Настройка программы Microsoft Word
Приступая к работе с текстом в редакторе Microsoft Word, пользователю необходимо задуматься о том, в каком виде он хочет получить документ, создаваемый данной программой, и какие инструменты ему будут нужны для работы.
Документы, созданные с помощью редактора Microsoft Word, могут быть не только красиво оформлены, но и напечатаны пользователем на листе бумаги в соответствии с его требованиями.
Так пользователь может расположить свой лист бумаги не только вертикально, но и горизонтально, изменить поля листа бумаги в соответствии со своими требованиями. Все перечисленные действия пользователь выполняет, используя вкладку «Разметка страницы».
Также имеется возможность сформировать текст на странице в две колонки, формируя из имеющегося текста маленькую книжечку. Справедливости ради надо заметить, что это удобнее делать с помощью программы PageMaker. Формирование текста по колонкам выполняется с использованием кнопки «Колонки».
Пользователь может поместить необходимые ему для работы кнопки на панель быстрого доступа, что позволит быстрее оформить документ.
Настройка параметров программы редактор Microsoft Word возможна через кнопку «Параметры», которая доступна в контрольном меню программы Microsoft Word 2007.
Набор текста в редакторе Microsoft Word
Набирая текст в программе Microsoft Word, пользователь может выбирать тип и размер шрифтов, форматировать текст, выравнивая его по краям или располагая в центре.
При наборе и редактировании текста возникает необходимость удалять, перемещать и вставлять фразы и слова. Отдельные фрагменты текста могут быть использованы в других документах. Для осуществления этих действий фрагменты текста необходимо выделить. Это легко выполнить, установив курсор на начало фрагмента и перемещая его при нажатой левой клавише мыши. Далее, используя пункты контекстных меню выделенных фрагментов текста, легко копировать, удалять и перемещать фрагменты текста.
Набирая текстовый документ в редакторе Microsoft Word, пользователь должен соблюдать некоторые правила, которые позволят ему сделать текст красивым и удобным для чтения.
Правила набора текста
1. Microsoft Word осуществляет автоматический перевод на следующую строку при приближении курсора к правому полю. Не нажимайте клавишу <Enter> в конце каждой строки, а нажмите ее только в конце абзаца. Если Вам необходимо принудительно перейти на новую строку внутри абзаца нажмите <Shift>+<Enter>.
2. Используйте пробел только тогда, когда надо отделить друг от друга слова или предложения. Между словами и предложениями при наборе текста не ставьте больше одного пробела. Правильное расположение текста должно достигаться его правильным форматированием.
3. Ставя знаки препинания: точки, запятые и т. д., - делайте их принадлежностью слова. Между словом и знаком препинания не должно быть пробелов.
4. Помните о команде «Отменить», которая находится на панели быстрого доступа. И используйте ее, если случайно сделали что-то не то.
5. Старайтесь при наборе текста шире использовать возможности текстового процессора Microsoft Word. Используйте контекстные меню и сервис, предоставляемый пользователю программой Microsoft Word. Как можно меньше делайте вручную.
6. Используйте набор часто повторяющихся фраз с помощью автотекста, который является одной из коллекций Экспресс-блоков. Очень часто пользователю при наборе текста приходится повторять одну и ту же фразу или какое-либо сочетание слов. В этом случае очень удобно организовать из этих фраз или слов автотекст. Для этого необходимо выделить фразу и выбрать кнопку «Экспресс-блоки» на ленте «Вставка» Выбрав пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков» В появившемся диалоговом окне пользователь определяет имя элемента для автотекста (лучше давать имена, состоящие из одной буквы) определяет коллекцию «автотекст». Далее при наборе пользователь может вставлять автотекст, задав имя элемента для автотекста и нажав клавишу F3.
7. Для замещения слов с чисто машинальными ошибками, случающимися во время быстрого набора текста, используйте автозамену. Параметры автозамены можно установить в окне диалога, которое появляется при выборе команды «Автодиспетчер…». Кнопку для вызова автодиспетчера можно поместить на панель быстрого доступа.
