Создание шаблона на основе документа

Предположим, что уже существует документ, который содержит большую часть текста, графики и форматирования, которые нужно перенести в шаблон. Word позволяет создавать не только документы на основе шаблона, но и шаблоны на основе документов.

Чтобы создать шаблон на основе существующего документа:

1. Выберите команду Файл, Открыть, чтобы открыть документ, который нужно использовать в качестве основы шаблона.

2. Измените документ нужным образом, отредактировав текст, добавив графику и т.д.

3. Выберите команду Файл, Сохранить как.

4. В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Шаблон документа.

5. Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон. Эта папка определяет вкладку, в которой шаблон появится в диалоговом окне Создание документа.

5. Введите имя шаблона в поле Имя файла. Расширение .DOT будет добавлено автоматически.

6. Нажмите кнопку ОК.

Изменение шаблонов

Стандартные шаблоны Word сконструированы так, чтобы удовлетворить типичным потребностям пользователя, однако может понадобиться модифицировать шаблон, чтобы он удовлетворял некоторым особым требованиям. Например, вы хотите использовать шаблон «Современный факс» для подготовки документов, отправляемых по факсу, и не хотите каждый раз заполнять свой адрес, телефон и т.д.

В этом случае шаблон можно изменить, указав в нем стандартную информацию об отправителе. Кроме того, можно добавить специальный текст, графику, форматирование и т.д. Шаблоны можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя, даже если это стандартные шаблоны Word или шаблоны, полученные от другого пользователя.

После изменения шаблона новые документы, основанные на этом шаблоне, будут включать все сделанные изменения. В то же время документы, созданные на основе шаблона до его изменения, получат доступ только к некоторым новым средствам. В частности текст, стили, графика. Формат страницы не передаются уже существующим документам.

Старым документам после изменения шаблона будут доступны следующие измененные средства:

§ Элементы Автотекста

§ Макросы

§ Меню

§ Комбинации клавиш

§ Панели инструментов и команды меню

Если в шаблон нужно внести очень много изменений, то может быть лучше с самого начала создать новый шаблон или использовать существующий документ, как основу для создания шаблона. Если же требуется внести всего несколько модификаций, то проще использовать описанный ниже метод изменения шаблона.

Чтобы изменить существующий шаблон:

1. Выберите команду Файл, Открыть

2. Откройте папку с шаблоном

3. В раскрывающемся списке Тип фала выделите значение, Шаблоны документов

4. Выделите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК

5. Измените шаблон: отредактируйте текст и графику, измените форматирование, переопределите стили или элементы Автотекста, добавьте или измените макросы, комбинации клавиш или кнопки

6. Выберите команду Файл, Сохранить, чтобы сохранить шаблон с тем же именем в той же папке.

Изменение шаблона NORMAL.DOT

Word хранит свои установки по умолчанию для создания новых документов в шаблоне, который находится в файле с именем NORMAL.DOT. Все документы, которые создаются с помощью кнопки Создать, основаны на шаблоне NORMAL.DOT. В этом шаблоне хранятся такие установки, как стили, гарнитура и размер шрифта по умолчанию, размеры полей страницы и т.д.

Параметры по умолчанию для новых документов можно изменить двумя способами. Первый, более гибкий метод состоит в том, чтобы отредактировать файл NORMAL.DOT. Нужно открыть файл NORMAL.DOT, изменить в нем любые параметры и сохранить с тем же именем. Например, чтобы изменить параметры обычного текста, нужно изменить стиль «Обычный». Таким образом можно изменить любые параметры документа по умолчанию.

Чтобы макросы, стили, кнопки или элементы Автотекста были доступны всем документам, достаточно поместить их в шаблон «Обычный» (NORMAL.DOT). Однако при этом может возникнуть конфликт, если документ основан на шаблоне, который включает элементы с такими же именами. В таком случае приоритет имеет тот шаблон, на котором основан документ.

Например, если документ основан на шаблоне “Стандартная записка”, в которой есть стиль “Маркированный”, то при форматировании маркированного списка будет использоваться стиль “Маркированный” из шаблона “Стандартная записка”, а не из шаблона “Обычный”, где тоже есть стиль с таким именем.

При создании документа он имеет параметры по умолчанию, устанавливаемые шаблоном. Эти параметры можно изменить двумя способами: открыть и изменить шаблон или изменить некоторые параметры в документе и передать эти параметры обратно в шаблон, так что они станут новыми параметрами по умолчанию.

Использование мастеров

В состав Word входят особые шаблоны, которые являются не просто образцом готового документа, а представляют собой пошаговые инструкции создания документа. Такие особые шаблоны называются мастерами.

Мастера автоматизируют сам процесс создания документа по спецификациям. Например, Мастер бюллетеней позволяет создать красиво оформленную публикацию со всеми необходимыми атрибутами.

Процесс создания документа с помощью мастера заключается в том, что пользователь последовательно отвечает на вопросы и делает выбор из возможных вариантов.

Создание документов с помощью мастера

Процедура запуска мастера аналогична прцедуре создания документа:

1. Выберите команду Файл, Создать

2. Раскройте вкладку, соответствующую категории мастера, и выделите его значок.
Шаблоны, которые являются мастерами, содержат в своем названии слово «Мастер». Кроме того, их значки украшены стилизованным изображением волшебной палочки.

3. Нажмите кнопку ОК.

Использование надстроек

Надстройки являются средством расширения возможностей Word и ведут себя как часть программы Word. Надстройки могут добавлять новые новые команды в меню или новые панели инструментов. Многочисленные надстройки для решения специфических задач можно приобрести у независимых поставщиков. Инструкции по использованию конкретных надстроек обычно включаются в документацию к ним.

Загрузка надстроек

Имена файлов с программами надстроек имеют расширение .WLL. Для установки надстроек следуйте прилагаемым к ним инструкциям.

Чтобы загрузить установленную надстройку:

1. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки

2. В группе Общие шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Добавление шаблона.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Надстройки Word.

4. Выберите нужную надстройку. Если ее нет в списке, то перейдите в другую папку. Если вы не знаете, как называется нужная надстройка, заглятите в документацию.

5. Нажмите кнопку ОК. Word загрузит программу надстройки.

Надстройки можно загружать автоматически при запуске Word, достаточно просто скопировать файл с программой надстройки в папку АВТОЗАГРУЗКА, которая расположена в папке OFFICE. В папке АВТОЗАГРУЗКА хранятся файлы, используемые при запуске Word.

Выгрузка надстроек

После того как надстройка загружена, она остается доступной до выхода из Word. Может потребоваться удалить надстройку из памяти, чтобы высвободить часть системных ресурсов.

Чтобы выгрузить надстройку:

1. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки

2. В группе Общие шаблоны и надстройки выделите надстройку, которую нужно удалить.

3. Нажмите кнопку Удалить. Надстройка будет выгружена из памяти.

4. Нажмите кнопку ОК.