Лабораторная работа №4. Создание отчетов

Одной из основных задач использования баз данных является предоставление необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Итак, отчет – это документированный результат анализа информации, хранящейся в БД.

Существует несколько разновидностей отчетов:

- в столбец;

- ленточный;

- почтовые наклейки и др.

Создать отчет можно:

- нажатием кнопки Мастер отчетов на вкладке Создание;

- с помощью мастера выбрать необходимые параметры для создаваемого отчета;

Во втором случае СУБД предлагает набор средств для создания отчетов, наиболее универсальным из которых является конструктор. По своим возможностям и структуре он аналогичен конструктору форм, т.е. включает бланк формируемого отчета и панель инструментов. (рис. 2.9)

Поле бланка разбито на несколько областей:

- заголовок отчета;

- верхний колонтитул;

- область данных;

- нижний колонтитул;

- примечание отчета.

Рисунок 2.9 – бланк отчета

Содержимое заголовка и примечания отчета выводится (печатается) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию.

В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице печатаемого отчета: номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам.

Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса).

Панель инструментов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора форм, т.е. не требует детального рассмотрения.

В отчете можно ввести неограниченное количество уровней группировки по значениям полей или некоторых вычисляемых выражений, а также по количеству записей. В этом случае для каждой группировки создается своя область, которую можно дополнять верхним и нижним колонтитулами (шапкой и примечанием). В шапке целесообразно выводить значения, по которому создана группа, а в примечании - итоговые значения по этой группе.

Для задания группировки необходимо вызвать щелчком правой клавиши мыши в свободном месте бланка отчета вызвать контекстное меню и выбрать опцию Сортировка и группировка или нажать клавишу на панели Группировка и итоги. В любом случае произведенные действия вызовут появление соответствующего окна (рис. 2.10), в котором указываются:

Рисунок 2.10 – окно сортировки и группировки данных

· поле или выражение, по которому информация в отчете должна быть разбита по группам;

· порядок сортировки внутри группы (по возрастанию или убыванию);

· параметры группировки (например, необходимость шапки и/или примечания группы, интервал и т.п.).

Значения интервала группировки зависят от типа используемого для этих целей поля или выражения: например, текстовые поля можно группировать по количеству первых символов, число которых указывается в свойствах группы.

В параметрах группировки необходимо также указать Заголовок группы и Примечание группы, выбрав из поля списка Да; а затем закрыть окно Сортировка и группировка.

В появившемся в отчете поле Заголовок группы следует создать поле и внести название группы, а затем, вызвав окно свойств поля в окошке Имя поля внести тоже самое название. В поле Примечание группы – создать еще одно новое поле, в котором также внести название, продублировав его в окошке Имя поля меню Свойства.

В области данных можно вводить дополнительные поля для расчета новых данных в пределах каждой записи. Для этого необходимо создать в данной области новое поле, щелкнуть внутри него и ввести выражение. Например, для определения начисленной заработной платы выражение будет иметь вид:

=[Оклад]-[Оклад*налог]

Затем следует открыть окно свойств, дважды щелкнув по этому полю и на вкладке Макет в поле Формат поля выбрать значение Денежный.

Для расчета итоговых значений в примечаниях отчета и/или групп необходимо создать там новое поле, в котором следует внести выражение вида:

=Sum([Оклад]-[Оклад]*[налог])

или =Sum ([Зарплата])

Затем нужно раскрыть вкладку Макет в окне свойств и в поле Формат поля выбрать значение Денежный.

Нажмите кнопку Вид на панели инструментов Конструктор отчетов, чтобы оценить результаты своей работы.

Практическое задание:

1. Для таблицы СЛУЖАЩИЙ БД Фирмасоздать ленточный отчет;

2. В режиме конструктора оформить его заголовок как список сотрудников фирмы "Аудит". В заголовок внести логотип фирмы, аналогичный внесенному в форму (см. работу «Свойства формы»). Шрифт заголовка жирный, 16 пунктов;

3. Ввести в отчет группировку сотрудников по отделам, с указанием в шапке группы названия отдела (шрифт - курсив, 14 пунктов, цвет синий), а в примечании - общего количества детей в отделе;

4. Ввести в область данных поле, в котором для каждого сотрудника рассчитывается зарплата (оклад - налог);

5. Разграничить списки сотрудников одного отдела жирной зеленой линией;

6. В примечании отчета рассчитать зарплату по всей фирме, указав наименование рассчитываемой строки.