8. Пронумеровать страницы текста для печати можно, использовав ленту «Вставка».
9. В том случае, когда Вы точно знаете, что на данной странице у Вас больше не будет текста, а следующий абзац текста начинается со следующей страницы, вставляйте разрыв текста, а не переходите на следующую страницу многократным нажатием клавиши <Enter>. Разрывы можно установить, воспользовавшись кнопкой на ленте «Разметка страницы». Внимательно проанализируйте, какой тип разрыва необходим: разрыв страницы или разрыв раздела.
10. Используйте кнопку (непечатаемые символы) на стандартной панели инструментов. Появившиеся непечатаемые символы помогут Вам разрешить многие вопросы.
11. Нужное расстояние между строками и границами документа достигается операциями форматирования (о них подробно будет рассказано в следующем параграфе).
12. Набирайте текст документа, правильно задавая стиль (подробно о стилях рассказано в пункте «форматирование с помощью стиля»)
13. Вставка нестандартных и специальных символов осуществляется следующим образом: курсор устанавливается в нужную позицию; на ленте «Вставка» выбирается кнопка «Символ».
14. Обработку текста, созданного в другом редакторе и открытого в редакторе Microsoft Word, удобнее выполнять, устанавливая курсор в тот фрагмент текста, который необходимо отредактировать. Например, если в таком тексте имеются специальные непечатаемые символы (конец строки, перевод каретки), то их надо заменить на пробелы в рамках одного абзаца текста. Это необходимо для выравнивания текста по левому и правому краю. В этом случае пользователь должен нажать кнопку (непечатаемые символы) на ленте «Главная» и убедиться в наличии лишних специальных символов. Затем выделить фрагмент текста, который в новом документе будет абзацем. Выбрав кнопку «Заменить...» заменить непечатаемый символ ¶ на пробел. Специальный непечатаемый символ ¶ имеет код ^p. Не забудьте, сохраняя отредактированный текст, определить формат файла - документ текстового процессора Microsoft Word.
15. Прежде чем нажать кнопку «OK» или «ДА», отвечая на вопрос программы, внимательно прочитайте вопрос и обдумайте свой ответ.
16. Прежде чем выйти из текстового процессора Microsoft Word сохраните свой документ на внешнем носителе информации. При сохранении убедитесь, что Вы сохраняете его в свою папку (помните, что нельзя сохранять файлы на (DLINK-51B110).
17. В названии файлов используйте содержательные и запоминающиеся имена.
Форматирование текста
Форматирование символов
Форматировать текст можно, преобразуя вид символов так, чтобы сделать их полужирными (выделенными), подчеркнутыми, написанными курсивом (италикой), большими или маленькими, шрифтом одного вида или другого.
Вид символа – это один из атрибутов текста. Другим атрибутом текста является его размер. Характеристикой размера печати является кегль шрифта. Единица измерения кегля – это пункт (point) – точка. Среди терминов, относящихся к размеру шрифта, используется еще цицеро.
1 пункт = 1/72 дюйма = 0,375 мм
3 пункта = 1мм
72 пункта = 1 дюйм
12 пунктов = 1 цицеро = 0,43 см = 1 интервал на пишущей машинке
6 цицеро = 1 дюйм = 2,54 см
Понятие шрифт относится к полному набору символов алфавита, имеющих рисунок, определенную насыщенность, наклон и размер. Шрифты, разные по размеру и начертанию, но одинаковые по характеру рисунка, объединяются в одну группу, называемую гарнитурой шрифта. Каждая гарнитура имеет свое наименование (Arial, Times New Roman и т.п.). Кегль– размер шрифта, включающий высоту буквы и свободные пространства над и под буквами, образующие промежутки между строками текста.
Чтобы применить форматирование по размеру и виду уже набранного текста, его следует выделить, а затем установить требуемые размеры и вид шрифта. Это можно выполнить, вызвав окно диалога «Шрифт» на ленте «Главная» или нажав сочетание клавиш Ctrl +D.
