Пошук конкретного документа за словами з тексту (пошук по контексту) 1 страница

Вишня В.Б., Косиченко О.О., Трусов В.О.

ІнформаційнЕ забезпечення
юридичної діяльності

навчальний посібник для студентів

Частина 1

Дніпропетровськ-2006

УДК 681.324(075)

Вишня В. Б., Косиченко О. О., Трусов В. О."Інформаційне забезпечення юридичної діяльності" (ч. 1), 2006, с. , ил.

Рецензенти:

· Алексєєв М.О, доцент, кандидат технічних наук, завідуючій кафедри програмного забезпечення комп’ютерних систем Національного гірничого університету.

· Габринець В. О, професор, доктор технічних наук , завідувач кафедрою "Інформаційних технологій та інформаційних систем" Дніпропетровського регіонального інституту державного управління Національної Академії державного управління при Президентові України.

Навчальний посібник призначений для вивчення курсу "Інформаційне забезпечення юридичної діяльності" . Посібник (частина 1) складається з 5 розділів, в яких докладно розглянуті відповідні теми названого курсу. Наведено багато прикладів і вправ для самостійної роботи, що буде корисним для вивчення викладеного матеріалу.

Розраховано на студентів ННІ “Правознавство” очного та заочного навчання. Бібліогр. 9 назв.

Друкується за рекомендацією Вченої Ради Дніпропетровського державного університету внутрішніх справ.
Вступ

Підготовка висококваліфікованих фахівців в галузі права потребує надання певних знань та формувань умінь стосовно використання сучасних інформаційних технологій у практичній діяльності.

Даний навчальний посібник спрямований на підвищення інформаційної культури майбутніх правознавців. При його підготовці авторами враховувалося, що читачі мають певні знання, отримані при вивчені дисципліни "Основи інформатики та обчислювальної техніки".

В різних розділах посібника користувачі зможуть отримати поглибленні знання зі створення електронних презентацій, навчитися використовувати інформаційне-правову систему "Ліга-закон", навчитися використовувати мережу Інтернет та створювати Web-вузли (сайти), вивчити можливості програми MS Excel для фільтрації и консолідації у списках.

1. Використання програми MS PowerPoint для створення презентацій у юридичної та комерційній діяльності

1.1. Побудова презентації

Програма PowerPoint для багатьох великих організацій стала стандартним засобом створення презентацій, оскільки вона направляє дії користувача з моменту свого запуску й аж до завершення процесу розробки презентації. Ций розділ присвячене опису основних понять і інструментів PowerPoint. Ви навчитеся швидко будувати барвисті презентації і модифікувати їх.

1.1.1. Створення нової презентації

В основі будь-якої презентації лежить набір слайдів, на яких розміщається текст, графіки, малюнки. Електронні слайди подібні звичайним фотографічним, але створюються набагато простіше. Програма PowerPoint сама запитує всю необхідну текстову і числову інформацію, а також надає безліч готових варіантів дизайну і шаблонів змісту. Зараз ми скористаємося одним з таких шаблонів.

Відразу після запуску PowerPoint на екрані з'являється вікно діалогу PowerPoint, показане на рис. 1.1. Воно дозволяє вибрати спосіб створення документа. Якщо у вас уже є тези презентації і потрібно лише розмістити готовий текст на слайдах і оформити його належним чином, виконаєте наступні кроки:

1. У вікні діалогу PowerPoint виберіть положення перемикача (Шаблон оформления).

Положення перемикача (Пустая презентация) і (Мастер автосодержания) дозволяють відповідно створити порожню презентацію без якого-небудь форматування і презентацію з заздалегідь заданою структурою змісту. Перемикач (Открыть презентацию) дає можливість відкрити презентацію, створену раніше.

2. Клацніть на кнопці ОК

3. Відкриється вікно діалогу (Создать презентацию), показане на рис. 1.2.

Рис. 1.1. Вікно діалогу PowerPoint

На вкладці (Шаблоны оформления) ви побачите список доступних шаблонів оформлення слайдів. Інші вкладки цього вікна відкривають доступ до інших способів створення презентацій, про які ми поговоримо пізніше. Клацніть по черзі на значку кожного із шаблонів, щоб у розташованому праворуч полі перегляду побачити приклади оформлення презентації.

