Создание презентации с помощью мастера

Знакомство с PowerPoint.Окно PowerPoint.

Три способа начать работу.

В состав Microsoft Office 97 входит большой набор средств, предназначенных для выполнения сложных расчетов и для представления сводных или итоговых данных. Excel, например, имеет функции создания сводных таблиц и анализа данных, a Access — инструмент подготовки отчетов.

Теперь предположим, что полученные результаты необходимо не только включить в отчет и напечатать на бумаге, но и продемонстрировать многочисленной аудитории. От того, как вы справитесь с этой задачей, зависит коммерческий успех вашего предприятия. Поэтому необходимо уделить большое внимание подготовке доклада и постараться провести его на должном уровне с использованием современных технологий.

Превосходное средство для реализации этой задачи вы найдете в пакете Microsoft Office 97. Это — программа PowerPoint, позволяющая подготовить выступление с использованием 35-миллиметровых слайдов, которые можно напечатать на прозрачных пленках (прозрачках) или на бумаге, демонстрировать на экране компьютера, а также включить в конспект доклада или в собрание материалов для раздачи слушателям.

Основные элементы презентации, создаваемой в PowerPoint, описаны ниже.

Слайды. Слайдами называются черно-белые и цветные прозрачные пленки для демонстрации на видеоаппаратуре, а также изображения, демонстрируемые на экране компьютера или на проекторе, управляемом с помощью компьютера.

Заметки. К каждому слайду прилагается страница заметок, на которой находится уменьшенная копия слайда и отведено место для заметок докладчика. Страницы заметок используются в тех случаях, когда наряду со слайдами требуется представить и заметки докладчика.

Выдачи. Это краткое содержание презентации, напечатанное по два, три или шесть слайдов на одной странице, которое помогает следить за ходом презентации.

Создание презентации с помощью мастера

Программа PowerPoint предоставляет пользователям большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны включают оформленные слайды, в которые пользователи вносят данные. Каждый шаблон слайда имеет свою композицию, соответствующую его назначению. Изначально все слайды содержат либо стандартные текст и встроенные объекты, которые следует заменить при создании презентации, либо место- заполнители, предназначенные для вставки определенных объектов. Любой стандартный шаблон презентации можно изменить по своему вкусу. Если же пользователь располагает временем и чувствует в себе способности дизайнера, он может начать работу над презентацией "с нуля" — в PowerPoint для этого есть все средства.

После щелчка на кнопке PowerPoint панели инструментов Microsoft Office появляются главное окно программы и диалоговое окноPowerPoint, в котором программа предлагает образовать пустую презентацию или создать презентацию с помощью мастера автосодержания либо шаблона презентации. При этом предоставляется также возможность открыть файл существующей презентации.

Перед началом создания презентации следует хорошо продумать, какую информацию поместить на слайды. При этом надлежит учитывать, что презентация должна длиться не более 45 — 60 минут и состоять из 15— 20 слайдов. Если вы новичок в деле подготовки презентаций и не решили, что вам нужно, воспользуйтесь помощью мастера автосодержания, выбрав соответствующий переключатель и нажав кнопку ОК в окне, изображенном на предыдущем рисунке.

Перейдите к следующему диалоговому окну мастера и выберите вид презентации.

Разработчики PowerPoint 97 усовершенствовали мастер автосодержания: увеличилось количество шаблонов, предлагаемых мастером, появились новые шаблоны разнообразного характера, например шаблоны с готовой анимацией. Расширился круг тем презентаций, которые могут быть созданы посредством встроенных шаблонов: мастер предоставляет возможность создавать презентации для совещаний рабочих групп, финансовые отчеты, рекламные буклеты и даже Web- страницы . Мастер также предлагает полезные советы по форматированию презентации и организации слайдов.

PowerPoint предоставляет в распоряжение, пользователей и шаблоны компании Dale Carnegie Training с рекомендациями по повышению качества презентаций.

Наверное, среди предлагаемых в окне шаблонов вы сможете подобрать нужный. Если же все-таки подходящей темы не нашлось, нажмите кнопку Добавить или Все, чтобы получить список всех шаблонов презентаций. После выбора шаблона презентации (например, Финансовый отчет компании) и нажатия кнопки Далее вы попадете в окно мастера автосодержания, в котором необходимо выбрать способ демонстрации презентации. Если вы планируете проводить презентацию самостоятельно, оставьте включенной опцию Доклады, совещания, выдачи. Если материалы будут опубликованы и затем продемонстрированы без вашего участия, выберите опцию Интернет, киоск. Киоском в PowerPoint 97 называют место, где презентация демонстрируется без участия пользователя (например, рекламный стенд или витрина магазина).

В следующем диалоговом окне мастера автосодержания необходимо определить форму выдачи материалов (слайды, черно-белые или цветные прозрачки, презентация на экране компьютера) и указать, нужен ли раздаточный материал при проведении презентации. Кроме того, надлежит ввести данные о себе: название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде презентации.

В последнем окне мастера автосодержания PowerPoint сообщает, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопкуГотово. Через некоторое время на экране появится титульный слайд презентации.

Чтобы не потерять результаты своей работы, сохраните презентацию с помощью командыСохранить как менюФайл. В PowerPoint 97 в процессе сохранения файлов можно использовать ряд новых графических форматов, например jpeg, wmf, eps, pict и gif.

При выборе формата следует принимать во внимание, что презентацию PowerPoint 97 можно использовать в предыдущих версиях программы, например в PowerPoint 95 или в PowerPoint 4.0. Для этого надлежит сохранить презентацию PowerPoint 97 в формате файла PowerPoint 95 или PowerPoint 4.0, выбрав нужный формат в списке Тип файлов диалогового окна Сохранить как. Кроме того, существует возможность сохранения презентации в двойном формате — PowerPoint 95 и PowerPoint 97. В этом случае открывать можно презентации, разработанные в PowerPoint обеих версий, а редактировать и сохранять — только презентации, созданные в PowerPoint 97. Если презентация сохранена в двойном формате, увеличивается размер файла и требуется больше времени для его сохранения.

Сохранение презентации в формате PowerPoint 95 может привести к такому преобразованию данных или изменению форматирования, что восстановить первоначальный вид презентации в PowerPoint 97 не удастся. Например, при сохранении презентации в формате PowerPoint 95 недоступны анимационные эффекты на диаграммах и объемные эффекты, созданные в PowerPoint 97, теряются гиперссылки, искажаются автофигуры, кривые и соединительные линии. Кроме того, могут нарушаться контрастность и яркость внедренных и связанных объектов.

При первом сохранении следует вводить дополнительные сведения о презентации (свойства), что позволит быстро обнаруживать ее среди множества похожих файлов. Свойства (название, автор, тема, ключевые слова, дата последнего изменения) можно указать для любого файла Microsoft Office 97. Чтобы не забывать вводить свойства, установите флажок запрашивать свойства файла на вкладке Сохранить диалогового окна Параметры.

Использование шаблонов.