, нужно вы­брать тип формы для проектирования. Программа Access предлагает несколько вариантов, включая встроенную поддержку объекта, именуемого кнопочной формой.

Создание кнопочной формы

Кнопочная форма — это форма, единственная цель которой перенаправить вас к другим формам (обычно при щелчке мышью кнопки формы). Она — своего рода главное меню ва­шей БД. Такая форма — одновременно и отправная точка, и центр действий. Типичная кно­почная форма содержит набор кнопок, направляющих в разныеместа.

На рис. 14.10показана разновидность кнопочной формы, создаваемая программой Access.

Примечание

Созданная кнопочная форма подобна форме любого другого типа, поэтому после ее создания можно использовать навыки, приобретенные в последних двух главах, для придания вашей кнопочной форме внешней привлекательности.

Рис. 14.10. Эта кнопочная форма программы Access предоставляет доступ к пяти разным формам одним щелчком кнопки мыши. Достоинство кнопочных форм Access заключается в возможности построения собственного варианта за считанные секунды. К недостаткам можно отнести несколько старомодный внешний вид, заставляющий впечатлительных пользователей проектировать собственные кнопочные формы с нуля

Для автоматического создания кнопочной формы следует применять Мастер форм (Form wizard). Далее описывается, как он работает.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер кнопочных форм(Database Tools → Database Tools → Switchboard Manager).

Когда вы первый раз в БД щелкните мышью эту кнопку, программа Access сообщит о том, что не может найти кнопочную форму и предложит ее создать. Щелкните кнопку Да для продолжения работы Диспетчера кнопочных форм (рис. 14.11).

Если кнопочная форма уже существует, переходите к пункту 2, в котором можно редак­тировать текущую кнопочную форму.

Рис. 14.11.Диспетчер кнопочных форм выводит на экран список страниц. Каждая страница — отдельная часть меню кнопочной формы. У самых простых кнопочных форм только одна страница, что означает поддержку формой одного уровня глубины и выполнение каждой кнопкой полезного действия (например, открытие формы или отчета)

Рис. 14.12.Окно Изменение страницы кнопочной формыпозволяет создавать команды меню, удалять те, которые больше не нужны, изменять порядок их следования (этот порядок определяет порядок команд на кнопочной форме)

2. Щелкните мышью кнопку Изменитьдля редактирования страницы кнопочной формы.

На экране появляется окно Изменение страницы кнопочной формы(рис. 14.12). Имен­но здесь определяются реальные команды меню.

3. Для создания новой команды меню щелкните мышью кнопку Создать.

На экран выводится окно Изменение элемента кнопочной формы(рис. 14.13). Для соз­дания команды меню необходимо предоставить две порции информации: текст, появ­ляющийся на форме, и команду, которую должна выполнить программа Access, когда вы щелкните мышью кнопку.

Рис. 14.13.Эта команда запускает отчет Attendance(посещаемость).

Из раскрывающегося списка Командавыберите действие, которое должна выполнять команда

4. Введите текст меню и затем выберите действие, которое должна выполнять кнопка.
Возможны следующие варианты:

o Перейти к кнопочной форме(Go to Switchboard) — переходит на другую страницу кнопочной формы. Страницы кнопочной формы можно использовать для разбиения действительно длинных меню на несколько более коротких:

o Открыть форму для добавления(Open Form in Add Mode) — открывает форму в ре­жиме ввода данных, поэтому можно вставлять новые записи;

o Открыть форму для изменения(Open Form in Edit Mode) — открывает форму в обычном режиме для просмотра и редактирования записей. Этот режим не разрешает редактировать форму, вопреки вводящему в заблуждение названию;

o Открыть отчет(Open Report) — открывает отчет в режиме предварительного про­смотра;

o Конструктор приложения(Design Application) — открывает окно Диспетчера кно­почных форм, таким образом, позволяя редактировать меню кнопочной формы. Этот вариант редко требуется включать в меню;

o Выйти из приложения(Exit Application) — завершает программу Access:

o Выполнить макрос(Run Macro) и Выполнить программу(Run Code) — запускают созданный вами макрос (см. главу 15) или написанный вами код на языке Visual Basic (см. главу 16).

5. Повторяйте пункты 3 и 4 до тех пор, пока не создадите все нужные команды. Затем щелкните мышью кнопку Закрытьдля возвращения в главное окно Диспетчера кнопочных форм.

У кнопочных форм есть неприятный секрет. На каждой странице можно поместить только восемь команд меню. Если вам нужно больше (а кому же не нужно?), следует доба­вить дополнительные страницы в ваше меню.