Рис. 1.2. Діалогове вікно "Создать презентацію".

4. Двічі клацніть на значку шаблона (Галстук). Відкриється діалогове вікно (Создание слайда)з варіантами структур слайдів – "авторозміток".

5. У вікні діалогу (Создание слайда), що відкрилося, залишіть обраної авторозмітку (Титульный слайд) і клацніть на кнопці ОК.

6. Відкриється вікно презентації, у якому з'явиться перший, титульний слайд. Клацніть у верхнє поле з написом (Заголовок слайда) і введіть заголовок презентації. У нашому прикладі це буде текст План розвитку.

7. Щоб додати до основної назви невелике пояснення, клацніть на поле (Подзаголовок слайда) і введіть підзаголовок Відділ інформаційних технологій. На рис. 1.3 показаний сформований титульний слайд у вікні презентації PowerPoint.

8. Клацніть на кнопці (Сохранить) панелі інструментів (Стандартная). Відкриється вікно збереження презентації.

Рис. 1.3. Титульний слайд у звичайному режимі перегляду

9. У лівій частині вікна клацніть на значку папки (Мои документы). У поле (Імя файла) введіть ім'я План_Прізвище (наприклад: План_Петренко) і клацніть на кнопці (Сохранить). Кожний файл PowerPoint містить усю презентацію цілком, тому вам не потрібно турбуватися про те, що при демонстрації деякі слайди можуть пропасти.

Звичайний режим перегляду

PowerPoint дозволяє створювати презентації з дуже великою кількістю слайдів. Щоб керувати цим величезним обсягом інформації, програма пропонує 5 режимів перегляду:

1. (Обычный) — звичайний варіант перегляду;

2. (Структура) — режим, що відображає текстовий зміст презентації і призначений для введення і редагування тексту;

3. (Слайды) — режим, у якому зручно конструювати і коректувати окремі слайди;

4. (Сортировщик)— режим, що демонструє мініатюри всіх слайдів, рівномірно розташовані у вікні перегляду;

5. (Показ слайдов) — режим, призначений для демонстрації створеної презентації.

Звичайний варіант перегляду поєднує режими слайдів, структури і заміток, що допомагають доповідачу орієнтуватися в матеріалі під час ведення презентації. Переключення з одного режиму в інший, а також запуск перегляду слайдів здійснюється простим щигликом на одній з п'яти кнопок, розташованих у лівому нижньому куті вікна презентації (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Кнопки вибору режиму перегляду презентації.

1. Спробуйте по черзі клацнути на перших чотирьох кнопках, спостерігаючи за презентацією в одному з режимів перегляду.

2. Клацніть на лівій кнопці, щоб повернутися в "обычный" режим.

У режимі "обычный" (див. рис. 1.3), що автоматично включається при створенні порожньої презентації чи презентації на основі шаблона дизайну, вікно документа поділене на три області: область слайда, поле структури й область заміток. Перша з них (праворуч) завжди містить загальний вид поточного слайда. Розташована ліворуч область структури презентації є зменшеною копією режиму структури. У правій нижній частині вікна презентації знаходиться область заміток. Сюди можна ввести пояснювальний текст, що не з'являється на самому слайді, але який можна вивести на екран у режимі заміток, готуючи замітки доповідача чи роздрукувати поруч з відповідним слайдом.

3. Співвідношення розмірів областей звичайного режиму перегляду можна змінити. Для цього помістіть покажчик миші на границю між областями, щоб значок покажчика перемінився на стрілку с двома протилежно спрямованими наконечниками - n, натисніть кнопку миші і перетягніть лінію границі. Підібравши потрібний розмір, відпустите кнопку миші.

У звичайному режимі, як і в більшості інших режимів перегляду, у вікні PowerPoint присутні три панелі інструментів. Угорі ліворуч розташована панель (Стандартная). Її інструменти виконують операції відкриття і збереження презентацій, копіювання і вставки вмісту, додавання слайдів і об'єктів. Справа від неї знаходиться панель інструментів (Форматирование). Вона дозволяє змінювати шрифт і накреслення виділеного тексту, форматувати абзаци і списки, вбудовувати ефекти анімації. Про панель інструментів Drawing (Рисование), розташованої в нижній частині вікна, ми поговоримо у підрозділі 1.3.

