Основные операции в приложении Excel

Создание документа, его открытие и сохранение.Для создания документа надо выполнить команду Создать из пункта меню Файл или нажать кнопку Создать в пиктографическом меню Стандартная. Если документ предварительно создан, то его можно открыть с помощью команды Открыть из того же пункта меню или нажать кнопку Открыть. Можно загружать несколько документов, имена которых записаны в ниспадающем меню пункта Окно. Активный документ помечен галочкой.

Если нужно сохранить документ первый раз, то следует выполнить команду Сохранить как... или Сохранить из пункта меню Файл. Для записи документа на прежнее место необходимо использовать команду Сохранить из того же пункта меню или кнопку Сохранить.

В Excel 2007 для создания нового документа следует нажать кнопку Officeи выполнить команду Создать. Необходимо обратить внимание на то, что, если в документе присутствуют макросы, созданные пользователем, то следует выбрать Сохранить как…/Книга Excel с поддержкой макросов. Если планируется в дальнейшем открывать созданный файл в старых версиях Office, то необходимо выбрать Сохранить как…/ Книга Excel 97–2003.

Имена ячеек. Ячейки именуются буквой столбца и номером строки, например А1, G5.

Можно ячейке присвоить собственное имя. Для этого надо активизировать ячейку и выполнить команду Имя в меню Вставка, затем выбрать пункт Присвоить и в появившемся окне задать имя.

Ввод и редактирование информации.Для ввода информации в ячейку следует подвести к ней курсор, ввести нужный текст, число, формулу и нажать клавишу <Enter>.

В Exсel есть вспомогательные средства для заполнения ячеек, облегчающие процесс ввода. Например, для ввода названий месяцев надо в первой ячейке написать название первого месяца, затем зацепить курсором мыши за маркер в правом нижнем углу и протянуть курсор на столько месяцев, сколько необходимо.

Создать другую последовательность данных можно подобным же образом: записать число, зацепить курсором мыши за маркер в правом нижнем углу, протянуть курсор на столько ячеек, сколько необходимо, и выполнить команду Правка/Заполнить/Прогрессия. В появившемся окне выбрать нужные параметры.

В Excel 2007 для создания последовательности данных используется команда Главная/Редактирование/Заполнить/Прогрессия.

Для записи информации различными форматами удобнее всего использовать контекстное меню. Если, например, в ячейке отображается дата вместо числа, то нужно в контекстном меню выполнить команду Формат ячеек, на вкладке Число выбрать формат Числовые и установить нужные параметры формата.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, надо сделать двойной щелчок в поле ячейки или нажать клавишу <F2> и внести изменения.

Выделениеячейки выполняется щелчком мыши на ней. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу <Ctrl>и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью в поле имени. Для выделения рабочего листа надо щелкнуть на левой верхней (пустой) ячейке пересечения названий столбцов и строк. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Операции со строками и столбцами.Для вставки столбца или строки надо поместить курсор в нужное место, правой клавишей мыши вызвать контекстное меню, выполнить команду Добавить ячейкии в появившемся окне выбрать режим Столбец или Строка.

Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для уничтожения содержимого выделенных ячеек проще всего использовать клавишу <Del>. Для удаления столбцов, строк или ячеек надо их выделить и выполнить команду Правка/Удалить с последующим выбором нужной опции.

Для изменения ширины столбца или высоты строки следуетуказатель мыши поместить на границу в поле названий и перетащить границу нужным образом. Автоматическая настройка ширины столбца или высоты строки на самый длинный текст осуществляется двойным щелчком мыши на границе в поле названий или выполнением команды Формат/Строка (Столбец)/Автоподбор высоты (Автоподбор ширины).

Копирование, вырезание, вставка. Эти операции выполняются над выделенными участками с помощью команд меню Правка или кнопок на панели Стандартная.

Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсор мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу <Ctrl>, скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При переносе информации клавиша <Ctrl> не используется. При копировании формул таким способом автоматически меняются названия ячеек формул.

В Excel 2007 операции вырезания, копирования и вставки информации выполняются над выделенными участками с помощью кнопок на панели Главная.

Оформление таблицы.Для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Форматирование, команды Ячейки из пункта меню Формат или контекстное меню.

