Открытие и сохранение документов

Для открытия ранее созданного документа следует выполнить "Файл">"Открыть…" либо нажать кнопку "Открыть" на панели инструментов "Стандартная". Появится диалоговое окно "Открытие документа" (рис. 9.2).

В этом окне следует выбрать имя файла в текущей папке, либо перейти к другой папке. Здесь же можно изменить формат открываемых документов. Например, "Все файлы (*.*)", "Web-страница (*.htm, .html)", "Текст в формате RTF (.rtf)" и т,д. После выбора файла надо нажать кнопку "Открыть". Для отмены данного действия следует нажать кнопку "Отмена".

Рис. 9.2. Диалоговое окно "Открытие документа"

Диалоговое окно "Открытие документа" можно вывести также, если нажать [Ctrl]+[O] либо щелкнуть по кнопке "Открыть" , расположенной на панели инструментов "Стандартная".

Форматирование документов

Под форматированием в Word понимается выполнение ряда операций с текстом по изменению его внешнего вида, в том числе:

- работа со шрифтами:

+ изменение типа и размера шрифта;

+ установка и отмена шрифтовых эффектов (полужирный, курсив, подчеркивание);

- работа с абзацами:

+ изменение межстрочного интервала;

+ установка отступа первой строки;

+ установка типов выравнивания (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине);

+ разрешение и отмена переноса слов на выделенную часть документа.

Выполнение этих и других операций по форматированию документа осуществляется с помощью панели инструментов "Форматирование" либо пункта главного меню "Формат".

Печать документа

Для вывода документа на печать надо выполнить пункт меню "Файл">"Печать..", либо нажать [Ctrl]+[P], либо щелкнуть по соответствующей кнопке на панели инструментов "Стандартная" (если надо распечатать весь документ без предварительных установок).

При выполнении пункта "Печать" из меню "Файл" выводится диалоговое окно "Печать", в котором можно изменить:

- порядок вывода страниц на печать;

- диапазон печати (то есть вывести на печать только часть документа с указанием любых номеров страниц в пределах данного документа);

- текущий принтер, а также просмотреть и изменить его свойства;

- масштаб вывода страниц документа;

- количество копий документа (по умолчанию – одна);

- тип печати (односторонняя или двухсторонняя – в зависимости от возможностей текущего принтера);

- формат бумаги (по умолчанию – А4).

Табличный процессор Microsoft Excel

Табличными процессорами называют пакеты программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Среди таких пакетов наиболее известными в свое время были Lotus 1-2-3, QuattroPro, SuperCalc, а также Microsoft Excel.

Основные понятия электронных таблиц

Рабочая книга является основным документом Excel. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением .xls. При создании и открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 3 рабочих листа.

Листы предназначены для создания и хранение таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. В зависимости от формы представления данных в Excel различают листы следующих типов:

- листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы;

- листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

- листы макросов, в которых хранятся макрокоманды автоматизации процесса обработки таблиц.

По умолчанию рабочую книгу составляют 3 листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3. Excel позволяет увеличивать и уменьшать количество листов в книге и выполнять их переименование. Как правило, на одном листе создается одна таблица.

Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Следовательно, значения зависимых ячеек определяются содержимым других (влияющих) ячеек таблицы. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей ячейкой. Чтобы изменить высоту или ширину одной ячейки в таблице, нужно изменить высоту строки или ширину столбца, соответственно.

Адрес ячейки предназначен для определения местонахождения ячейки в таблице. Существуют два способа записи адресов ячеек:

1. Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которыми может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например C5, J$1, $K$3 и т.д. Этот способ используется в Excel по умолчанию и называется стилем "А1".

2. Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Номера строк и столбцов могут заключаться в квадратные скобки, которые указывают на относительную адресацию. Например, R5C3 – адрес ячейки, стоящей на пересечении 5-й строки и 3-го столбца (равнозначно адресу С5 при первом способе записи), R[1]C4, R3C[7], R[5]C[11] и т.д. Такой способ записи адресов называется стилем "R1C1" и выбирается настройкой параметров функционирования Excel.

Формула – это математическая запись вычислений, производимая над данными таблицы. Формула начинается со знака равенства или математического оператора и записывается в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисленное значение. Это значение автоматически записывается в ячейку, в которой находится формула. Пример записи формулы: =A$1+B3+100.

Ссылка – это запись адреса ячейки в составе формулы. Например, в формуле =A5+$C$3 содержатся две ссылки: A5 и $C$3. ссылки могут быть абсолютные, относительные и смешанные.

Функция – это математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Функция состоит из имени и одного или нескольких аргументов, заключенных в круглые скобки.

Примеры функций:

=СУММ(А1:А10)

=LOG10(2*X5)

=СЕГОДНЯ()

=ДАТА(G2;F2;D2)

Указатель ячейки – это рамка, с помощью которой выделяется активная ячейка таблицы. Указатель перемещается с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Форматирование – это задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в одной или нескольких ячейках. К параметрам форматирования относятся вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки и др. Они задаются с помощью команд меню, контекстного меню или с помощью кнопок панелей инструментов. Форматирование ячеек можно выполнить до и после ввода в них значений.

Стиль представляет собой набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля.

Список – это специальным образом написанная таблица, с которой можно работать как с базой данных. В такой таблице каждый столбец представляет собой поле, а каждая строка – запись файла базы данных.

Примечание – как правило, это текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек. Примечание может быть также звуковым.