Как действуют связанные таблицы

Идея разделенной БД кажется достаточно понятной. Один файл (серверная БД) хранит исходные данные, в то время как другой (клиентская БД) предоставляет средства для рабо­ты с ними. Но есть одна деталь, которую вы пока не учли — а именно, способ получения дос­тупа клиентской БД к таблицам серверной БД. Секрет кроется в связывании таблиц (table linking).

Связывание позволяет одной БД видеть таблицу в другом файле БД. Связывание может использоваться в любой БД — на самом деле вы можете использовать его, даже если не со­бираетесь предоставлять коллективный доступ к БД. Например, можно разделить ваши таблицы на два или несколько файлов БД для преодоления ограничения, касающегося раз­мера файла (которое равно 2 Гбайт или гигабайтам на каждый файл БД). Или можно вос­пользоваться связыванием для упорядочивания разросшейся БД с десятками таблиц. Нако­нец, вы можете решить, что оно поможет отделить общедоступную информацию от сверхсекретных подробностей. Если поместить таблицы с секретными данными в отдель­ную БД, вы сможете спокойно предоставить для коллективного пользования копии основ­ной БД, не беспокоясь о том, что легко уязвимые данные попадут в плохие руки.

Благодаря связыванию все таблицы серверной БД оказываются и в клиентской БД (рис. 18.4), но реальные данные находятся в отдельном файле. Когда вы открываете таблицу или вместо этого связываетесь с ней, программа Access обращается к связанной таблице для получения нужной вам информации.

Единственный недостаток связанных таблиц — вероятность того, что при поиске связан­ной таблицы программа Access не сможет найти другой файл БД. Такое случается, когда файл серверной БД переносится в другую папку или переименовывается.

Примечание

Если у вашей БД обнаруживается недействительная связь при попытке открыть таблицу (или другой объект, использующий таблицу, например, запрос или отчет), вы получите сообщение, информирующее о том, что программа Access не может найти нужный вам файл.

К счастью, связи легко обновляются. Выполните следующие действия.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер связанных таблиц(Database Tools → Database Tools →Linked Table Manager) (или щелкните правой кнопкой мыши любую связанную таблицу и затем выберите Диспет­чер связанных таблиц).

Рис. 18.4. Рядом с этими таблицами расположена пиктограмма со стрелкой, обозначающая связанные таблицы. На самом деле эти таблицы хранятся не в текущем файле БД, но программа Access знает, где найти данные, когда они потребуются

На экране появится окно Диспетчера связанных таблиц со списком всех связанных таб­лиц вашей БД (рис. 18.5).

Рис. 18.5. В этой БД восемь связанных таблиц. Все ссылки указывают на одну и ту же серверную БД, общую для всех, что не является обязательным условием

2. Установите флажок рядом с каждой ссылкой, которую хотите изменить.

Если нужно обновить все ссылки, щелкните мышью кнопку Выделить все(Select All).

Чаще всего все ваши ссылки будут указывать на один и тот же файл БД. Но если нужно связать таблицы с разными файлами, установите флажок Всегда выдавать запрос ново­го местонахождения(Always prompt for new location).

3. Щелкните мышью кнопку ОК.

Программа Access выведет на экран знакомое окно для выбора файла. Просмотрите пап­ки для поиска файла БД, содержащего вашу таблицу, выделите его и щелкните мышью кнопку ОК.

Если вы установили флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения,про­грамма Access будет выводить окно выбора файла для каждой ссылки. Посмотрите на за­головок окна, чтобы выяснить, связь с какой таблицей вы обновляете. Если данный фла­жок не установлен, можно обновить все связи за один шаг.

Аварийная ситуация.

Мистическая ошибка “Файл уже используется”

Теперь, когда БД с многопользовательской поддержкой создана, вы рассчитываете, что она будет поддерживать толпу пользователей, поэтому вас приводит почти в шоковое состояние таинственная ошибка "Файл уже используется" ("File already in use"). Разве не для того создаются БД с многопользовательской поддержкой, чтобы оставаться дос­тупными, даже когда кто-нибудь их использует?

Эта ошибка возникает, поскольку кто-то уже открыл БД с монопольным доступом (Exclusive mode). Монопольный доступ (см. разд. "Открытие БД с монопольным досту­пом " далее в этой главе) позволяет одному пользователю связаться с БД и заблокиро­вать попытки всех остальных. Хитрость заключается в том, что при определенных об­стоятельствах программа Access может применять монопольный доступ, даже если вы ее об этом не просили.

Наиболее распространенная проблема — отсутствие у пользователя подходящих разре­шений на папку с общим доступом, в которой хранится многопользовательская БД. (Разрешения (Permissions) — составляющая системы безопасности ОС Windows, опре­деляющая способ использования файлов и папок тем или иным пользователем.) В осо­бенности эта проблема проявляется, когда вы первым открываете БД и не имеете раз­решения на создание новых файлов. В этой ситуации программа Access не может создать файл с расширением laccdb. Этот файл отслеживает блокировки (см. разд. "Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений" далее в этой главе). Без файла с расширением laccdb Access не может координировать работу многих поль­зователей. Поэтому программа тихо переходит в режим монопольного доступа, который блокирует остальные обращения к БД.

Понятно, что решением может быть точное определение всех, нуждающихся в исполь­зовании БД, и гарантированное предоставление им разрешения на создание новых фай­лов в папке с общим доступом. Конечно, все было бы гораздо проще, если бы программа Access могла предупредить вас о том, что не может нормально открыть БД и вынуждена применить монопольный доступ.

Разделение БД вручную

Для разделения БД не обязательно применять мастер. Вы можете самостоятельно перенести таблицы в отдельный файл БД и затем вручную установить с ними связь. Главная причина такого подхода заключается в желании разделить вашу БД на несколько фрагментов — на­пример, вы хотите создать одну клиентскую часть и четыре серверных файла.