Додавання нового слайда

Сформувавши титульний слайд, можна перейти до додавання інших слайдів.

1. Знайдіть на панелі інструментів (Стандартная) кнопку (Новый слайд).

Якщо ви забули, як виглядає значок цієї кнопки, перемістите покажчик миші на панель інструментів (Стандартная) і затримаєте його на кілька секунд над кожною кнопкою. З'явиться екранна підказка, що роз'ясняє зміст тієї кнопки, на якій розташований покажчик миші. Переміщайте покажчик по кнопках і читайте екранні підказки.

2. Якщо кнопки (Новый слайд) не виявилося в панелі інструментів (Стандартная), клацніть на маленькій трикутній стрілці, розташованої на правому краї панелі.

Рис. 1.5. Додаткова палітра кнопок стандартної панелі інструментів

Відкриється додаткова палітра з кнопками (рис. 1.5). Тут можна відшукати зниклий інструмент (Новый слайд).

3. Клацніть на кнопці (Новый слайд).

4. Відкриється вікно діалогу (Создание слайда), показане на рис. 1.6. У цьому вікні PowerPoint пропонує 24 типи стандартних авторозміток, що здатні задовольнити практично будь-які потреби розроблювачів презентацій.

Рис. 1.6. Вікно діалогу з набором авторозміток

Авторозмітка — це шаблон слайда з заздалегідь розміщеними стандартними об'єктами, такими як заголовок, маркірований список, діаграма чи малюнок. Після створення слайда на базі авторозмітки вам залишається лише клацати по "местозаполнителях" цих об'єктів і вводити необхідну інформацію.

5. Переглядіть наявні авторозмітки. Для цього скористайтеся смугою прокручування, розташованої в правій частині вікна. На значках авторозміток заголовки показані сірою смугою, маркіровані списки — прямокутником із трьома пунктами. Діаграми представлені маленької гістограмою, малюнки — портретом чоловічка. Тут також можна знайти мініатюри організаційних діаграм і відеокліпів.

6. Виберіть длянаступного слайда автоорозмітку (Маркированный список).

7. Клацніть на кнопці ОК. В області структури презентації з'явиться значок другого слайда, а праворуч буде видний сам новий слайд із двома местозаполнителями.

"Местозаполнитель" являє собою рамку, що замінює майбутній об'єкт. Усередині рамки знаходіться текст, що пропонує клацнути в області рамки для введення даних. Приміром, авторозмітка (Маркированный список) містить два местозаполнителя, один для заголовка і другий для маркірованого списку (рис. 1.7).

8. Щоб додати заголовок нового слайда, клацніть на "местозаполнителе" (Заголовок слайда). Текст "местозаполнителя" зникне, і ви зможете відразу ввести заголовок. Надрукуйте слова Напрямки розвитку.

9. Клацніть на "местозаполнителе" маркірованого списку (¾ Текст слайда) і введіть перший пункт списку - Супутниковий зв'язок. Натисніть клавішу Enter.

Рис. 1.7. Слайд із маркірованим списком

10. У списку з'явиться маркер другого пункту. Не засмучуйтеся, якщо форма маркера вас не влаштовує. Пізніше його можна буде змінити чи навіть зовсім забрати. Уведіть текст Цифрова телефонія. Знову натисніть клавішу Enter і введіть слово Інтернет.

1.1.4. Замітки доповідача

Другий слайд презентації практично готовий. Залишилося додати замітки, що допоможуть доповідачу не розгубитися в момент представлення планів відділу на суд начальства. Кожен слайд презентації має особливий вид зовнішнього представлення, називаний замітками доповідача. На сторінці заміток завжди присутні два об'єкти: сам слайд у верхній частині сторінки і замітки в її нижній частині. Ці замітки не видні на екрані в режимі перегляду презентації, вони не виводяться на печатку разом зі слайдом. Однак, проводячи електронну презентацію в локальній мережі, доповідач може читати замітки на екрані свого комп'ютера. Крім того, сторінки заміток можна роздрукувати і користатися ними під час доповіді.

