Вопрос 27. Орфографический и стилистический контроль, исправление ошибок (MS Word).

Составив документ, можно убедиться в отсутствии ошибок. Кроме того, имеется возможность подобрать синонимы к выделенным словам, находить грамматические и стилистические ошибки. Программный продукт проверки правописания включает средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания – автоматический и командный. Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки «Автоматически проверять орфографию» и «Автоматически проверять грамматику» на вкладке «Правописание» окна команды Сервис - Параметры. В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться, нажав кнопку «Пропустить». Если слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки, то его можно добавить в пользовательский словарь. В 42

командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке «Правописание» команды Сервис - Параметры. Запуск проверки выполняется командой Сервис - Правописание или кнопкой абв на панели инструментов.

В процессе набора текста Word может автоматически исправлять опечатки или ошибки в правописании. Некоторые типичные опечатки исправляются сразу после того, как ставится пробел в конце слова, если включен режим «Автоматически исправлять орфографические ошибки» (Сервис - Автозамена).

Слова, в которых допущена орфографическая ошибка, программа подчеркнет красной волнистой линией. Это происходит благодаря функции автоматической проверки орфографии, которая по умолчанию всегда включена.

Завершив ввод текста, можно щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню объекта, которое позволит:

1) выбрать из предлагаемых слов в нижней части меню правильный вариант;

2) выбрать команду Пропустить или Заменить;

3) выбрать команду Правописание.

Если контекстное меню не предлагает никаких вариантов, необходимо щелкнуть на неправильно написанном слове и исправить ошибку самому.

Вопрос 28. Параметры страницы и способы их задания (MS Word)

Параметры страницы предназначены для того, чтобы задать документу желаемый вид. Параметры страницы задаются непосредственно перед началом форматирования и размещения в нем различных объектов, но можно задать их и в конце работы над документом, но при больших значениях полей, внешний вид документа может существенно измениться.

Поля документа

Поля документов можно быстро настроить, используя готовые шаблоны. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» - щелкните кнопку «Поля» и выберите один из вариантов полей.

В ручную:

• «Разметка страницы» - в группе «Параметры страницы» щелкните «Поля» и в раскрывшемся окне щелкните «Настраиваемые поля». Откроется окно «Параметры страницы» на вкладке «Поля»;

• В областях положения полей задайте их величину, размер переплета в области «Переплет» и положение переплета в одноименной области;

• Щелкните по значку открытия диалогового окна «Параметры страницы» при 43

открытой вкладке «Разметка страницы» в группе «Параметры страницы».

Ориентация страницы

• Вкладка «Разметка страницы» - в группе «Параметры страницы» щелкните кнопку «Ориентация» и выберите нужный вариант;

• «Разметка страницы» - группа «Параметры страницы» - щелкните по значку открытия диалогового окна «Параметры страницы» и выберите нужную в области «Ориентация»;

• Двойной щелчок по линейке.

Размер бумаги

• «Разметка страницы» - в группе «Параметры страницы» щелкните кнопку «Размер» и выберите одну из 13-ти присутствующих заготовок.

Для более тонкой настройки:

• «Разметка страницы» - группа «Параметры страницы» - «Размер» - «Другие размеры страниц»;

• «Разметка страницы» - в группе «Параметры страницы» щелкните по значку открытия окна «Параметры страницы» и перейдите на вкладку «Размер бумаги»;

• Двойной щелчок по линейке – вкладка «Размер бумаги».

Окно параметры страницы имеет три вкладки: «Поля», «Размер бумаги» и «Источник бумаги».

Вкладка «Поля»

В области «Поля» задаем четыре поля документа. Для стандартных официальных документов значения полей равны: левое – 2,5см (1 дюйм), правое – 1,25-1,5 см (около полдюйма), верхнее и нижнее 1,5 – 2см (в некоторых документах нижнее поле больше верхнего), а максимальные значения полей равны: для левого – 3см, для остальных – 2см.

В списке «Переплет» выбирается расположение переплета – слева или вверху. Переплет часто применяется при подготовке брошюр, календарей, справочников, а в обычных документах он, как правило, не задается.

Если в рамках одного документа необходимо разместить два документа по вертикали, откройте список и в поле «Несколько страниц» и выберите пункт «2 страницы на листе».

В работе с двухсторонними документами используйте зеркальные поля. В этом случае левое и правое поле автоматически меняется местами на нечетных и четных страницах. Для этого в области «Страницы» в поле «Несколько страниц» из раскрывающегося списка выберите пункт «Зеркальные поля».

В области «Образец» в раскрывающемся списка «Применить» выберите вариант 44

применения изменений.

• «К текущему разделу» - внесенные изменения применяются только к текущему разделу;

• «До конца документа» - от выделенного места до конца документа. Если вы измените, например, размер полей, это коснется только страниц, находящихся в поле выделенного участка;

• «Ко всему документу» - изменения будут применены ко всему документу.

