Системы автоматизации документооборота

Автоматизация документооборотазаключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия решения приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi 15% бумажных документов теряются безвозвратно, для их поиска сотрудники тратят 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25-50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов.

Разработчики программного обеспечения под электронными документами понимают бизнес - формы, полученные по факсу или посредством электронной почты: отчет, созданный с использованием текстового редактора или посредством электронной почты; сообщение электронной почты, звуковой файл или видеоклип и т.д.

Технологии, применяемые в современных системах автоматизации документооборота, представляют собой:

- средства подготовки электронных документов,

- технологии обработки изображений документов,

- системы оптического распознавания символов,

- полнотекстовые базы данных,

- системы автоматизации деловых процедур.

Ведущую роль в организации документооборота играют средства подготовки электронных документов. Главной целью этих средств является создание документов, которые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт – дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации. В зависимости от используемой ими технологии эти продукты можно разделить на четыре категории.

1. Средства подготовки документов на базе гипертекстового языка Hyper Text Markup Language(HTML).Именно эта технология лежит в основе системы доступа к информации World Wide Web. Благодаря ей можно форматировать документы и осуществлять связь текста и изображений с документом, находящимся на другом сервере WWW. HTML позволяет создавать документы путем вставки управляющих кодов в текст для обозначений заголовков, названий, графических изображений и гипертекстовых связей, а также для форматирования текста.

2. Программные продукты на базе промышленного стандарта Standard Generalized Markup Language (SGML). Он представляет собой набор правил для описания структуры любого электронного документа. Система подготовки документов в стандарте SGML включает в себя модули для создания, редактирования и распространения документов. Документ в стандарте SGML состоит из 3 частей: описания, определения типа и содержания. Описание – это заголовок файла, содержащий информацию о системе, в которой будет использоваться документ. Определение типа задает структуру документа. Третья часть документа – его текстовое содержание.

3. Программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат.К данной группеотносятся системы создания электронных документов как Acrobat компании Adobe и Common Cround фирмы No Hands Software. Эти пакеты предназначены для пользователей, совместно применяющих документы, созданные различными приложениями. Все они выполняют сходные функции: создание документа посредством какого – нибудь приложения и просмотр документа его автором с помощью программы просмотра, которая позволяет выводить документы на печать и копировать текст и графику в буфер, предоставляя возможность другому пользователю импортировать документ в свое приложение.

4. Системы, позволяющие собрать из различных файлов информацию, записанную в свободной форме, и объединить ее в единую структуру, предоставляя в то же время возможность организовать связи между соответствующими материалами и легко просматривать документы. Они предназначены для просмотра многочисленных и / (или) больших документов в поисках нужной информации, позволяя быстро переходить от одной части документа к другой и от документа к документу. Это достигается за счет гиперсвязей, т.е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Можно создавать, поддерживать и обновлять любое количество гиперсвязей, объединяющих определения, графику и текст в любых распространенных форматах. В отличие от описанных выше средств создания электронных документов эти системы не только позволяют просматривать документы, но и обладают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам и отношениям, по полному и неполному совпадению и предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи. Основное преимущество гипертекстовых систем перед средствами создания переносимых документов состоит в том, что с их помощью легче строить составные документы из информации, записанной в различных файлах.

Популярными гипертекстовыми системами являются Smar Text компании Lotus и Hyper Writer for Windows компании Ntergait.

Технология подготовки электронных документов широко применяется в бизнесе, особенно в страховых компаниях, а также в издательском и рекламном деле. Она привела к значительному сокращению расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги, существенному увеличению скорости обслуживания клиентов и снижению стоимости услуг. Электронные документы являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией (документооборота).

Среди интегрированных ППП документооборота можно отметить:

- программный продукт Group Wise компании Novellпредназначен для информационного обмена на предприятии. Он объединяет электронную почту, персональные календари, групповое планирование, межсетевую передачу сообщений и факсов и тесно интегрирован с сетевой средой NetWare. Group Wise предоставляет пользователю универсальный почтовый ящик для всех входящих сообщений независимо от их формы (текстовые, речевые, факсимильные, электронные и т.п.);

-продукт Soft Solution компании Soft Integroпредставляет собой систему управления документами. Главное достоинство системы – быстрый поиск документов в сети предприятии. При размещении в этой системе документа ему присваивается уникальный номер, и пользователь заполняет специальную карточку, содержащую наименование, сведения об авторе, типе документа, приложении, в котором он был создан, круге лиц, которым доступен документ, и комментарий. В дальнейшем документ может быть быстро найден как по этой карточке, так и по рабочему списку, содержанию или номеру;

-программно – аппаратный комплекс обработки электронных образов бумажных документов компании Paper Wiseоснован на автоматическом сканировании всех входящих в организацию документов и накопленного фонда данных, после чего на рабочие места поступают не сами документы, а их электронные копии (образы). Любой служащий со своего рабочего места может сделать запрос и выбрать из папки по списку один или несколько документов, которые в тот же час будут доставлены на его рабочую станцию. Теперь их можно читать, печатать отправлять по электронной почте или факсу.

Перспективным направлением развития электронных систем управления документами является объединение офисных систем с Internet на базе Web – технологий. Эти системы позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части таких систем используется стандартный Web – броузер, такой как Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное обеспечение, позволяя сэкономить значительные средства.

Вопросы для самоконтроля.

1. Что входит в интегрированный пакет?

2. Назовите отличительную черту программ, составляющих интегрированный пакет.

3. Охарактеризуйте единые принципы построения и работы с программными продуктами семейства MS Office.

4. Дайте характеристику особенностей версии MS Office 2000.

5. Назовите возможности Outlook.

6. Что за программа Power Point и для чего она предназначена?

7. Дайте понятие автоматизации документооборота.

8. Какие технологии применяются в современных системах автоматизации документооборота?

9. Что такое электронный документ?

10. Расскажите о средствах подготовки электронных документов.

11. Дайте характеристику интегрированным ППП документооборота.