Форматирование абзацев
Форматируя абзацы их можно центрировать, выравнивать по левому и правому краю, изменять междустрочное расстояние, располагать абзацы на расстоянии друг от друга. Это можно делать либо по ходу работы, либо включить форматирование в описание стиля.
Форматирование абзаца удобнее задавать, вызвав окно диалога «Абзац». Это окно можно увидеть при вызове команды «Абзац…» на ленте «Главная». Вид окна диалога показан на рисунке 49. Выравнивать текст можно по ширине, левому или правому краю, а также текст можно центрировать (расположить в середине страницы).
Уровень текста связан со стилем, которым этот текст набран. Об этом мы поговорим чуть позднее.
Можно задавать отступы текста от левого и правого полей.
Для выделения абзаца на станице его принято оформлять абзацным отступом. Отступом на первой строке абзаца. Величина отступа задается в поле счетчика.
Между абзацами может быть задан интервал. Это особенно актуально, когда требуется интервал между заголовком и основным текстом.
Очень важный для оформления документа параметр междустрочный интервал. Такое расстояние называется интерлиньяжем. Междустрочный интервал в Microsoft Word, подобно кеглю, измеряется в пунктах. Стандартное значение междустрочного интервала, заданное по умолчанию соответствует примерно 120% от кегля шрифта. Например, для кегля в 10 пунктов будет использоваться интерлиньяж в 12 пунктов.
Рисунок 49 – Окно диалога «Абзац»
Форматирование с помощью стиля
Современный текстовый процессор Microsoft Word имеет в своем арсенале средство автоматизации труда пользователей – стили. Стили присоединяются к документу и определяют особенность формы текстового абзаца. Применение стилей совершенно необходимо, если Вы создаете многостраничный документ или разрабатываете стандартную форму, которая затем будет часто повторяться и в других документах. Разработав однажды нужный стиль, Вы можете затем легко использовать его в остальных документах.
Стилем называется совокупность приемов форматирования (гарнитура шрифта, его начертание, размер, выравнивание и т.д.), которой присвоено имя и отведено специальное место в памяти компьютера. Стиль абзаца позволяет присвоить какому-либо абзацу весь набор установленных параметров за один этап.
Задать нужный стиль можно, выделив абзац и выбрав нужный стиль из списка стилей. При просмотре списка стилей следует обратить внимание, что многие из них помечены символом конца абзаца ¶. Если Вы в тексте выделили не полностью абзац, только часть его, и хотите задать такой стиль, Вы присвоите только гарнитуру шрифта и ее начертание.
Если в списке нет нужного Вам стиля, можно его создать, выбрав стиль, на основе которого будет создан ваш, стиль следующего абзаца и определив форматирование шрифта и абзаца для данного стиля.
При использовании стиля для форматирования абзацев нужно следовать следующим правилам:
· правильно выбирайте задаваемый стиль в соответствии с его спецификой (если это заголовок текста, то и стиль следует выбирать – «заголовок», если основной текст, то «основной текст» и т.д.);
· если Вы хотите применить стиль к абзацу на экране, то курсор должен быть внутри абзаца, если курсор будет на свободном месте, то применяемый стиль будет применен к набираемому тексту;
· для форматирования с помощью стилей можно использовать кнопку на ленте «Главная» - . Для этого надо щелкнуть кнопку «Формат по образцу», выбрать абзац, который имеет данный стиль как образец, выделить его, затем щелкнуть внутри абзаца, которому требуется задать данный стиль.
Используя стили серии «заголовок» в Microsoft Word имеется возможность создания структурированного документа. В этой структуре можно присваивать абзацам различные иерархические уровни. Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа. А также создавать красивые оглавления для документа.
Разделы текста
Если нужно, чтобы одни части документа отличались по внешнему виду от других, текст можно разделить на разделы. Все установки текста действуют в пределах одного раздела. Если требуется, чтобы различные участки документа имели разную ширину поля, специфический тип заголовка, различное количество колонок и т.д. нужно применить разбивку на разделы. Для этого вставляют разрыв раздела. Обычно в отдельные разделы выделяют: титульный лист, введение, приложение, схемы и т.д.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Внимательно изучите методические указания к лабораторной работе.
