Закрытие месяца и формирование финансовых результатов
«Документы» - «Регламентные» - «Закрытие месяца». В открывшейся форме проверить флажки во всех строках. Проверить флажок в строке «Формирование отчета при проведении документа».
Примечание! Обычно программа при формировании этой операции свертывает отчет по закрытию и оставляет закладку для просмотра в нижней части экрана.
Подготовка к созданию отчетности.
В редакции программы 4.5 можно проделать предварительный анализ учета через «Главное меню» - «Отчеты» - «Технологический анализ бухучета».
В «шапке» документа установить период анализа с помощью стрелок. При необходимости подробного анализа установить флажки в строках «Структура аналитического учета» и «Анализ бухгалтерских проводок» - «Выполнить анализ».
Позиции, содержащие ошибки выделены красным цветом. Для просмотра ошибок можно установить курсор на номере счета с левой стороны (курсор при этом приоюретает вид крестика с лупой). Двойным щелчком мыши выбирается место из которого можно выбрать карточку, ведомость, анализ, итд.
Настройка открытия отчетности.
Эта настройка позволяет создать необходимые сведения для пояснительной записки к балансу. «Главное меню» - «Отчеты» - «Настройка раскрытия отчетности». Данная форма заполняется только через группы (разделы). После создания первой же группы – ENTER, в колонке «Объект учета» предлагается перечень разделов. При выборе раздела программа предлагает уровень существенности по данному объекту (5%).
Если в приказе об отчетной политике по данному разделу предусмотрен низкий уровень, то можно изменить его самостоятельно. Остальные разделы можно создавать таким же образом, либо, через конструирование строки. Заполнить каждый раздел конкретными элементами можно двойным щелчком по желтой папке – INSERT. Если программа выдает сообщение о том, что на данном уровне настройки необходимо указать раздел, то необходимо создать группу (как подгруппу), входящую в основную группу.
После создания следующей группы (подгруппы), так же, двойным щелчком открыть ее. – INSERT – ENTER. Программа предложит конкретный объект учета.
Примечание! Обязательно анализировать сообщения программы на табло в нижней части экрана.
Создание отчетности за период.
«Главное меню» - «Отчеты» - «Регламентированные». Выбрать период группы стрелкой выбора. Если за выбранный период программа предлагает недостаточный перечень отчетности, необходимо с помощью стрелки выбора , выбрать тот период, который позволяет иметь нужный перечень отчетности. В открывшейся форме установить открытый период в форме «За период» - «Заполнить». Для сохранения созданной информации – «сохранить». Для расшифровки показаний нажать F5 или «Расшифровать». Для раскрытия отдельных показателей баланса F6 или «раскрыть».
Для создания (удаления) дополнительных строк, можно воспользоваться кнопками и стрелками поля «Дополнительные группы строк». Для восстановления отчетности за предыдущий период (можно изменить период) нажать кнопку «Восстановить». Посмотреть и распечатать бланк можно через кнопку «Печать».
Через закладку «Настройки» можно отключить авторасчет итоговых ячеек и вносить данные в ручную. Можно также редактировать любые ячейки, выделенные желтым цветом через двойной щелчок мыши в режиме заполнения формы, а также в печатной форме.
Примечание! С помощью поля «Точность « можно установить справа в «шапке» дополнительные цифры после записать. Для загрузки соответствующих форм необходимо пользоваться кнопкой «Загрузить» или «Восстановить».
Налоговая отчетность
Регламентные операции.
После открытия журнала можно через INSERT выбрать нужную строку в открывшемся окне выбора вида документов: после открытия окна – INSERT – выбрать нужный налог через ENTER, заполнить колонку. Колонка «База» заполняется в ручную на основании счета №70 (если начисления на зарплату). Счет 01 или счета определенные Налоговым Кодексом или другими документами. Ставки устанавливаются вручную. Можно также воспользоваться кнопкой «Заполнить».
Для заполнения «Регламентных операций» выбрать эту строку – ОК, либо установить флажки и нажать во всех строках ОК.