Кнопка Границы на панели Форматирование позволяет создать рамки в таблице.

Использование команды Формат/Условное форматирование предоставляет возможность настроить цвет фона выделенных ячеек и цвет шрифта в них в зависимости от некоторых условий. Например, при вводе положительных чисел один цвет чисел, при вводе чисел, превышающих некоторое значение, – другой цвет и т. д.

В Excel 2007 для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Главная или контекстное меню. Весьма эффективным и наглядным является применение стилей для таблиц с помощью команды Главная/Стили. Можно быстро форматировать данные таблиц на листе, используя темы и конкретные стили. Темы могут совместно использоваться другими приложениями (например, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint), а стили предназначены для изменения формата элементов только в приложении Excel.

Фиксирование заголовков.При работе с большими таблицами удобно фиксировать заголовки. Для этого следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора. Затем выполнить команду Закрепить области из пункта меню Окно.

В Excel 2007 закрепить области можно с помощью команды Закрепить области на вкладке Вид.

Вычисления по формулам

Ввод формул.При вводе формул надо соблюдать следующие правила:

– все формулы начинаются со знака «=»;

– при адресации ячеек используются только латинские буквы;

– арифметические операции обозначаются символами: * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание), ^ (возведение в степень);

– для отделения целой части от дробной используется запятая (или точка в зависимости от настройки Windows);

– аргументы используемых в формулах функций разделяются между собой символом «;»;

– интервалы ячеек записываются указанием первой и последней ячейки интервала со знаком двоеточия между ними. Например, =A2*2,2+МИН(S1:S10).

Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.

Использование встроенных функций.Мастер функций (кнопка fx) дает возможность использовать готовые встроенные функции: математические, тригонометрические, финансовые, текстовые, статистические, функции даты и времени и т. д. Для того чтобы вставить функцию, необходимо:

– активизировать ячейку, нажать fx(Мастер функций);

– в появившемся окне выбрать категорию функции и имя;

– в следующем окне задать аргументы функции.

Можно создать примечания к ячейкам. Для чего надо выполнить команду Примечание из пункта меню Вставка. Ячейка с примечанием помечается красным треугольником в правом верхнем углу.

Одна из часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная.

Функция ЕСЛИ.Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например, =ЕСЛИ(Е3>2;0,5*D3;0).Здесь, если условие Е3>2 выполняется, то содержимое ячейки, в которой приведена эта формула, равно 0,5*D3. Если условие не выполняется, то содержимое ячейки равно 0.

Адресация и ссылки. В формулах различают абсолютную, относительную и смешанную адресацию ячеек. Абсолютная адресация использует для указания на ячейку ее фиксированное положение на листе. В абсолютной адресации перед именем столбца и номером строки ставится знак $. Например, ячейка $А$1 находится в столбце А строки 1. При копировании имя ячейки остается прежним.

Относительная адресация указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, и обозначается привычным образом, например ячейка В3. При копировании формул ячейки автоматически меняют имя.

В смешанном адресе ячейки знак $ ставится перед абсолютной частью. Например, $A5 – абсолютная ссылка на столбец А.

Чтобы обратиться к ячейке другого листа, следует указать имя листа и имя ячейки: Лист1!F8. Объемные ссылки – это ссылки на ячейки диапазона листов в книге. Например, пусть в файле Excel имеется 6 листов. Необходимо определить сумму значений из диапазонов (В1:В20), расположенных на всех этих листах. Формула будет иметь вид: =СУММ(Лист1:Лист6!В1:В20).

При работе с объемными ссылками можно использовать до 11 функций в одной формуле.

Если открыты два файла Excel, то обратиться из первого файла к ячейке $A$3пятого листа второго файла надо следующим образом:[Имя книги.xls]Лист5!$A$3. Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.

Сообщения об ошибках. Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel выводит сообщение об ошибке.

#ИМЯ? – Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике.

Копирование формул. В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, используется специальная вставка. Надо поместить подсветку на нужную ячейку, скопировать информацию, поместить курсор в место вставки и выполнить команду Специальная вставка из пункта меню Правка. В появившемся окне выбрать то, что следует копировать.