Предварительная постановка задач для компьютерной реализации

Вологда

Г.

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

Филиал в г. Вологде

ЗАДАНИЕ

к курсовой работе по дисциплине «Проектирование и эксплуатация экономических корпоративных информационных систем»

Быкова Наталия Николаевна

1. Тема курсовой работы: «Автоматизация процессов взаимодействия менеджера с клиентами автосалона»

2. Срок сдачи студентом курсовой работы: 16.12.2011.

3. Входные и выходные данные, необходимые для выполнения курсовой работы:

Входными данными является информация о предприятии, его информационная база, информация о необходимых преобразованиях, автоматизации конкретных процессов. Выходными данными являются схемы работы предприятия, программа автоматизации необходимых процессов, выводы.

4. Перечень подлежащих рассмотрению вопросов:

· результаты обследования предприятия, его краткая характеристика (структура, вид экономической деятельности, подчиненность, история создания и развития и др.);

· описание основных бизнес-процессов предприятия, системы внешних и внутренних связей, основных технико-экономических показателей процессов;

· моделирование деловых процессов предприятия, подлежащих автоматизации в рамках выбранной области, в BPWin, MS Visio и/или в другой удобной для разработки нотации;

· организационно-экономические проблемы, которые могли бы быть решены применением ИТ в выбранной области автоматизации; получены оценки ущерба фирме от выявленных выше проблем;

· разработка ТЭО и обоснования выбора путей решения проблем с применением ИТ;

· состав задач предлагаемой информационной системы и предпочтительный вариант реализации (проектирование, адаптация, применение типового проектного решения и т.п.);

· оценка ожидаемых показателей экономической эффективности создаваемой КИС.

5. Дата выдачи задания «11» ноября 2011г.

Руководитель К.т.н., доцент Полянский А.М.

Задание принял к исполнению ………………………..

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Характеристика автосалона

2. Описание бизнес-процессов автосалона

3. Выявление проблем в деятельности автосалона

4. Выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных

информационных технологий, и определение возможных путей реализации

5. Технико-экономические расчеты и выбор варианта информатизации

6. Предварительная постановка задач для компьютерной реализации

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, или, иными словами, программные продукты, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров. Стоит нам переустановить программное обеспечение компьютера или добавить какой-либо новый программный продукт, и мы сможем решать на этом компьютере совершенно новые задачи.

Следовательно, используемые программные продукты должны соответствовать определенным критериям, обеспечивающим надежность работы компьютера и удобство работы пользователя.

В соответствии с заданием курсового проектирования требуется создать локальную информационную систему работы с базой данных Oracle для использования в автосалоне для учета имеющихся автомобилей, их продаж и персонала салона. Система должна содержать средства, необходимые для оперативного изменения базы данных с целью поддержки информации в актуальном состоянии.

Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации.

Проектирование базы данных Oracle ведется для упрощения работы менеджера со всем ассортиментом предложенных автомобилей и процессом продажи, при взаимодействии с клиентами автосалона.

Актуальность разработки программы заключается в следующем:

o Приложение для работы менеджера автосалона представляет собой программу для управления базой данных Oracle;

o программа полностью автоматизирует труд оператора ПЭВМ: автоматически заносит вводимые пользователем данные в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей);

o при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных проданных автомобилей и списка машин в наличии.

ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОСАЛОНА

Современный бизнес стремится к автоматизации. Не чужд автоматизации и бизнес по организации автосервиса. В настоящее время достаточно большое число компаний занимаются автоматизацией сервисных центров. Отметим, что автоматизация автосервиса позволяет существенно повысить эффективность бизнеса за счет сокращения времени для выполнения рутинных операций (оформление заказ-нарядов, заказ запчастей, наличие "под рукой" всей накопленной информации, и т.п.), для анализа деятельности предприятия и принятия своевременных управленческих решений. Современные программы для автоматизации автосервиса вполне приемлемы по цене и окупаются меньше чем за 2-3 месяца.

В данной работе рассматривается коммерческая организация, представляющая собой автосалон для продажи автомобилей. Таким образом, можно утверждать, что основной целью такой организации, является извлечение прибыли посредством продажи новых автомобилей своим клиентам. Внешней средой по отношению к ней являются поставщики (компании- импортеры) и клиенты.

В ходе выполнения курсовой работы будет создано приложение для

автоматизация процессов взаимодействия менеджера с клиентами автосалона

Авангард.

Автосалон "Авангард-Вологда" является официальным дилером марки Lifan в городе Вологда. Автосалон также предлагает автомобили марок: Lexus, Toyota, Suzuki, Mazda, Ford, Honda, Chevrolet, KIA, Chance, Skoda, УАЗ.

Автоцентр «Авангард» предлагает услуги профессиональных менеджеров–консультантов, которые помогут в выборе автомобиля самой разнообразной комплектации, прошедших предпродажную подготовку. Для этого и будет создано приложение.

