Документации. Культура официальной переписки

Создание образцов

Информационно-справочных документов

На основе бланка предприятия

Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы

Для студентов всех специальностей,

Направлений подготовки и форм обучения

Ростов-на-Дону

Составители:

к.т.н., доцент О.В. Смирнова
к.т.н., доцент А.Ю. Полуян

УДК 681.3

Подготовлено на кафедре «Вычислительные системы и информационная безопасность»

Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы по теме «создание образцов информационно-справочных документов на основе бланка предприятия » / ДГТУ, Ростов-на-Дону, 2012, 16 с.

Методические указания предназначены для проведения лабораторных работ по дисциплинам "Информационные технологии", "Информационные системы", "Прикладные пакеты в делопроизводстве" (для студентов всех специальностей и форм обучения). Содержит сведения о разработке бланков, позволяет освоить: способы создания писем и бланков. Лабораторная работа включает набор заданий, методические указания к ним и контрольные вопросы по изучаемой теме. Методические рекомендации могут быть использованы для самостоятельной работы.

Печатается по решению методической совета факультета «Энергетика и системы коммуникаций».

Цель работы

Целью лабораторной работы является изучение требований, предъявляемых к современному деловому письму, признаков официального делового стиля, используемого при их составлении, получение практических навыков составления типовых деловых писем, телеграмм и факсов на основе формуляра и бланка предприятия, разработанного с использованием пакета Microsoft Word.

Задание

2.1. Ознакомиться с требованиями к содержанию и стилю современных деловых писем.

2.2. Составить типовые деловые письма, факсы, телеграммы по предложенным ситуациям.

2.3. Создать с использованием пакета Microsoft Word бланки писем предприятия с необходимыми реквизитами.

2.3. Оформить составленные документы на соответствующих бланках

Теоретическая часть

Место делового письма в системе управленческой

документации. Культура официальной переписки

Среди документов, создаваемых в сфере управления, переписка занимает ведущее место. Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. В состав переписки входят деловые письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, телетайпограммы и другие документы. Виды деловой переписки определяются способами передачи деловой информации.

Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Культура официальной переписки определяется тремя принципами: лаконизм делового письма; достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; ясность и недвусмысленность языка сообщения.

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

Деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений. Официальное письмо является одним из главных каналов связипредприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями.

Отсутствие навыков составления официальных писем довольно характерно для секретарей, референтов, специалистов и руководителей. Для того чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Их невыполнение затрудняет работу с официальными документами и лишает письма юридической и практической значимости.