После формирования «Регламентных операций» посмотреть сформированные проводки можно через «Главное меню» - «Налоговый учет» - «Журналы регламентированных операций». В открытом журнале нажать кнопку «Действия» - «Отчет о движениях документа».
Можно также создать регистры для налогового учета через кнопку в нижней части журнала «Регистр налогового учета». Можно провести анализ налогового учета через «Главное меню» - «Налоговый учет» - «Анализ состояния налогового учета». Анализ выполняется отдельно по каждой закладке. В случае формирования операций только для бухгалтерского учета можно воспользоваться функцией через «Главное меню» - «Налоговый учет» - «Формирование и контроль начальных остатков».
В случае необходимости формирования проводок только по суммовым показателям, необходимо убрать флажок «Количественные показатели» - «Обновить» или наоборот.
Для налогового учета прямых расходов незавершенного производства необходимо зайти «Главное меню» - «Налоговый учет» - «Регламентные операции» - «Прямые расходы незавершенного производства». INSERT – ENTER заполнить колонки «Вид расхода» - «Вид номенклатуры». Заполнить вручную «Сумму НЗП». Эту сумму надо брать через «Главное меню» - «Отчеты» - «Анализ» - «Карточка» по счету или субконто (остатки сальдо конечное).
Примечание! В «шапке» окна в строке «Порядок оценки остатков» выбирается через стрелку выбора в соответствии с приказом об учетной политики.
Закрытие года
Сначала закрывается месяц. Проверить в открывшемся окне дату 31.12, затем ENTER. Проверить с помощью прокрутки появление строки «Реформация баланса». Этой строкой закрывается счет 99, тк формируется нераспределенная прибыль.
Дополнительные возможности.
Программа предлагает через «Главное меню» - «Журналы» - «Регламентные документы» - INSERT основной перечень документов по закрытию месяца, в т.ч. формирование записей.
Книги покупок и продаж
Эти записи позволяют дооформить пропущенные записи книги покупок (продаж). Затем можно через «Главное меню» - «Отчеты» оформить сами книги покупок (продаж).
Режим отбора
Этот режим существует для быстрого поиска документов какого-либо типа. Для этого можно воспользоваться пиктограммой со стрелками либо установив курсор на любой строке перечня документов, через правую кнопку мыши выбрать строку из под меню «Отображать по значению»...
Возвратиться в полный перечень документов можно либо через пиктограмму «Отключить отбор» либо через «Главное меню» - «Действие» - «Отбор по значению» - «Отключить».
Работа с окном «Отбор по значению»
Открыть окно выше указанным способом, затем выбрать нужный вид в поле «Виды отбора». Если выбран вид «Сумма операции», можно в правом окне установить сумму для подбора операций по этой сумме, затем нажать кнопку «Установить отбор по значению». Если необходимо подобрать операции не по одной сумме, а в каком-то диапазоне, то надо перейти в «Существующие значения, установить флажок в диапазоне и ввести соответствующую сумму диапазона, затем нажать кнопку справа от нижнего окна «Получить список», затем нажать «Установить отбор».
Примечание! В нижней части этого поля можно установить конкретное количество значений в строке «Получить по» либо установить флажок «Получать автоматически». Если выбран «Вид отбора» содержания операций, то необходимо либо внести полное название операции в строке «Значение отбора», либо воспользоваться кнопкой «получить список», а затем, вновь нажать кнопку «Установить отбор».
Если при выборе какой-либо строки в поле «Виды отбора» становятся не активными все кнопки кроме «установить отбор по значению», то при нажатии этой кнопки происходит отбор операции по выбранному виду.
Отбор по колонке
Эта функция позволяет производить отбор из журнала операций только по колонкам:
- документ
- содержание
- сумма
Отключение отбора по колонке делать тем же способом.
История отбора
Эта функция позволяет посмотреть перечень отобранных документов за прошедший период либо через пиктограмму, либо через «главное меню» - «Действия» - «Отбор по значению» - «История».
Можно перейти в «журнал проводок» с открытием проводок по конкретному журналу через пиктограмму CTRL+F12. Для возврата в «Журнал операций» нужно нажать на эту же пиктограмму CTRL+F11. Можно также делать это через «Главное меню» - «Действие» - «Перейти в журнал проводок». При переходе в журнал проводок удобно проводить просмотр по отдельным журналам. Для этого, надо установить флажок в строке «Разделить по номерам журналов».
