Создание внутреннего представления данных в ACCESS
4.1. Основные приемы работы с СУБД access
СУБД Access является одной из наиболее мощных реляционных систем управления базами данных настольного типа.
БД Access содержит следующие основные объекты: рабочие таблицы, формы, запросы и отчеты. Таблицы содержат данные. Запросы предназначены для получения нужных данных из БД. Формы и отчеты облегчают редактирование, графическое представление и печать данных.
4.1. 1. Создание новой базы данных
Создание базы данных начинается с запуска СУБД.
При запуске Access на экране появляется диалоговое окно Область задач Microsoft Access (см. рис.),
в котором с помощью соответствующей гиперссылки можно открыть существующую БД или перейти к созданию новой БД. Если же область задач закрыта, то ту же операцию можно выполнить через команду Создатьвменю Файл. После этого на экране появляется диалоговое окно, в котором можно указать каталог для размещения в нем новой БД, ее тип (БД Access имеют расширение MDB) и имя. После ввода информации о БД следует щелкнуть кнопку Создать (OK). Гиперссылка «На моем компьютере…» содержит набор шаблонов для создания баз данных общего назначения: Адресная книга, Библиотека, Заказы на работы и т.д.
Появившееся в результате выполнения команды создания БД диалоговое окно содержит несколько вкладок, соответствующих объектам, размещаемым в БД: таблицы, формы, запросы и т. д. (если БД создана на основе шаблона, на вкладках представленного окна будут отображены имеющиеся в БД объекты). На рисунке выделена вкладка Таблицы.
Все последующие операции над БД выполняются над объектами в этом окне.
Задание 1. Запустите СУБД Access любым способом. В меню Файл выберите команду Создать…. В диалоговом окне Создание файлавыберите раздел шаблоныи На моем компьютере. В открывшемся окне перейдите на вкладку Базы данных. Выбрать шаблон Прием заказов. Используя мастер Создание баз данных, сформируете в папке Мои документы базу данных Прием заказов. Во время работы мастера нажимайте кнопку Далее. По окончанию работы мастера заполните форму Сведения об организации произвольными данными.
Результат работы мастера показан на рисунке ниже. Главная кнопочная форма позволяет вызывать объекты, минуя главное окно БД.
Главное окно в это время находится в свернутом состоянии.
Просмотрите все объекты новой базы данных, открыв свернутое окно Прием заказов. Перейдите на вкладку таблицы. Выделите таблицу Доставка. Нажмите кнопку Открыть. Просмотрите структуру таблицы. Закройте таблицу. Проделайте то же самое с другими объектами БД.
По окончанию просмотра закройте эту базу данных.
Подобная база данных может быть использована для учета заказов в фирме..
Используя предлагаемую методику, можно создать любое количество новых баз данных. Если использовать шаблоны общего назначения, то СУБД позволяет сформировать структуру новых объектов автоматически в ходе общения с мастером. Шаблон Новая база данных позволяет только открыть базу, а формирование структуры новых объектов пользователь выполняет сам.
Рассмотрим основные этапы разработки базы данных (БД) на примере БД, содержащей информацию о заказах клиентов на оказание услуг. БД содержит следующие таблицы, полученные в результате нормализации:
| Клиенты | ||||||||||||||
 Номер Клиента | ФИО | Адрес | Услуги | Исполнители | ||||||||||
  | Код Услуги | Наименование | Стоимость | Номер Исполнителя | ФИО | |||||||||
| Заказы | ||||||||||||||
| Номер Заказа | Номер Клиента | Код Услуги | Номер Исполнителя | Дата Приема | Дата Исполнения | Оплачен | ||||||||
Таблица «Услуги» содержит перечень услуг, оказываемых клиентам, и информацию о стоимости каждой услуги. Таблица «Исполнители» содержит список исполнителей, которым передаются заказы клиентов. Таблица «Клиенты» содержит информацию о клиентах, каждый из которых может оформить заказы на оказание различных услуг. Таблица «Заказы» содержит информацию обо всех заказах, сделанных клиентами. Стрелками показаны связи, существующие между таблицами. В данном примере тип всех связей – «один-ко-многим», так как каждый клиент может оформить несколько заказов на различные услуги, одна и та же услуги может быть заказана несколькими клиентами и один исполнитель может выполнять несколько заказов. В таблице «Заказы» заштрихованы поля, содержащие внешние ключи, включенные в эту таблицу для создания связей.
Задание 2. Создайте новую БД с именем «БД заказов от ФИО» (замените символы ФИО своей фамилией) в папке «Мои документы».
Вопросы для самоконтроля:
1. Основные объекты СУБД Access и их назначение.
2. Как создать новую БД на основе шаблона общего назначения? Какие шаблоны общего назначения имеются на вашем компьютере?
3. Как создать новую пустую базу данных?
4.1.2. Создание новых таблиц базы данных
Следующий шаг – создание таблиц в пустой БД с именем «БД заказов от ФИО». Выполняется после перехода на вкладку Таблицы главного окна БД.
Операция создания таблицы начинается с щелчка по кнопке Создать в открытом окне БД на вкладке Таблицы.
