Организация и ведение списка данных

Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1) Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.

2) Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).

3) Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при формировании списка, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

Правила формирования списка таковы:

1) Рабочий лист должен содержат только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2) Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3) Желательно создавать заглавную строку, содержащую метки столбцов, в первой строке списка.

4) Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка. (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

5) Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

6) Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

7) Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения. Например, поле «Наименование» должно содержать во всех строках текстовую информацию, соответствующую названию поля.

8) При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

9) В списках можно использовать формулы

10) Рекомендуется использовать для поля, т.е. для всех ячеек столбца, один формат.

Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы. Это означает, что для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности.

Если таблица построена по правилам списка, то в ней возможны следующие операции:

• сортировка;

• фильтрация;

• вычисление промежуточных итогов;

• консолидация данных;

• формирование сводной таблицы.

Сортировка списков – это переупорядочивание записей списка по данным одного или более столбцов. Для сортировки списка используется пиктограмма Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ или пиктограммы группы Сортировка и фильтр вкладки ДАННЫЕ. Сортировка выполняется следующим образом:

• для сортировки данных по возрастанию выбирается команда Сортировка от минимального к максимальному;

• для сортировки данных по убыванию выбирается команда Сортировка от максимального к минимальному;

• для сортировки списков по нескольким критериям выбирается команда Настраиваемая сортировка. При этом откроется диалоговое окно Сортировка, в котором пользователь может выбрать сортировку по нескольким уровням (рис. 9.21).

Рис. 9.21. Диалоговое окно команды Сортировка.

Командная кнопка ПАРАМЕТРЫ в окне команды сортировки выводит окно ПАРАМЕТРЫ СОРТИРОВКИ, в котором можно:

• установить параметр УЧИТЫВАТЬ РЕГИСТР, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

• указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам.

Фильтрация – это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel содержит два варианта фильтрации: фильтр и расширенный фильтр. Фильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация Фильтра осуществляется командой Фильтр пиктограммы Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ или пиктограммой Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ДАННЫЕ. Заглавная строка списка в режиме Фильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Раскрывающейся список Числовые фильтры содержит следующие элементы:

1).ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ – будут выбраны все записи.

2). ПЕРВЫЕ 10 – предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложениеусловияпосписку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное – задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

3). РАВНО, НЕ РАВНО, БОЛЬШЕ, БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО, МЕНЬШЕ, МЕНЬШЕ ИЛИ РАВНО, МЕЖДУ – предназначены для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов И и ИЛИ.

4). Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.

5). ПУСТЫЕ – предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т.е. ячейки столбца пустые). Элементы ПУСТЫЕ можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

6). ВЫШЕ СРЕДНЕГО – предназначены для фильтрации данных, соответствующих значению выше среднего.

7). НИЖЕ СРЕДНЕГО – предназначены для фильтрации данных, соответствующих значению ниже среднего (рис. 9. 22).

Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать из контекстного меню в списке элементов элемент ВСЕ или СНЯТЬ ФИЛЬТР С имя столбца. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, Чтобы удалить Фильтр из списка необходимо повторно выполнить команду Фильтр пиктограммы Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ или пиктограммы Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ДАННЫЕ.

Рис. 9.22. Фильтр. Списки элементов, участвующих в формировании критерия.

Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от Фильтра, критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа
(рис. 9.23). Преимуществами этого способа являются:

• возможность сохранения критериев и их многократного использования;

• возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;

• возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Рис. 9.23. Результаты применения Расширенного фильтра – формировать список на месте.

Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т.е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра выполняется пиктограммой Дополнительно группы Сортировка и фильтр вкладки ДАННЫЕ. В окне команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР следует указать:

1) В поле ввода Исходный диапазон - диапазон ячеек, содержащих список.

2) В поле ввода Диапазон условий - диапазон ячеек, содержащих критерий отбора.

3) В поле ввода Поместить результат в диапазон - верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации.

4) С помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

Фильтровать список на месте – означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;

Скопировать результаты в другое место – позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5). Параметр Только уникальные записи - означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора (рис.9.24).

Рис. 9.24. Диалоговое окно команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты:

1) Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией ИЛИ.

2) Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

а) необходимо наложить несколько условий отбора на несколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией ИЛИ. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия.

б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией И. Тогда все условия задаются в одной строке критерия.

в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями И и ИЛИ.

3) Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

- в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;

- при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т.е. первую ячейку в сравниваемом столбце;

- если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются, как относительные;

- если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются, как абсолютные;

- вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми.