Организация телеконференций

Телеконференция – это совместная работа нескольких пользователей в сети, при которой они обмениваются со своих автоматизированных рабочих мест (АРМов) файлами, аудио- и видеоинформацией.

Механизм презентационной конференции позволяет показать слайды с одного компьютера на других компьютерах локальной сети, региональной сети или Интернета. Презентационная конференция состоит из ведущего (организатора конференции) и аудитории (участников конференции).

С помощью средства, аналогичного проведению презентационной конференции, можно запустить презентацию с одного компьютера на другой, если они соединены последовательным кабелем. Для этого предназначена командаРепетиция на двух экранах(View On Two Screens) менюПоказ слайдов (Slide Show).

Показ презентации на двух связанных компьютерах имеет преимущество перед показом на большом мониторе, подсоединенном к компьютеру ведущего: в ходе презентации нажатием правой кнопки мыши можно получить доступ к инструментам докладчика, используемым при проведении конференции. Например, можно просматривать на управляющем компьютере заметки и замечания, не показывая их на другом компьютере. О работе на двух экранах см. интерактивную справочную систему PowerPoint.

Каждый компьютер – участник презентационнойконференции – должен располагать следующим программным и аппаратным обеспечением:

• PowerPoint 97 или PowerPoint 95 и (если необходимо) конвертер PowerPoint 97 в PowerPoint 95.

Пользователи, на компьютерах которых установлены только средства просмотра PowerPoint Viewer или предыдущие версии PowerPoint, не могут участвовать в конференции.

• Windows 95 (98) или Windows NT (2000).

• Общий доступ к файлам.

• Доступ к сети и соответствующий сетевой протокол.

Связь между компьютерами осуществляется в локальной вычислительной сети по протоколу TCP/IP. Презентационные конференции используют порт Pptconference (порт 1711). Презентационная конференция в Интернете не может проводиться через проксисервер. Для участия в конференции необходимо прямое подключение к Интернету или подключение по модему к поставщику услуг Интернета.

Презентационная конференция готовится заранее. Обычно пользователи договариваются по телефону о совместной работе с мастером презентационной конференции (Presentation Conference Wizard), который запускается командойКонференция(Presentation Conference) в меню Сервис (Tools). Мастер позволяет пользователям распределить роли участников и организатора конференции; задать тип соединения для каждого участника и обменяться информацией, необходимой для установления соединения (например, имя компьютера или IP-адрес участника).

Презентационные конференции можно проводить в смешанной среде Интернета и ЛВС. С одними участниками организатор конференции может быть связан по Интернету, а с другими – по ЛВС. Каждый участник выбирает тип соединения с организатором (через Интернет или ЛВС). В первом случае перед началом конференции между всеми участниками конференции (включая ведущего) должна быть установлена связь по Интернету; во втором – участники конференции должны быть соединены посредством протокола TCP/IP.

При проведении конференции в Интернете ведущему необходимы IP-адреса каждого участника конференции, а при проведении конференции в ЛВС – имена компьютеров. Участники конференции указывают сведения о соединении на панелиДетали связи (Connection Details) мастера презентационной конференции.

Ведущий может выбрать режим подключения участников конференции: должны ли они присоединиться к конференции перед началом или могут делать это в процессе работ.

Если всем участникам надо подключиться к конференции одновременно, они должны нажать кнопкуГотово (Finish) мастера презентационной конференции чуть раньше или примерно в то же время, что и ведущий. Как только ведущий нажмет кнопкуГотово, PowerPoint соединит его компьютер с узлами всех участников. Если узел сети не реагирует (например, пользователь еще не нажал кнопкуГотово), PowerPoint продолжит попытки установить соединение. Конференция не начнется, пока все узлы сети не будут подключены.

Если участники могут присоединяться в ходе конференции, конференция может начаться, как только PowerPoint соединит компьютер ведущего хотя бы с одним участником. В течение конференции компьютер ведущего будет периодически пытаться подключиться к остальным узлам.

Установив связь с узлом-участником, компьютер ведущего передает копию презентации в папку Windows\Temp компьютера-участника; имя файла копии презентации создается по стандартной схеме создания имен для временных файлов. На каждом узле аудитории презентация открывается как безымянная.

Чтобы закончить конференцию, ведущий должен нажать кнопкуЗавершить показ слайдов (End Show) мастера конференции. После этого PowerPoint прервет соединения с узлами аудитории.

Для ведущего конференция аналогична просмотру презентации в режиме показа слайдов. Для узлов аудитории презентация – это показ слайдов в режиме чтения, хотя участники конференции могут делать пометки на слайдах с помощью карандаша для примечаний. Ведущему (но не узлам аудитории) доступныЗаметки докладчика (Speaker Notes),Записная книжка (Meeting Minder),Хронометр (Slide Meter) иНавигатор слайдов (Slide Navigator).

Проводя презентацию, ведущий получает доступ к инструментам докладчика, причем видеть и использовать их во время показа слайдов может только он. Навигатор слайдов позволяет управлять показом слайдов, хронометр отслеживает ход презентациипо времени, а в окне заметок докладчика и в записной книжке ведущий может просматривать свои заметки и записывать новые заметки, замечания и действия.

Чтобы сделать паузу, нужно нажать на кнопкуЧерный экран (Black Screen), а для завершения презентации – кнопкуЗавершить показ слайдов (End Show) или закрыть панель инструментов докладчика.

Ведущий может просматривать замечания докладчика для текущего слайда при показе презентации, щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте слайда и выбрав в контекстном меню командуЗаметки докладчика (Speaker Notes).

Команда контекстного меню Записная книжка (Meeting Minder) позволяет ведущему в ходе презентации записывать замечания и назначать действия. Ведущий может открыть диалоговое окно Записная книжка (Meeting Minder) и записать замечания на вкладке Замечания (Meeting Minutes), а действия – на вкладкеДействия (Action Items).

Действия накапливаются в ходе показа и помещаются в слайд, который PowerPoint автоматически добавляет в конец презентации. Поскольку этот слайд создается в ходе показа слайдов, ведущий может послать его участникам конференции для ознакомления. Можно передать слайд действий на компьютеры аудитории, нажав кнопку Отправить слайд (Send Slide) на панели инструментов докладчика.

Управлять процессом показа слайдов может только ведущий, но не участники конференции. Когда ведущий переходит к следующему слайду, этот слайд передается на узлы аудитории.

Участники конференции могут реагировать на презентацию, помечая текущий слайд пером. Для этого, нажав на правую кнопку мыши в любом месте слайда во время показа, выберите в контекстном меню команду Перо (Pen). Участники конференции могут выбрать цвет своего пера командойЦвет пера (Pen Color) подменюУказатель (Pointer Options) контекстного меню. Каждая пометка передается остальным участникам, как только внесший пометки отпустит клавишу мыши.

Конференцию заканчивает ведущий, но участники конференции могут покинуть ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню командуЗавершить показ слайдов (End Show). По окончании конференции презентация остается открытой в узлах сети аудитории. Если участники конференции закрывают презентацию, то на их компьютерах файл не сохраняется. Презентация сохраняется командойСохранить как (Save As) менюФайл (File). Участникам, покидающим конференцию до окончания презентации, PowerPoint предлагает сохранить презентацию.

При сохранении презентации на узле участника пометки, сделанные карандашом, не сохраняются. Чтобы сохранить отдельные слайды вместе с пометками участников, ведущий должен переслать текущий слайд на узлы аудитории.