Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета

После того как совершенный отчет создан, самое время представить его па суд зрителей. Чаще всего для этого выбирается печать.

Напечатать отчет легко — просто выберите кнопку Officeи команду Печать(Print). Но прежде чем вы нечаянно отправите на печать 87-страничный список клиентов с неуклюжим шрифтом размером 24 пункта, неплохо было бы просмотреть конечный результат. Про­грамма Access делает это с легкостью, благодаря встроенному средству Предварительный просмотр(Print Preview).

Подсказка

Для того чтобы напечатать отчет, его не нужно открывать. Просто выделите его в области пе­реходов и затем выберите команду Печать из меню Office. Но учтите — когда применяется этот ускоряющий прием, вы лишены возможности предварительно просмотреть результат и должны убедиться в том, что он соответствует вашим ожиданиям до того, как он отправится на принтер.

Предварительный просмотр отчета

Для того чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный отчет, щелкните правой кноп­кой мыши заголовок вкладки с отчетом и выберите команду Предварительный просмотрили выберите Office → Печать → Предварительный просмотр(Office → Print →Print Preview). В режиме предварительного просмотра нельзя вносить изменения в отчет или выде­лять его фрагменты, Вы можете только уменьшать или увеличивать масштаб отображения отчета и переходить со страницы на страницу (рис. 10.11). Когда просмотр отчета будет за­кончен, выберите Предварительный просмотр → Закрыть →Закрыть окно предваритель­ного просмотра(Print Preview → Close Preview → Close Print Preview).

В режиме Предварительный просмотрлента разительно меняется. Исчезают вкладки, которые вы освоили и полюбили, программа Access заменяет их единственной вкладкой, названной Предварительный просмотр(это та же самая вкладка Предварительный про­смотр,которую вы видели во время просмотра подготовленного к печати листа данных в главе 3). Для работы в окне предварительного просмотра можно использовать приемы, с которыми вы познакомились в разд. "Предварительный просмотр страницы" главы 3, одно­временно просматривать несколько страниц (что позволяет увидеть места разрывов стра­ниц) и изменять поля страницы и ориентацию листа бумаги.

Например, кнопки Книжная (Portrait) и Альбомная(Landscape) позволяют переходить от стандартной книжной ориентации (которая располагает короткую сторону листа бумаги сверху) к альбомной (которая поворачивает страницу, помещая длинную сторону листа бу­маги сверху). Книжная ориентация вмещает больше строк, а альбомная — больше столбцов. Как правило, книжная ориентация лучше, при условии, что она может вместить все ваши столбцы. Если же это не так, можно попробовать применить альбомную ориентацию, шрифт меньшего размера, более узкие поля или лист бумаги большего размера.

Примечание

В отчетах в момент их создания всегда применяется бумага стандартного размера (обычно 8.5x11 дюймов или Letter). Но если вы изменяете размер, лист нового размера сохраняется вместе с отчетом. Это означает, что, когда вы откроете отчет в следующий раз, у него будет выбранный вами размер бумаги. Такое же правило действует и в отношении ориентации стра­ницы.

У программы Access есть два дополнительных параметра, которые не включены в стан­дартный предварительный просмотр листа данных.

■ Используйте кнопку Печатать только данные(Print Data Only) для создания потоковой распечатки, которая пропускает такие подробности, как названия столбцов или заголовки отчетов. Этот вариант редко бывает полезен, поскольку полученную в результате распечатку трудно читать.

■ Используйте кнопку Столбцы (Columns) для размещения большего количества данных на странице. Этот вариант действует, если ваш отчет гораздо уже ширины страницы. Например,

если он занимает меньше половины ширины страницы, вы можете удвоить объ­ем данных на странице, применяя две колонки. Вам понадобится вдвое меньше страниц. В разд. "Мастер создания наклеек" главы 11 вы увидите, как применяется многоколоночный отчет для размещения почтовых этикеток на странице.

Рис. 10.11.Для отображения отчета крупным планом один раз щелкните кнопкой мыши. Щелкните мышью еще раз для того, чтобы вернуться назад к отображению всей страницы. Для перехода от одной страницы к другой можно использовать кнопки перехода между страницами в нижней части окна, а для более тонкого изменения масштаба — масштабный ползунок (не показан). Но самые полезные команды расположены на ленте, они позволяют настраивать параметры печати и экспортировать данные отчета в файл другого типа

Подсказка

Многие параметры макета страницы (такие как поля и ориентация страницы) можно изменить без перехода в режим Предварительный просмотр.Много аналогичных кнопок можно найти на вкладке ленты Работа с макетами отчетов | Параметры страницы(Report Layout Tools | Page Setup), которая появляется на экране, когда вы находитесь в Режиме макета.

Экспорт отчета

Вкладка Предварительный просмотр— немного странное творение, поскольку в нее вклю­чено несколько команд, не касающихся печати вашего отчета. Команды в группе Предвари­тельный просмотр → Данные(Print Preview → Data) позволяют сделать моментальную копию данных текущего отчета и экспортировать их в файл другого типа, что позволит про­смотреть отчет вне программы Access или работать с ним в другой программе. Это средство незаменимо, если вы хотите поделиться данными с другими людьми.

Несмотря на то, что Access поддерживает много разных форматов для экспорта отчетов, вам понадобится для отчета лишь несколько из них. (Другие гораздо полезнее при экспорте чистых данных из таблицы или запроса, как объясняется в главе 19.) К форматам, полезным для экспорта отчета, относятся следующие.

■ Экспорт в файл RTF(Word). Этот вариант преобразует ваш отчет в документ, который можно открыть в программе Microsoft Word. Однако применяемый программой Access формат неуклюж. В нем каждый столбец отделяется символами табуляции, а каждая строка — принудительным переводом строки, что затрудняет реорганизацию данных после переноса их в Word. Более удобный вариант экспорта должен был бы поместить данные отчета в таблицу Word, с которой было бы гораздо легче работать.

■ Document HTML.Этот вариант преобразует ваш отчет в форматированный HTML-документ, который годится для публикации в Web-пространстве или для чтения с вашего жесткого диска. Достоинство этого формата заключается в том, что для его просмотра вам нужен только Web-обозреватель (а у кого его нет?). Единственный недостаток формата — невозможность точной передачи форматирования, макета и разбиения на страницы вашего отчета, что станет помехой при желании распечатать экспортированный отчет.

■ Средство просмотра снимков(Snapshot Viewer). Этот вариант создает файл с расширением snp — копию экрана, которую любой пользователь может открыть для просмотра и печати полностью отформатированного отчета. Для того чтобы просмотреть снимок файла, вам понадобится свободно распространяемая программа Snapshot Viewer корпорации Microsoft. (Для загрузки ее из Интернета перейдите на Web-сайт http://office.microsoft.comи найдите поиском "Snapshot Viewer".) Несмотря на то, что программа Snapshot Viewer отлично работает, многие пользователи предпочитают применять более распространенный PDF-формат (следующий в этом перечне), обладающий теми же возможностями. (По правде сказать, Snapshot Viewer — часть наследия более ранних версий пакета Office.)

■ PDF или XPS.Этот вариант позволяет сохранить точное форматирование отчета (поэтому отчет можно напечатать), и пользователям, не имеющим программы Access (и, возможно, даже не имеющим ОС Windows), просмотреть ваш отчет. Единственный недостаток — эта возможность не включена в базовый пакет Access. Вам придется установить свободно распространяемый дополнительный модуль для ее использования (в следующем разделе вы узнаете, как это делается).