Использование автофильтра для поиска записей

Иногда требуется временно скрыть все записи в списке кроме тех, кот. удовлетворяют некоторому критерию; для этого применяется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. Эта команда помеша­ет в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список.

Применение командыАвтофильтр для поиска записей следую­щее:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выполнить командуДаиные/Фильтр/Автофильтр.

3. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрываю­щийся список. Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, который используется для cбopa записей. Появляется список возможных вариантов фильтрации.

Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному кри­терию, и выделяет стрелку активного фильтра. Для отображения нужных записей можно поставить несколько фильтров. Очень удобно для больших списков. Для возвращения на экран всех записей списка выполнить командуДанные/Фильтр/ По­казать всё. Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр. Создание пользовательского автофильтра.При возникновении необходимости в отборе записей по диапазону числовых значений или иной настройке критерия следует выбрать значение Условие из раскрывающегося списка Автофильтра. Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. В окне имеются два раскрывающихся списка с операторами отношения и еще два, служащие для создания нестандартных диапазонов в фильтрах. Процедура создания пользовательского автофильтра следующая:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2.Выполнить командуДанные/Фильтр/Автофильтр. Вверх­ней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список.

3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом с тем заголовком. который будет использоваться в пользовательском фильтре, и выбрать в меню значениеУсловие. Открывается окно диалогаПользовательский Автофильтр.

4. Щелкнуть на первом списке с операторами и оказать оператор отношения (=, <, < =, > и т д.), который будет применяться в фильтре , после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия.

5. При необходимости задания 2-го диапазона установить переключатель ИилиИЛИ.Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений.

6. Нажать кнопку ОК.

Создание сводных таблицНаиболее мощным средством обработки данных в Excel является командаСводная таблица. В результате её выполнения создастся на­страиваемая таблица для организации полей на -тете в новых сочета­ниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.

Сводная таблица создается с помощьюМастера сводных таб­лиц. который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:

1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматри­ваться с помощью сводной таблипы.

2. Выполнить командуДанные/Сводная таблица. Появится ок­но диалогаМастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключа­тельВ списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.

3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мас­тера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.

4. Нажать кнопкуДалее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.

5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаски­ванием кнопок с полями в областиСтрока и Столбец, Страница и Данные. Поля в областиДанные будут просуммированы функциейСУММ. ОбластьСтраница предназначена для полей. которые необходимо просмотреть более внимательно.

6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово. В книге появится сводная таблица