Для разделения серверной БД существуют некоторые веские основания. К ним относят­ся следующие.

■ Повышение надежности. На самом деле, если один файл будет поврежден, остальные
останутся в прежнем состоянии.

§ Повышение уровня безопасности. С помощью средств ОС Windows вы можете управлять разрешениями на открытие конкретных файлов. Благодаря этим средствам можно ис­пользовать преимущества разделения БД для блокирования доступа пользователей к тем частям серверной БД, с которыми они не связаны.

■ Возможность дальнейшего роста файла БД. Как упоминалось ранее, программа Access
ограничивает размер БД 2 Гбайт. Если планируется хранить большое число записей с
вложениями (например, изображениями), хорошо бы иметь уверенность в том, что дос­
таточно дискового пространства доступно в данный момент и будет доступно в обозри­
мом будущем.

Для разделения БД вручную необходимо использовать средства импорта и экспорта программы Access. Описанные далее действия продемонстрируют разделение БД Boutique Fudge на три отдельных файла, таким образом, вы сможете хранить данные кредитных карт отдельно от остальной информации. (Если хотите повторять эти действия на компьютере, найдите БД примеров на странице "Missing CD" Web-сайта www.missingmanuals.com.)

1. Создайте необходимые серверные БД.

В данном примере вам нужны две серверные БД: одна для хранения данных кредитных карт (назовем ее BoutiqueFudgeSecrets_be.accdb) и вторая для остальных подробно­стей (назовем ее BoutiqueFudge_be.accdb). Прежде чем двигаться дальше, создайте обе эти БД в программе Access и поместите их в общедоступную папку, но пока оставьте пустыми.

2. Откройте файл серверной БД.

Следующая задача — добавить соответствующие таблицы в каждую из серверных БД. Для этого используйте мастер импорта программы Access.

Начнем с файла BoutiqueFudgeSecretsJbe.accdb. Он легче, поскольку должен включать всего одну таблицу.

3. Выберите на ленте Внешние данные → Импорт → Access(External Data → Import →Access).

Начнет работу мастер импорта (рис. 18.6).

Примечание

В данном примере импортируются таблицы, необходимые для серверной БД. Можно попробо­вать и обратный прием — экспортировать таблицы из клиентской БД. Но у операций экспорта больше ограничений, чем у импорта, т. к. они позволяют преобразовать только одну таблицу одновременно.

Рис. 18.6. В первом окне мастера импорта выбирается файл с таблицами, которые надо импортировать, и затем решается, копировать таблицы или просто создать ссылки на них

4. В поле Имя файла(File name) задайте местоположение вашей клиентской БД.

В данном примере — это файл BoutiqueFudge.accdb, в настоящий момент содержащий полный набор (таблицы, запросы, формы и отчеты).

5. Выберите первый переключатель Импорт таблиц ... в текущую базу данных(Import tables ... into the current database).

Второй переключатель позволяет создать связанные таблицы. Вы примените их позже в этом процессе.

6. Щелкните мышью кнопку ОК.

На экране появится окно Импорт объектов(Import Objects) со всем содержимым вашей БД (рис. 18.7).

6. Выделите таблицы, которые хотите импортировать, и щелкните мышью кнопку ОК.

БД BoutiqueFudgeSecrets_be нужна единственная таблица CreditCards(кредитные карты).

После нажатия кнопки ОК программа Access копирует таблицы в вашу БД. Файл БД можно закрыть.

8. Повторите пункты 2—7 для заполнения остальных файлов серверных БД.

В данном примере необходимо открыть файл BoutiqueFudge_be.accdb и импортирован в него все таблицы за исключением таблицы CreditCards.

Рис. 18.7. На вкладке Таблицыперечислены все таблицы вашей БД. Выделите одинарным щелчком кнопки мыши те, которые хотите импортировать

После завершения передачи данных в серверные БД, самое время обновить клиент­скую БД.

9. Откройте клиентскую БД.

В нашем случае файл BoutiqueFudge.accdb.

10. Удалите все таблицы.

Не бойтесь — в конце концов, вы только что скопировали их в файлы серверных БД. После завершения удаления следует выполнить последний шаг — создать нужные вам связи в клиентской БД. Если ваши таблицы связаны друг с другом, начните с подчи­ненных или дочерних таблиц.

11. Выберите на ленте Внешние данные → Импорт →» Access(External Data → Import →Access).

Снова запустится мастер импорта.

12. Укажите мастеру импорта на первый серверный файл, выберите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных(Link to the data source) и затем нажмите кнопку ОК.

Начните с файла BoutiqueFudgeSecrets_be.accdb.

13. Выберите все таблицы и щелкните мышью кнопку ОК.

Программа Access создаст соответствующие связанные таблицы в вашей БД. Рядом с каждой таблицей в области переходов отображается сигнальная пиктограмма стрелки, чтобы дать вам знать о применении связи.

14. Повторите пункты 11 — 13 для каждой серверной БД.

Если вы начали с файла BoutiqueFudgeSecrets_be, пора перейти к файлу BoutiqueFudge_be, содержащему все остальные нужные вам таблицы.

Если вы выполнили все перечисленные действия, то получите три файла БД, работаю­щие вместе: BoutiqueFudgeSecrets__be.accdb с информацией о кредитных картах, Boutique-Fudge__be.accdb с остальными таблицами и BoutiqueFudge.accdb с запросами, формами и отчетами. Если хотите увидеть окончательный продукт, загляните в загружаемые из Интер­нета примеры к данной главе. Перейдите в разд. "Защита базы данных" далее в этой главе, чтобы узнать, как применять разные параметры безопасности к различным серверным БД.