Рис. 1.8. Слайд у режимі перегляду сторінок заміток

Щоб додати текст заміток, виконайте наступні кроки:

1. У правій нижній області вікна презентації знайдіть "местозаполнитель" (Заметки к слайду) і клацніть на ньому. Уведіть текст Зробити акцент на застосуванні цифрових технологій зв'язку.

2. Щоб побачити сторінку заміток цілком, виберіть команду (Вид > Страницы заметок). Уключиться режим сторінок заміток (див. рис. 1.8).

3. Вибравши команду (Вид > Обычный), поверніться в звичайний режим перегляду.

Зверніть увагу, що новий слайд з'являється не тільки в області слайдів. Він представлений і в області структури презентації. Тут можна відшукати значок слайда під номером 2, заголовок слайда і всі три пункти маркірованого списку (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Другий слайд презентації в звичайному режимі перегляду

4. Щигликом на кнопці (Сохранить) панелі інструментів (Стандартная) збережіть поточний варіант презентації.

5. Клацніть на кнопці з косим хрестом у правому верхньому куті вікна презентації, щоб закрити документ.

1.1.5.Режим слайдів

У режимі слайдів окремий слайд займає усе вікно презентації. Це як би збільшений варіант області слайда звичайного режиму перегляду. У режимі слайдів зручно редагувати окремі об'єкти, додавати малюнки і текстові коментарі. Давайте продовжимо побудову презентації, створеної в попередніх вправах,

1. Клацніть на кнопці (Открыть) панелі інструментів (Стандартная).

2. У вікні діалогу відкриття файлу клацніть на папці (Мои документы), знайдіть значок документа План_Прізвище.ppt і двічі клацніть на ньому.

3. Щигликом на кнопці панелі зміни режимів уключите режим слайдів. На екрані з'явиться перший слайд презентації.

Новий слайд в PowerPoint завжди вставляється тількі після поточного. Ми хочемо додати третій слайд, тому потрібно зробити поточним другий слайд презентації.

4. Клацніть на кнопці (Следующий слайд) на смузі прокручування слайдів (це вертикальна смуга в правий частині екрану, а кнопка (Следующий слайд) має вигляд подвійної стрілки з напрямком униз). На екрані з'явиться другий слайд (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Другий слайд у режимі перегляду слайдів

5. Клацніть на кнопці (Команды) панелі інструментів(Форматирование).

6. Виберіть у списку, що розкрився, пункт (Новый слайд).

7. У діалоговому вікні (Создание слайда) двічі клацніть на другої по горизонталі авторозмітці - (Маркированный список).

8. Уведіть заголовок слайда Виставки і конференції. Клацніть на "местозаполнителе" маркірованого списку і введіть пункти:

· Супутниковий зв'язок 2000;

· Офісні АТС;

· Інтернет майбутнього;

· Охорона інформації;

· Голосуємо за Україну електронну.

Ви подумали, що добре б розділити назви виставки і конференції і розмістити їх в окремих списках. Але додатковий слайд здається вам зайвим, а на поточному слайді все місце зайняте наявним списком. Що робити? PowerPoint дозволяє оперативно змінювати розмітку будь-якого слайда. Якщо ви вирішили додати на слайд ще один список чи додатковий малюнок, буває досить просто перемінити авторозмітку, хоча іноді приходиться додавати відсутні об'єкти вручну.

9. На панелі інструментів (Форматирование) клацніть на кнопці (Команды) і виберіть пункт (Разметка слайда).

10. У вікні діалогу, що відкрилося, (рис. 1.11) клацніть на авторозмітке 2 (Текст в две колонки).

Рис. 1.11. Вікно діалогу розмітки слайда

11. Потім клацніть на кнопці (Применить).

12. Введіть у додатковий маркірований список, що з'явився праворуч, наступні пункти:

· Історія телефонного зв'язку;

· Досвід закордонних філій;

· Дослідження вітчизняного ринку.

13. Виберіть у меню (Вставка) команду (Надпись).

