Создание вычисляемого поля

Для получения самой интересной информации из сводной таблицы зачастую необходимо соединить несколько полей в выражении. Классический пример (который вы уже видели раньше в этой главе при обсуждении перекрестного запроса) — умножение количества зака­занных изделий на цену изделия для определения итоговой выручки. Можно также умно­жить цену товара на количество единиц товара на складе для определения стоимости запасов, имеющихся у вас под рукой.

Этот метод действует и всводной таблице, но для его реализации потребуется немного больше работы.

1. В режиме Сводная таблицавыберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор→Сервис→Формулы→Создание вычисляемого поля сведений(PivotTable Tools | Design → Tools → Formulas → Create Calculated Detail Field).

На экране появится окно Свойства(Properties) с несколькими вкладками, в данный мо­мент отображена вкладка Вычисление (Calculation) (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Это вычисляемое поле перемножает значения двух полей

2. В поле Имя(Name) введите имя вычисляемого поля.
Например, можно ввести имя TotalRevenue.

3. В большое поле, расположенное под полем Имя,введите выражение, выполняющее вычисление.

Можно ввести, к примеру, [UnitPrice] * [OrderQty].

Вы можете применять любую комбинацию функций Access и полей исходной таблицы. (Сведения о создании выражений для вычисляемых полей можно найти в разд. "Вычисляемые поля "главы 7.) Если вы забыли имя поля, можно воспользоваться раскры­вающимся списком, расположенным под текстовым полем. Просто выберите поле и щелкните мышью кнопку Добавить ссылку на(Insert Reference To).

4. Используя другие вкладки, измените, как считаете нужным, параметры форматирования вашего поля.

Другие вкладки позволяют управлять тем, как ваше вычисляемое поле решает иные за­дачи, связанные со сводной таблицей (например, отбор записей) и параметрами форма­тирования поля. Самые полезные параметры находятся на вкладке Формат(Format), позволяющей задать шрифт, цвет и (что особенно важно) формат вывода Денежныйдля поля TotalRevenue,таким образом, оно отображается со знаком валюты в соответствии с настройками вашего компьютера, запятыми и двумя знаками в дробной части.

5. Щелкните кнопкой мыши вкладку Вычисление (если она не выбрана в настоящий момент) и щелкните мышью кнопку Изменить(Change) для вставки вычисляемого поля в сводную таблицу.

Если вы воспользовались кнопкой Без подробностей(Hide Details) для сворачивания сводной таблицы и отображения только итоговых данных, то ничего не увидите в ней. Только что добавленное вами вычисляемое поле — это поле сведений или подробностей. Для того чтобы увидеть полный список значений всех записей, выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор→Показать или скрыть→С подробностями(PivotTable Tools | Design → Show/Hide →Show Details), прежде чем продолжить. Ваше вычисляемое поле также появится в окне Список полей сводной таблицы.Если позже захотите от него избавиться, щелкните поле в этом списке правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.Вследующем пункте добавляется полезный итог к вашему полю сведений.

6. Щелкните правой кнопкой мыши вычисляемое поле, выберите команду Автовычисленияи задайте вариант групповой операции (например, Сумма), затем можно щелкнуть поле правой кнопкой мыши ивыбрать команду Без подробностей, чтобы вернуться к более компактному сводному представлению данных.

Ваше итоговое поле появится в списке полей сводной таблицы в группе Итоги,располо­женной в верхней части списка. Для удаления этого поля щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.Для удаления поля из сводной таблицы, но сохране­ния его под рукой для применения в дальнейшем, щелкните мышью поле в таблице и выбе­рите команду Удалить.Если вам не нравится длинное имя итогового поля (которое обычно выглядит как "Sum of TotalRevenue" (Сумма TotalRevenue)), щелкните поле правой кноп­кой мыши и выберите команду Свойства,чтобы открыть одноименное окно. Укоротить имя можно на вкладке Заголовки(Caption) в текстовом поле Заголовок(Name).

На рис. 9.17 показан окончательный вариант примера.