Вкладка «Размер бумаги»

В области «Размер бумаги», можно выбрать заданный размер бумаги по формату – А4, А3, А5 и т.д.

В полях «Высота» и «Ширина» задается произвольный размер.

В области «Подача бумаги» выбирается, как будет подаваться бумага на печать. Рекомендуется использовать значения по умолчанию.

Область «Образец» аналогична вышеописанной.

Вкладка «Источник бумаги»

В области «Раздел» в поле «Начать раздел» можно выбрать, откуда начнётся следующий раздел.

В области «Страница», можно выбрать выравнивание:

• «По верхнему краю» - это значение по умолчанию, и используется оно чаще всего;

• «По центру» – строки текста будут выравнены по центру документа, и текст будет равномерно заполняться от центра, вверх и вниз;

• «По высоте» – есть определенное сходство с выравниванием текста по ширине, только в данном случае выравниваются строки по высоте страницы. Чем меньше строк на странице – тем больше расстояние между ними;

• «По нижнему краю» - строки выравниваются по низу страницы. Часто используется в письмах и прологах к художественным новеллам.

В области «Различать колонтитулы» можно задать расстояние до верхнего и нижнего колонтитула, и то, как будут различаться колонтитулы – по первой странице или по четным/нечетным страницам.

Значения по умолчанию

Если вы все время работаете с одним типом документов, и необходимо использовать одни и те же параметры страницы, задайте значения по умолчанию. Перейдите в окно «Параметры страницы» и задайте искомые параметры, затем щелкните кнопку «По умолчанию» и подтвердите выбор. Данные параметры будут применены для всех 45

последующих документов до следующего внесения изменений.

Вопрос 29. Нумерация страниц. Параметры колонцифры (нумерации) (MS Word)

Страницы многостраничного документа, как правило, нумеруются. Обычно номер располагается в верхнем или нижнем поле у правой границы или посередине. Номер всегда является частью колонтитула, может изменяться только способ его вставки. Нумеруются страницы посредством команды

Вставка –> Колонтитулы -> Номер страницы.

При вставке номера указывают:

• положение номера на странице:

a) Если выбрать пункт «Вверху страницы», то нумерация в Word 2010 будет отображаться вверху страницы.

b) Если выбрать пункт «Внизу страницы», то нумерация в Word 2010 будет отображаться в самом низу страницы.

c) Если выбрать пункт «На полях страницы», то нумерация в Word 2010 будет отображаться на середине каждой страницы слева или справа (Простой номер,номер с фигурами и т.д.).

d) Если выбрать пункт «Текущее положение», то нумерация в Word 2010 будет отображаться в том месте, где у вас установлен курсор.

• способ выравнивания (по горизонтали)

• формат номера страницы:

a) формат номера

b) включить номер главы: стиль, разделитель, примеры

c) нумерация страниц: продолжить, начать с

• возможность удалить номера страниц

Вопрос 30. Табуляция. Использование настраиваемой табуляции для оформления структурированных абзацев.46

Средства табуляции. Табуляцию, как правило, используют для оформления структурированных абзацев, каждая строка которого состоит из нескольких структурных элементов, т.е. для размещения текста в нескольких колонках. Word позволяет использовать два вида табуляций: по умолчанию (действует для всего текста) и установленную (действует для отдельных абзацев). Mapкеры (позиции) табуляции устанавливаются посредством команды Формат -> Табуляция (или Формат -> Абзац -> Табуляция).

В поле «По умолчанию» указывается величина интервала, на который перемещается курсор при нажатии клавиши <Таb>. Поле «Позиции табуляции» предназначено для установки маркера табуляции, т.е. позиции, на которую будет установлен курсор при нажатии клавиши <Таb>. Существуют пять типов табуляции (выравнивания текста относительно позиции табуляции):

· по левому краю (маркер указывает левую границу текста); по правому краю (маркер указывает правую границу текста);

· по центру (маркер указывает центр текста);

· по разделителю (маркер указывает положение десятичной точки чисел);

· с чертой (в позиции табуляции располагается черта).

Для установления маркеров следует выполнить следующую последовательность действий (при открытом окне Табуляция):

1) ввести положение позиции табуляции от левого края поля набора в поле «Позиция табуляции»;

2) выбрать тип табуляции в группе «Выравнивание»;

3) щелкнуть по кнопке «Установить» (позиция табуляции отображается в списке);

4) повторить п. 1-3 для каждого маркера;

5) щелкнуть по кнопке «Ok» (маркеры табуляции отобразятся на верхней линейке).

Для удаления маркера табуляции следует выделить его в списке и щелкнуть по кнопке «Удалить».

Для размещения структурных элементов в нужном месте строки следует устанавливать курсор в начало структурного элемента и нажимать клавишу Tab. Поскольку за клавишей Tab может быть закреплена функция установки отступа слева, следует снять флажок «установка отступов клавишами» (Сервис—Параметры—вкладка Правка).