14. Нижче маркірованих списків розтягніть мишею рамку текстового поля. Уведіть текст" Терміни проведення з березня по листопад".

15. Щоб відцентрувати текст, клацніть на панелі інструментів (Форматирование) на кнопці (По центру). Остаточний вид третього слайда показаний на рис.1.12.

Рис. 1.12. Третій слайд презентації

Для переходу від слайда до слайда в режимі слайдів користайтеся вертикальною смугою прокручування. Якщо обраний масштаб не дозволяє побачити весь слайд цілком, кнопки і повзунок смуги прокручування забезпечують можливість переміщень як по слайду, так і між слайдами вперед та назад у межах усієї послідовності слайдів даної презентації. При перетаскуванні мишею повзунка смуги прокручування поруч з ним з'являється номер і заголовок поточного слайда. Для швидкого переходу до попереднього і наступною слайдів користайтеся кнопками (Следующий слайд) і (Предыдущий слайд) чи клавішами Page Down і Page Up. Цими ж прийомами переходу по слайдах можна користатися і у всіх інших режимах. перегляду, однак режим структури і звичайний режим пропонують інші, більш зручні способи переключення слайдів.

1.2. Режим структури

Режим структури схожий на звичайний, але область структури презентації збільшена, а області слайда і заміток зменшені. Цей режим в основному призначений для роботи над текстом. Він дозволяє сконцентруватися на словесному викладі ідей, підібрати оптимальну послідовність подачі матеріалу.

Рис. 1.13. Режим структури

Дизайн і інші елементи оформлення, як правило, проробляються в інших режимах перегляду, хоча область слайда дозволяє працювати з конкретними об'єктами й у режимі структури.

1.2.1. Зміст презентації

На рис. 1.13 представлені розділи і підрозділи презентації в режимі структури. У розташованій ліворуч області структури є пронумеровані значки слайдів із заголовками, а також підзаголовки і пункти списків. Подібна область структури мається й у звичайному режимі перегляду, що підтримує всі прийоми роботи зі структурою презентації. Однак при звичайному перегляді презентації розмір цієї області, як правило, невеликий.

В області структури відображається не всякий текст, наявний на слайді, а тільки той, котрий був введений у спеціальні зони розмітки слайдів — текстові "местозаполнители". Зверніть увагу, що в структурі третього слайда відсутня напис, доданий вами в нижню частину слайда.

Для розробки змісту презентації призначена спеціальна панель інструментів (Структура), показана на рис. 1.14. Вона допомагає переміщати слайди презентації, змінювати рівень структурних елементів, звертати і розвертати вкладені списки пунктів.

Рис. 1.14. Панель (Структура)

Якщо панель (Структура) відсутня на екрані, клацніть правою кнопкою миші на будь-якій панелі інструментів і виберіть у контекстному меню пункт (Структура). Повторний вибір того ж пункту сховає зазначену панель інструментів.

Давайте скористаємося режимом структури і доповнимо презентацію ще декількома слайдами, а заодно навчимося переміщати слайди і пункти списків у межах однієї презентації.

1. Щоб переключитися в режим структури, клацніть на відповідній кнопці панелі режимів.

2. Клацніть на кнопці (Свернуть все) панелі інструментів (Структура), щоб у структурі презентації залишилися видні тільки заголовки слайдів.

3. Перемістите текстовий курсор у кінець заголовка третього слайда і натисніть клавішу Enter. У презентацію буде доданий четвертий слайд.

4. Уведіть текст Структура підрозділу і натисніть клавішу Enter. З'явиться п'ятий слайд.

5. Повторюючи зазначені дії, уведіть заголовки п'ятого і шостого слайдів, щоб структура презентації стала такою, як показано на рис. 1.15.

Шостий слайд буде містити дворівневий маркірований список. Давайте введемо його пункти.

Рис. 1.15. Список слайдів презентації

6. Натисніть клавішу Enter. З'явиться сьомий слайд. Клацніть на кнопці (Понизить уровень) панелі інструментів (Структура). Рядок сьомого слайда перетвориться в пункт списку. Уведіть текст Телебачення.