Номера журналов
БК – банк, касса. Отражаются все операции по движению денежных средств (50, 51, 52, 55, 57, 58, 59).
ЗП – зарплата. Все операции, связанные с оплатой труда: начисление ЗП, начисление НДФЛ, ЕСН, выплата ЗП (70, 69, 68).
МТ – материалы. Отражает движение материалов и запасов (10, 15, 16).
ОС – основные средства, отражающие движение и начисление амортизации по ОС (01, 02, 07, 08). Реализация ОС на сторону, а также НДС по ОС также отражаются только по конкретному активу.
ТВ – товары. Отражает движение и реализацию товаров и готовой продукции (40, 43, 41, 62, 68, 90, 91).
ФР – финансовые результаты. Отражает операции по закрытию месяца, формирование записей книг покупок и продаж (20, 25, 26, 68, 40, 43), те отражает операции, формирующие прибыли и убытки, а также, списание затрат.
НО – Начальные остатки. Отражает бухгалтерские проводки по введенным остаткам.
НУ – налоговый учет. Отражает все проводки по налоговому учету.
АВ – автоматический учет. Отражает операции с применеием забалансовых счетов при оформлении операций через «Главное меню» - «Документы», те в случае, когда операции не вводились вручную (ввод типовых операций программ относит к ручному вводу).
Путеводитель
. В «Главном меню» есть пиктограмма по всей конфигурации. Если необходимо открыть документы по конкретной операции, сначала открыть «Главное меню» - «Журналы» - определить журнал по виду первичного документа, а затем нажать пиктограмму «Путеводитель». Не выходя из журнал можно через «Путеводитель» создать новые документы по конкретной операции и сформировать отчеты.
Выключение проводок F8, если возникла необходимость отключения проводок по каким либо операциям (ПКО, РКО) для избежания повтора кассовых операций, то необходимо выделить данную операцию в журнале, а затем «Главное меню» - «Действия» - «Выключить (включить) проводки» или F8.
Примечание! Это действие не отменяет проведение документа!
Обработка документов
«Главное меню» - «Сервис» - «Обработка документов». Удобно пользоваться этой функцией при необходимости очистки информационной базы. Для этого, двойными стрелками перенести все документы в левое окно, затем в строке «Обработки» выбрать функцию «Пометить по удалении», затем нажать кнопку «Выполнить». После выполнения данной операции обработка завершена. Затем закрыть все окна, оставить «Главное меню» и через «Главное меню» - «Операции» - выбрать строку «Удаление помеченных объектов». Если программа сообщит о невозможности удаления каких-либо помеченных объектов, то необходимо проверить эти документы по информации в нижней части окна. Можно либо открыть этот документ из нижней части окна двойным щелчком и сделать соответствующие изменения в соответствующем документе, либо воспользоваться поиском ссылок на объекты через «Главное меню» - «Операции» - «Поиск ссылок на объекты». При этом для выбора нужного объекта можно воспользоваться пиктограммами над окнами в соответствующих формах.
Учет товаров
По накладной № 755 от 18.09.06 от ШО «Большевичка» получен товар на сумму 144080 рублей, в т.ч. НДС 20080, следующего ассортимента:
- брюки детские 200 пар по цене 154 рубля (НДС 10%)
- брюки мужские, 400 пар, по цене 283,2 рубля (НДС 18%)
Приложен с/ф №12 от 18.09.06. Товар оприходован на торговый склад для оптовой продажи. Отпускные цены: 180 рублей – детские, 300 рублей - мужские.
Если пиктограмма выдает не полный перечень ставок, то, не закрывая окон, открыть «Справочник» - «Налоги» - «Варианты рассчета налогов». Внести новую ставку через INSERT (НДС в сумме), в открывшемся диалоговом окнев поле НДС установить флажок в строке «Использовать ставку из справочника», при варианте «НДС в сумме», установить строку «Сумма включает НДС». При таком варианте программ аучитывает ставку применительно к каждому наименованию изделия.