2. Познакомьтесь с развернутым окном программы Microsoft Word. Изучите ленточный интерфейс и попробуйте добавить кнопки на панель быстрого доступа. Например, добавьте кнопку «Выделить все».
3. Получите допуск на выполнение работы у преподавателя.
Откройте программу Microsoft Word, используя меню кнопку «Пуск».
4. Включите линейку;
5 На первой странице документа оформите титульный лист для отчета по первой лабораторной работе в соответствии с требованиями, предъявляемыми в институте к оформлению лабораторных работ студентов. Оформление титульного листа показано в приложении 1.
6 Сохраните созданный Вами титульный лист в Вашей папке, в отдельном файле с именем титул.doc.
7 Откройте файл с отчетом по первой лабораторной работе
8 Отредактируйте текст отчета по первой лабораторной работе в соответствии с возможностями текстового процессора Microsoft Word 2007. Правильно задайте форматирование для различных абзацев текста.
9 Используя буфер обмена, добавьте титульный лист в отредактированный Вами документ.
10 Переверните лист бумаги из вертикального (книжного) положения в горизонтальное (альбомное) положение. Установите на листе бумаги, на котором будет напечатан документ, следующие поля: правое 2 см, левое 2 см, верхнее 1,5 см, нижнее 1,5 см, от верхнего и нижнего края до колонтитула пропустите по 1 см. Свой документ оформите книжечкой, оставив для переплета 1см.
11 Воспользовавшись пунктом меню «предварительный просмотр», посмотрите на книжечку с Вашим отчетом по первой лабораторной работе.
12 Сохраните файл с отчетом по первой лабораторной работе в виде книжечки, в отдельном файле, добавив к его имени букву к.
Внимание!!!После выполнения первых 12-ти пунктов этой лабораторной работы в Вашей папке на рабочем компьютере должно быть четыре файла.Дватекстовых с отчетами по первым двум работам.Файл титулв формате Microsoft Word 2007.И файлОтчет 1_к,также в формате Microsoft Word 2007.
13 Откройте для редактирования файл с отчетом по второй лабораторной работе.
14 Отредактируйте текст файла по всем правилам работы в Microsoft Word.
15 Используя буфер обмена, добавьте в текст, созданный Вами ранее титульный лист. Отредактируйте название и номер лабораторной работы.
16 Пронумеруйте страницы. Титульный лист не нумеруйте. Нумерацию начинайте со второй страницы.
17 Создайте «автотекст»из следующих фраз: цель работы; контрольные вопросы; выводы.
18 Сохраните документ с отчетом по второй лабораторной работе.
19 Создайте новый документ, используя кнопку «создать» на панели инструментов.
20 Оформите отчет по третьей лабораторной работе, копируя титульный лист и воспользовавшись созданным «автотекстом». Ответы на контрольные вопросы скопируйте из файла с текстом методических указаний, который находиться на сервере в папке «Методички». Не забудьте пронумеровать страницы и проверить правописание.
21 Сохраните документ с отчетом в своей папке на рабочем компьютере.
22 После выполнения лабораторной работы в Вашей папке должны храниться следующие документы:
а) файл с отчетом по первой лабораторной работе оформленный в виде книжечки;
б) файлы с отчетами по второй и третьей лабораторным работам оформленные как обычные документы в одну колонку;
в) файл, в котором хранится титульный лист для следующих отчетов.
г) файлы в формате .txt, которые были созданы ранее.
23 Созданные отчеты должны содержать абзацы:
заголовков – стиль «заголовок 1» отформатированный в соответствии с ГОСТ;
обычного текста – стиль – обычный отформатированный в соответствии с ГОСТ.
А также абзацынумерованного и маркированного списков,отформатированные в соответствии с ГОСТ.
ГОСТ на оформление документов описан в приложении 2.