7. Натисніть клавішу Enter. Снову клацніть на кнопці (Понизить уровень). З'явиться пункт списку другого рівня вкладення. Уведіть текст 30-секундний ролик. Натисніть клавішу Enter і введіть текст 60-секундний ролик.

8. Ще раз натисніть клавішу Enter і клацніть на кнопці (Повысить уровень). Пункт списку другого рівня перетвориться в пункт списку першого рівня. Уведіть слово Радіо.

9. Натисніть клавішу Enter і клацніть на кнопці(Понизить уровень).

10. Уведіть ще кілька пунктів списку, як показано на рис. 1.16.

Рис. 1.16. Дворівневий маркірований список

Зверніть увагу, що на рис.1.16 в області перегляду слайда видні два маркірованих списки. Один з них містить уведені пункти, а другий представлений “местозаполнителем” (у правій частині області перегляду слайда). При додаванні слайда в режимі структури розмітка нового слайда завжди збігається з розміткою попереднього, тому слайди 4, 5 і 6 одержали розмітку слайда 3, що має два списки. Але на шостому слайді другий список не потрібний. Крім того, хотілося б переставити місцями слайди презентації і поміняти пункти списку шостого слайда. Щоб скорегувати структуру презентації, виконайте наступні дії:

11. Розмітку слайда можна змінити прямо в режимі структури. Виберіть команду (Формат > Разметка слайда) і двічі клацніть на авторозмітці (Маркированый список). У шостому слайді залишиться тільки один список, що займе весь простір слайда.

12. Помістите покажчик миші на значок шостого слайда.

13. Натисніть ліву кнопку миші і тягніть покажчик нагору. Коли горизонтальна лінія, що показує майбутнє положення шостого слайда, виявиться між значками четвертого і п'ятого слайдів, відпустите кнопку миші (рис. 1.17). П'ятий і шостий слайди поміняються місцями.

Рис. 1.17. Переміщення слайда за допомогою миші

14. Клацніть на маркері пункту Телебачення. Виявляться виділеними як цей пункт, так і усі вкладені підпункти.

15. Трьома щигликами на кнопці (Вниз) панелі інструментів (Структура) перемістите виділені пункти в кінець слайда.

16. Щигликом помістите текстовий курсор у заголовок слайда 3 і клацніть на кнопці (Развернуть) панелі інструментів (Структура). На екрані з'явиться вміст третього слайда.

Вивчите розходження між структурою списків різних слайдів.

Рис. 1.18. Структура слайдів у режимі показу форматування

Щоб згорнути вміст слайда, з яким ви не працюєте в даний момент, помістите текстовий курсор у тіло цього слайда і клацніть на кнопці (Свернуть).

17. Клацніть на кнопці (Развернуть все) панелі інструментів (Структура), щоб вивести на екран текст усіх слайдів. Якщо панель інструментів (Структура) відсутня на екрані, для розгортання структури слайдів користайтеся кнопкою (Развернуть все) панелі інструментів (Стандартная), що працює як прапорець.

18. Клацніть на кнопці (Показать форматирование) панелі інструментів (Структура) чи (Стандартная). Ви побачите реальний шрифт і маркери всіх пунктів структури слайдів, як показано на рис. 1.18. У цьому режимі зручно змінювати накреслення тексту прямо в структурі презентації і порівнювати шрифти різних слайдів.

19. Щоб повернутися до редагування структури і не відволікатися на форматування тексту, повторно клацніть на кнопці (Показать форматирование). Елементи форматування тексту зникнуть.

1.2.2. Підсумковий слайд

Режим структури PowerPoint надає можливість простого й оперативного створення підсумкового слайда на основі послідовності обраних слайдів. У підсумковому слайді формується маркірований список заголовків кожного слайда серії. Підсумковий слайд можна помістити як до, так і після сукупності слайдів, що узагальнюється їм. Він може відігравати роль змісту та анотації доповіді.

Щоб створити підсумковий слайд, виконайте наступні дії:

1. Натисканням клавіш Alt+Shift+A згорніть уміст усіх слайдів.

2. Клацніть на значку слайда 2, натисніть клавішу Shift і, не відпускаючи її, клацніть на значку слайда 6.