Также определяется система правил, которым подчиняется данная предметная область:

1. Автосалон имеет переменное количество должностей сотрудников на каждой из них.

2. У автосалона есть автомобили в наличии, также ведется статистика по проданным автомобилям и их покупателям.

3. Программа предполагает однопользовательский интерфейс, реализующий весь функционал программы.

Во главе автосалона стоит исполнительный директор, в подчинении которого находятся следующие подразделения: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, служба безопасности, информационный отдел, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел, отдел CRM(custom relation management). Структура отдельного автосалона представлена на рисунке:

Рис.1 Организационная структура автосалона

ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АТОСАЛОНА

Отдел продаж

Цель коммерческой организации выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми фигурами отдела являются менеджеры отдела продаж, на которых ложится обязанность максимизировать прибыль посредством продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча клиента и ведение необходимого документооборота. Структура отдела продаж представлена на рисунке:

Рис.2 Структура отдела продаж

Функции и задачи отдела.Основная функция отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов:· Встреча клиента в автосалоне.· Помощь и консультация в выборе автомобиля. · Проведение тест-драйва.· Заказ на заводе-производителе автомобиля необходимой комплектации.· Обслуживание склада автосалона.· Отслеживания текущего положения дел по каждому автомобилю.· Ведение необходимого документооборота.· Оформление кредита и страхование автомобиля.· Выдача автомобиля клиенту.Основными документами отдела продаж являются следующие:· Годовой план поставок автомобилей.· Договор купли-продажи автомобиля.· Паспорт транспортного средства.· Акт приема-передачи.· Транзитные номера.· Сервисная книжка.Отдел маркетингаПринято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:· Организация разработки стратегии проведения рекламных акций в средствах массовой информации под лозунгом нашей компании.· Участие в подготовке годового плана продаж.· Организация выставок и мероприятий по привлечению потенциальных клиентов.Структура отдела маркетинга представлена на рисунке: Рис.3 Структура отдела маркетингаБухгалтерияЛюбая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии. Структура отдела бухгалтерии представлена на рисунке: Рис.4 Структура отдела бухгалтерииФункции отдела:· Контроль и анализ финансового состояния компании.· Учет хозяйственных средств.· Организация своевременной уплаты налогов и сборов. · Прием оплаты клиентом автомобиля.· Ведение расчетных операций с компанией-импортером.· Взаимодействие с проверяющими организациями. Отдел CRM (Отдел особых взаимоотношений с клиентами)Автосалон «Авангард» отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции привлечет, убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT. Выделяются основные функции этого отдела:· Сопровождение единой базы данных клиентов автосалона.· Поздравление клиента с покупкой автомобиля в виде поздравительных посылок.· Рассылка поздравительных открыток.· Приглашение клиентов на особые акции и презентации автосалона. · Создание атмосферы особого отношения с клиентомСтруктура отдела CRM представлена на рисунке: Рис. 5 Структура отдела CRMОтдел кадровОтдел кадров является неотъемлемой частью любой компании. Большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела:· Обеспечение постоянства кадрового состава за счет поддержания баланса приема и увольнения сотрудников.· Планирование карьеры сотрудников.· Создание и планирование тарифной сетки.· Создание планов подготовки и повышение квалификации сотрудников.· Соблюдение норм трудового законодательства.· Укрепление трудовой дисциплины и охрана труда.· Обеспечение своевременной отчетности.· Планирование и создание социальных пакетов организации. Структура отдела представлена на рисунке: Рис.6 Структура отдела кадров Информационный отдел (IT-отдел)Представить работу компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения стало практически невозможно. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, потому необходимы компетентные люди, способные поддерживать их работоспособность. Основные функции отдела:· Создание базы аппаратного и программного обеспечения.· Поддержка базы в работоспособном состоянии.· Помощь работникам компании в работе с базой обеспечения.· Поддержка сайта компании.· Сборка и наладка серверов и ПК сотрудников.Структура отдела представлена на рисунке: Рис.7 Структура информационного отдела Административно-хозяйственный отдел (АХО)Поскольку организация стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная чистота и порядок внутри автосалона. Поэтому важную роль в ней играет административно-хозяйственный отдел. · Основные функции отдела:· Контроль и обеспечение соблюдения санитарных норм.· Закупка необходимого количества средств, необходимых для работы.· Ведение отчетности.· Взаимодействие с контролирующими организациями.Структура отдела представлена на рисунке: Рис.8 Структура административно-хозяйственного отдела Служба безопасностиОсновные функции отдела:· Охрана зданий, склада, технических средств автосалона.· Обеспечение режима безопасности клиентов и сотрудников автосалона.· Предотвращение доступа посторонних лиц к объектам и документам, связанным с понятием коммерческой тайны.· Локализация и устранение возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой тайны. Структура отдела службы охраны представлена на рисунке: Рис.9 Структура отдела службы охраны
ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АВТОСАЛОНАВ данном разделе приведены результаты проблемного анализа предметной области.Анализ осуществлен с точки зрения сотрудников автосалона, стремящихся решить ряд проблем по средствам внедрения информационной системы. Под проблемой понимается препятствие, которое стоит на пути достижения цели, либо требует дополнительных ресурсов для ее решения.В результате проведения проблемного анализа выявлены следующие проблемы:· Необоснованные затраты времени кассира на ввод номера квитанции и номера автомобиля в расчетно-кассовый аппарат· Затраты времени на устранения ошибок ввода номера автомобиля в случае неправильного ввода· Высокая трудоемкость рутинных процессов управления· Невозможность своевременного и точного выявления ситуаций, приводящих к материальным потерям, связанным с несвоевременным изменением информации· Затруднения с проведением анализа различных моментов деятельности фирмы из-за нерациональности использования ресурсов и неупорядоченной информации
ВЫБОР ПРОБЛЕМ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕШЕНИЮ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВОЗМОЖНЫХ ПУТЕЙ РЕАЛИЗАЦИИОсновные требования к решению задачи по автоматизации, выявленные в ходе анализа деятельности организации и необходимых аспектов ее автоматизации:· Упрощение работы менеджера автосалона· Сокращение времени на обработку информации· Структурированность данных· Обеспечение проверки правильности данных · С учетом возможности роста сети должна присутствовать возможность расширения системы· Удобный пользовательский интерфейс, обеспечивающий безопасность работы· Использование современного аппаратного обеспечения· Поддержка больших объемов хранимых данных по каталогу автомобилейПри составлении программы по автоматизации работы менеджера автосалона был усовершенствован процесс работы, путем формирования определенных этапов деятельности менеджера, выявление их последовательности, показаны документы, необходимые для решения различных задач, влияние заказчика на деятельность организации.Сам процесс продажи автомобиля, чем в основном занимается менеджер автосалона, состоит из следующих этапов (Приложение 1):· Составляются требования заказчика, причем в этом процессе участвует как менеджер, так и сам заказчик, составляется список требований к процессу· Производится поиск автомобилей в наличии на основе требований заказчика, для чего просматривается список автомобилей в наличии и выбирается подходящий вариант· Заполняется информация об интересующем заказчика автомобиля, создается карточка автомобиля, в которую включаются: страна производитель авто, модель, номер кузова, номер двигателя, дата производства, цвет, комплектация, цена; и дополнительно создается карточка заказчика, в которую включается ФИО заказчика и его контактная информация· Оформление заказа, проверка данных и заключение договора с заказчиком· Производится оплата автомобиля, и совершаются условия поставки.Также сам бизнес процесс может быть описан с помощью диаграммы IDEF0 (Приложение 2), при реализации используется такое Case-средство как BPWin.BPWin - функциональное моделирование на основе методологии IDEF0.