Вопрос 31. Подготовка документов на основе образцов. Бланочная часть документов и её заполнение.47

Бланочная часть документа – подчеркнутые полностью пустые строки или части строк с подстрочниками или без. Подстрочники оформляются отдельным абзацем. На первом этапе формируется «пустой» абзац, в который в последствии будет вставлен текст. На следующем этапе отдельным абзацем набирается подстрочник. Если в документе используется несколько строк с подстрочниками, они набираются последовательно: «пустой» абзац, подстрочник, «пустой» абзац, подстрочник и т.д.

Заполняемая текстом строка («пусто» абзац), подчеркивается. Для этого целесообразно использовать команду Формат -> Границы и заливка, в окне которой при открытой вкладке «Граница» установить толщину линии в пт и расположение линии – под абзацем. Для оформления подстрочника используется надстрочное начертание символов, что осуществляется путем выделения текста подстрочника и применения к нему шрифтового оформления: значок верхнего индекса в режиме «Формат -> Шрифт».

Подчеркнутую «пустую» часть строки рекомендуется создавать и оформлять следующим образом:

· Ввести последовательность пробелов, причем первый и последний пробел – неразрывные (Ctrl+Shift+Space (пробел))

· Применить к последовательности пробелов шрифтовое выделение – подчеркивание (Формат -> Шрифт -> Подчеркивание).

Для создания «пустой» подчеркнутой строки можно использовать и средства настраиваемой табуляции.

Заполнение бланочной части документа следует производить в режиме замен для части строк (выделить «пустую» подстроку и набрать требуемый текст) и в режиме вставки для полностью пустых строк.

Вопрос 32. Подготовка и оформление таблиц (MS Word)

Количество строк и столбцов в планируемой таблицы рекомендуется просчитать заранее. Иначе придётся добавлять столбцы, что может отразиться на дальнейшем оформлении таблицы. Ширину столбцов следует рассчитать и установить до заполнения таблицы. Таблица может иметь многоуровневую шапку.

Для создания таблицы необходимо вкладка «Вставка» → Таблица → Вставить таблицу. Появится диалоговое окно, в котором следует задать число строк и столбцов, способ подбора ширины столбцов (постоянная ширина, по содержимому, по ширине окна). Линии по умолчанию рисуются пунктиром.

Данные в таблицу вносятся построчно, переходя от одной ячейки к другой при помощи с помощью клавиши Tab. Текст, как правило, выравнивается по левому краю, целые числа – по правому, десятичные дроби – относительно десятичной запятой.

После заполнения таблицы её следует обрамить (вкладка «Конструктор» → группа «Стили таблиц» → команда «Границы»). Отдельные структурные элементы можно тонировать.

Редактировать можно не только содержимое таблицы, но и её структуру:

· добавить столбцы;

· добавить строки;

· удалить выделенные ячейки, строки, столбцы;

· объединить выделенные ячейки;

· разбить выделенные ячейки.

Вставить можно несколько строк или столбцов. Для этого необходимо выделить нужное количество строк/столбцов. Вставка столбцов: вкладка «Макет» → группа «Строки и столбцы» → Вставить слева/справа. Вставка строк: вкладка «Макет» → группа «Строки и столбцы» → Вставить снизу/сверху.

Для удаления необходимо выделить нужные ячейки, столбцы, строки: вкладка Макет → Удалить.

Объединение ячеек: выделить ячейки → вкладка «Макет» → группа «Объединить» → команда «Объединить ячейки».

Разбиение ячеек: выделить ячейки → вкладка «Макет» → группа «Объединить» → команда «Разбить ячейки».

Можно изменить с помощью инструмента «Автоподбор» вкладки «Макет» или дважды щёлкнуть мышью на одной из вертикальных линий или перетащить вертикальную линию в нужную сторону с помощью мыши.

Содержимое ячейки может располагаться по левому краю, по центру, по правому краю относительно вертикальных границ и сверху, по центру, снизу относительно горизонтальных границ. Что распложить содержимое нужным образом, проще всего воспользоваться командой «Выравнивание в ячейке» контекстного меню.

Вопрос 33. Сноски: средства создания и оформления (MS Word)

Сноски могут размещаться внизу страницы (обычная сноска) или в конце документа (концевая сноска). Вставка сноски осуществляется вкладка Ссылки → Сноски, в окне которой устанавливаются необходимые параметры:

· вид сноски;

· вид ссылочного знака (число/специальный символ);

· положение (в конце документа/раздела, внизу страницы/текста);

· формат номера;

· начальный номер;

· способ нумерации (в пределах всего документа, раздела, постраничный).

Затем курсор устанавливается в местоположение сноски, куда следует ввести текст. Как правило, текст сноски – это отдельный абзац.