Сортировка и фильтрация в формах

Сортировка и фильтрация — две незаменимые функциональные возможности, предостав­ляемые программой Access в Режиме формы.Освоить их на самом деле легко — вы уже уз­нали, все что нужно, когда подробно знакомились с листом данных в главе 3. Создатели Access хорошенько позаботились о том, чтобы фильтрация и сортировка действовали в формах так же, как на листе данных. Вы применяете одни и те же команды в одной и той же части ленты для запуска этих средств обработки.

Сортировка в форме

Как вы уже, возможно, поняли, данные в формах отображаются в первоначальном неотсортированном порядке. Иными словами, записи выводятся в том порядке, в каком вы их соз­давали. (Единственное исключение — создание формы, получающей данные из запроса, в котором применялась сортировка.)

К счастью, выполнить сортировку легко. На самом деле отсортировать записи, отобра­жаемые в форме, можно точно так же, как записи на листе данных. Выберите поле, которое хотите использовать для сортировки, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите один из вариантов сортировки. В текстовом поле вы увидите варианты Сортировка от А до Я(в алфавитном порядке) и Сортировка от Я до А(в порядке, обратном алфавитному). Мож­но также использовать кнопки по возрастаниюи по убываниюв группе ленты Главная → Сор­тировка и фильтр.

Дополнительную информацию о вариантах сортировки (включая сортировку по не­скольким полям) см. в разд. "Сортировка" главы 3.

Фильтрация в форме

Фильтрация — средство, позволяющее ограничить общее число отображаемых записей только теми, которые вас интересуют. Средствами фильтрации можно отобрать активных клиентов, имеющиеся на складе товары, дорогостоящие заказы и другие группы записей в соответствии с заданными условиями отбора.

Формы предоставляют следующие варианты фильтрации или отбора.

■ Обычный фильтр отображает список всех значений для конкретного поля и позволяет выбрать те, которые вы хотите скрыть. Его легко применять, но он может потребовать значительного времени. Если вы хотите скрыть числовые значения, попадающие в определенный диапазон, эту работу можно сделать гораздо быстрее с помощью фильтра по условию (filter by condition) (который будет описан чуть позже). Для отображения списка значений обычного фильтра перейдите к полю, которое хотите фильтровать, и щелкните кнопкой мыши Главная → Сортировка и фильтр → Фильтр(Home → Sort & Filter→ Filter). В разд. "Обычный фильтр" главы 3 приведено подробное описание обычных фильтров.

■ Фильтр по выделенному применяет фильтрацию, основанную на имеющемся значении. Сначала найдите значение в одной из записей, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите вариант отбора. Можно щелкнуть правой кнопкой мыши значение цены $25 и выбрать вариант Больше или равно $25(Greater Than or Equal to 25) для того, чтобы скрыть дешевые товары. Более подробную информацию см. в разд. "Фильтр по выделенному " главы 3.

■ Фильтр по условию позволяет задать точное условие для отбора записей. Оно необязательно должно базироваться на имеющемся значении. Для вставки этого варианта фильтрации щелкните правой кнопкой мыши поле и затем найдите подменю с вариантами отбора. Его название зависит от данных, так для текстовых полей в меню включен вариант Текстовые фильтры,для числовых полей — Числовые фильтрыи т. д. Вы можете больше узнать об этом типе фильтра в разд. "Расширенный фильтр" главы 3.

§ Расширенные фильтры — это фильтры, в которых условия отбора формируются с по­мощью окна, напоминающего окно Конструкторазапросов. Преимущество расширен­ных фильтров состоит в возможности применения фильтрации сразу по нескольким по­лям. Для создания набора расширенных фильтров выберите Главная → Сортировка и фильтр → Дополнительно → Расширенный фильтр(Home →Sort & Filter → Advanced Filter Options → Advanced Filter/Sort).

Примечание

Если вы вставляете запись, не отвечающую установленным в данный момент условиям отбора, новая запись будет скрыта, как только вы ее добавите. Для того чтобы вернуть ее на экран, удалите условия фильтрации с помощью ленты: выберите вкладку Главная, щелкните мышью кнопку Дополнительнов группе Сортировка и фильтри затем выберите команду Очистить все фильтры(Clear All Filters). Или воспользуйтесь кнопкой Применить фильтр(Toggle Filter) для временной приостановки действия фильтра (позже, для того чтобы возобновить действие фильтра, снова щелкните мышью кнопку Применить фильтр).