Объяснительные записки работников, по требованию работодателя
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушенияхтрудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.
Пример оформления объяснительной записки
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно — дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.
Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия (см. рис. 3.9).
Виды объяснительных записок
По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:
§ сопровождающие основной документ;
§ поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Справка служебного характера
Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Пример оформления справки
Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Справка личного характера
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.
При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.
В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).
Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.
Протокол оформляется на общем бланке.
Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.
Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.
Как написать служебную записку
Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:
· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
· наименование документа – Служебная записка;
· дата составления и номер;
· заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;
· текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
· должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.
Образец служебной записки на приобретение компьютера
| Отдел кадров | Начальнику отдела информационных технологий ООО «Премиум» Сыроежкину М. В. |
Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва
О ремонте (замене) компьютера
Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.
В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.
| Начальник отдела кадров | Бойко | Н.И. Бойко |
Образец служебной записки о выдаче продукции
| Отдел трейд-маркетинга | Начальнику отдела продаж ООО «Виста» Березе Юлии Семеновне |
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.
О выдаче продукции
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».
Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.
Регион: Санкт-Петербург, Воронеж
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
| Начальник отдела трейд-маркетинга | Соловьева | И. А. Соловьева |
Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.