Правила формирования списка

- Заглавную строку желательно дополнительно отформатировать. Можно, например, обвести решения, выделить цветом, изменить шрифт.

- Создавать записи, у которых в соответствующих полях располагаются данные только одинаковой природы.

- Можно использовать выделение заглавными буквами. В этом случае Excel может выполнить поиск и сортировку также по заглавным буквам.

- В списках использовать формулы.

При составлении списков Excel не следует:

- Отделять заглавную строку от записей пустыми строками; строками, содержащими пунктирные линии и т.д.

- Отделять заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами.

- Начинать поле с пробелов. Это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

- Размещать на плате со списками другие данные. Если все-таки это придется сделать, нужно отделить список от другой информации пустой строкой и пустым столбцом. Это позволяет программе определить, где заканчивается список.

Сортировка списков

В большинстве случаев требуется отсортировать строки. Сортировка строк по возрастанию или убыванию выполняется следующим образом:

1. Указать ячейку в сортируемом списке.

2. Нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Если сортируемый список имеет заголовки столбцов, тогда:

1. Выделить ячейку в списке, который требуется отсортировать.

2. В меню Данные выбрать команду Сортировка.

3. Указать столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по.

4. Выбрать остальные параметры сортировки и нажать кнопку OK.

Промежуточные итоги

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.

Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных итогов можно использовать Автосумму.

Для вычисления значений промежуточных итогов используется итоговая функция, например СУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно.

Общие итоги подводятся с помощью подробных данных, а не с помощью значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений.

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.

Для вычисления промежуточных итогов необходимо выполнить следующие действия:

1. Указать ячейку в списке, либо выделить диапазон данных.

2. Выбрать команду Итоги в меню Данные.

3. Выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка.

4. Выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция.

5. Выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по.

6. Выбрать остальные параметры и нажать кнопку OK.

Фильтрация

Фильтрация – это отбор данных из таблицы по заданным критериям. Excel предлагает два способа отбора данных:

- с помощью Автофильтра;

-

Рисунок 16- Пользовательский фильтр.

с помощью Расширенного фильтра.

Автофильтр используется, когда часть таблицы необходимо скрыть и оставить данные, удовлетворяющие простым условиям. Для выборки данных по сложным вычисляемым условиям применяется Расширенный фильтр. Оба режима вызываются по команде меню Данные – Фильтр.

Автофильтр

Для работы с этим режимом необходимы следующие действия:

- Установить курсор в области таблицы;

- Выбрать в меню команду Данные→Фильтр→Автофильтр. При этом около каждой метки столбца появляются кнопки со стрелкой вниз;

- Щелчком по кнопке, ввести список значений столбца;

- При выборе одного из значений на экране остается та часть таблицы, которая содержит выделенное значение.

При выборе параметра (Условие…) из раскрывающегося списка появляется окно диалога, в котором можно задавать простейшие критерии (рис. 16).

Для возврата к исходному состоянию надо воспользоваться одним из 2-х вариантов:

- В раскрывающемся списке выбрать - (Все);

- В меню Данные→Фильтр→Отобразить все.

Для снятия автофильтра повторно выполнить команду Данные→Фильтр→Автофильтр.

Вопросы для закрепления теоретического материала

1. Понятие базы данных.

2. Структура базы данных.

3. Сортировка данных в MS Excel.

4. Фильтрация данных.

5. Промежуточные итоги.