Настройка всех листов данных

Программа Access разрешает форматировать таблицы поочередно. Поэтому, если вы обнаружили настройку, которая вам действительно нравится, вам придется применять ее по очереди в каждой таблице вашей БД.

Но, настроив программу Access, вы можете установить параметры форматирования та­ким образом, что они автоматически будут применяться к каждой таблице всех БД. Для того чтобы воспользоваться этим приемом, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Office,а затем кнопку Параметры Access(Access Options) для вывода на экран одноименного окна.

2. В списке слева выберите Таблица(Datasheet).

3. Справа появятся стандартный шрифт, цвет, сетка и ширина колонки — параметры, которые можно менять, как вам захочется.

Когда вы корректируете установочные параметры форматирования в окне Параметры Access(Access Options), меняются значения по умолчанию, используемые программой Access. Эти установки определяют форматирование, используемое программой в новых таблицах и в любых таблицах, которые не переформатированы пользователем. Когда вы изменяете параметры форматирования, вы переопределяете установки по умолчанию, независимо от их конкретных значений.

Если вы задали в программе Access использование шрифта красного цвета, но перефор­матировали конкретную таблицу для вывода текста зеленого цвета, у зеленого цвета бо­лее высокий приоритет. Но если вы установили желтый фон в окне Параметры Accessи не изменяли эту характеристику в вашей таблице, она автоматически получает стан­дартный желтый фон.

Реорганизация столбцов

Поля на листе данных располагаются слева направо втом порядке, в каком вы их создали. Часто выясняется, что этот порядок следования столбцов не самый удобный для ввода данных.

Предположим, что вы создали таблицу Customers (Клиенты) для компании по произ­водству новинок макаронных изделий. Когда на вашей стойке завершается регистрация но­вого заказчика, выясняется, что регистрационная форма начинается с имени и адреса, а за­тем уже идут вкусы заказчика, касающиеся пасты. К сожалению, поля на листе данных следуют в совершенно другом порядке. Слева направо они расположены таким образом: ID (код), FreshPastaPreference (предпочитаемый сорт новой пасты), DriedPastaPreference (предпочитаемый сорт сухой пасты), FirstName (имя), LastName (фамилия), Street (улица), City (город), State (штат), Country (страна). (Подобная организация не так глупа, как кажется, — она помогает людям, выполняющим заказы на пасту, быстро находить нуж­ную информацию.) Но из-за такой организации вы вынуждены перемещаться вперед и на­зад для того, чтобы ввести данные одной регистрации.

. К счастью, вы можете решить эту проблему без перепроектирования таблицы. Перемес­тите столбцы, которые вы хотите передвинуть, на новые позиции, как показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Для переноса столбца щелкните один раз кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. Затем с нажатой кнопкой мыши передвиньте столбец на новое место. В данном примере поле FirstName предполагается переместить так, чтобы оно располагалось слева от поля FreshPastaPreference

Лучшее в таком подходе — отсутствие необходимости изменять реальную структуру БД. Если после перемещения нескольких столбцов вы перейдете в Конструктор,то увидите, что порядок полей не изменился. Другими словами, у вас есть возможность, сохраняя физиче­ский порядок следования полей (в файле вашей БД), реорганизовать порядок их отображе­ния в Режиме таблицы.

Совет

Реорганизация столбцов — довольно незначительное изменение. Смело передвигайте столб­цы для того, чтобы удобнее было редактировать, и затем возвращайте их обратно после вне­сения изменений. Ваши действия не повлияют на данные в БД. Если определенный порядок следования столбцов нужен для одноразовой работы, просто не сохраняйте этот порядок, ко­гда будете закрывать лист данных.