IDEF0 — Function Modeling — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность.

ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ И ВЫБОР ВАРИАНТА ИНФОРМАТИЗАЦИИ

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ

Перечень выбранных для автоматизации задач:· описание процесса работы менеджера автосалона· моделирование деловых процессов предприятия, подлежащих автоматизации в рамках выбранной области, в BPWin· составление отчетов, карточек автомобиля и заказчика· управление списком сотрудников Описание процесса работы менеджера автосалона представляет собой форму, которая содержит следующие элементы для управления: автомобили в наличии, проданные автомобили, производители, тип поставок, сотрудники и должности.Моделирование деловых процессов схематически показано в Приложении 1 и Приложении 2. Составление отчетов подразумевает составление карточек автомобиля, заказчика, отчет о продаже, отчет об автомобилях в наличии.Управление списком сотрудников предполагает составление списка должностей, карточки каждого сотрудника, которая включает ФИО, контактную информацию и заработную плату.Входными данными является информация о предприятии, его информационная база, информация о необходимых преобразованиях, автоматизации конкретных процессов. Выходными данными являются схемы работы предприятия, программа автоматизации необходимых процессов, выводы. Взаимосвязь входных и выходных данных отображено в Приложении 1.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По завершении данной работы была создана локальная информационная система работы с базой данных Oracle для использования в автосалоне для учета имеющихся автомобилей, их продаж и персонала салона. Система содержит средства, необходимые для оперативного изменения базы данных с целью поддержки информации в актуальном состоянии.

В работе были соблюдены все правила, которым подчиняется предметная область, в данном случае автосалон. То есть автосалон имеет переменное количество должностей сотрудников на каждой из них и у автосалона есть автомобили в наличии, также ведется статистика по проданным автомобилям и их покупателям.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Методические рекомендации по курсовому проектированию.

2. Якобсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения. СПб., 2002.

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003.

4. ГОСТ 34.601–90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Стадии создания. – М.: Изд-во стандартов, 1991.

5. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207–99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. ГОСТ 34.602–89 Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1994.

7. www.wikipedia.org

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 «Процесс продажи автомобиля»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 «Процесс продажи автомобиля. Диаграмма IDEF0»