В появившемся диалоговом окне Новая таблица можно выбрать один из способов создания таблицы:
- Режим таблицы;
- Конструктор;
- Мастер таблиц;
- Импорт таблиц;
- Связь в таблицами.
При выборе команды Режим таблицы на экране появится таблица, похожая на ту, что используются в программах работы с электронными таблицами. Мастер таблиц создает таблицу на основе ответов на заданные им вопросы. При выборе команды Импорт таблиц или Связь с таблицами запускается Мастер, позволяющий использовать таблицу, хранящуюся в другом месте как основу для новой таблицы. Выбор пункта Конструкторпозволяет полностью управлять процессом создания новой таблицы. Наиболее простой способ – создание таблицы с помощью Мастера таблиц (таблица создается на основе имеющихся шаблонов). Режим Конструктора позволяет «сконструировать» БД «с нуля». Щелчок по кнопке OK открывает на экране новое диалоговое окно, позволяющее создать новую таблицу в выбранном режиме.
Задание 3. С помощью кнопки Создать на вкладке Таблицы окна БД откройте диалоговое окно Новая таблица, выберите режим Конструктор и откройте конструктор нажатием ОК. Не создавая таблиц, изучите возможности конструктора, используя информацию, приведенную ниже.
Информация для изучения. Конструктор позволяет создать структуру новой таблицы («шапку» таблицы), то есть определить, сколько столбцов будет иметь таблица, как называется каждый столбец, какую информацию планируется записывать в каждый столбец и т.д. Окно конструктора (см. рис.) содержит три столбца: "Имя поля", "Тип данных" и "Описание". В каждой строке вводится информация, описывающая одно поле (столбец) создаваемой таблицы.
Имя поля может содержать не больше 64 символов и состоять из букв, цифр, пробелов и знаков пунктуации. Имя поля не должно начинаться с пробела. Для ввода имени поля таблицы нужно установить курсор в столбец «Имя поля» соответствующей строки.
 |
Каждый атрибут представляется в строке таблицы БД значением определенного типа. По умолчанию в Access полю присваивается тип "Текстовый". Пользователь имеет возможность задать свой тип для определяемого поля: при перемещении курсора в столбец Тип данных в соответствующей ячейке появляется кнопка раскрывающегося списка, которая позволяет раскрыть список всех используемых в Access типов данных. В этом списке можно выбрать нужный тип, соответствующий назначению атрибута:
¨ Текстовый тип используется для хранения любой последовательности символов. Текстовые поля могут содержать до 255 символов (по умолчанию длина равна 50 символам).
¨ Тип "Числовой" используется для представления числовых значений (кроме денежных сумм).
¨ Тип "Дата/время" предназначен для хранения даты и/или времени.
¨ Тип "Счетчик" используется для автоматической нумерации добавляемой записи. В первой записи таблицы этому полю автоматически присваивается значение 1, значение этого атрибута в каждой следующей записи увеличивается на 1. Можно также задать случайный выбор значений.
¨ Денежный типиспользуется для хранения числовых значений денежных сумм. Использование этого типа позволяет избежать ошибок округления.
¨ Логический тип применяется для хранения логических величин, принимающих только два значения типа "Да" (некоторое условие выполнено) и "Нет" (соответствующее условие не выполнено).
¨ Поле MEMO используется для хранения текста большого объема (до 32 тыс. символов).
Кроме того, используются Поля объекта OLE, содержащие объект OLE (такой объект может содержать документ другого приложения Windows: текстовый документ или таблицу, аудио- или видеозапись, рисунок и т.п.), поля типа "Гиперссылка", содержащие буквенно-цифровой идентификатор – адрес гиперссылки, указывающий путь к другому объекту, документу или Web-вкладке. Мастер подстановок используется для задания набора значений, которые может принимать это поле (например, если значения поля представляют коды, заданные в некотором словаре (например, районов города), то можно указать, что поле должно содержать только коды, перечисленные в этой таблице-словаре).
В нижней части окна после определения типа поля на специальных вкладках (раздел "Свойства Поля") можно задать параметры, устанавливаемые для значения каждого типа, например: для текстовых данных определяется их размер, формат и маска ввода, значение, устанавливаемое по умолчанию, обязательно ли вводить значение в это поле и допустима ли в качестве значения пустая строка и т.д. Свойство поля может быть введено с клавиатуры в соответствующем поле ввода как символьная строка, выбрано из списка (тогда при выборе этого свойства справа от поля ввода появляется кнопка раскрытия списка) или сформировано в специальном диалоговом окне, раскрываемом кнопкой, содержащей ... , появляющейся после выбора этого поля справа от строки ввода.
Для многих типов можно указать специальные условия, которым должно удовлетворять данное поле (условие определяется в окне Построителя выражений, открываемом щелчком по кнопке, расположенной справа от поля ввода этого параметра), сообщение об ошибке, которое может быть выведено при неправильном вводе, не удовлетворяющем заданным условиям. Таблицу можно проиндексировать по значениям, расположенным в некоторых столбцах (обычно – по ключевым значениям), что ускоряет поиск и сортировку данных в ней.
Формат поля и Условие на значение – это наиболее мощные средства. Формат поля определяет вид данных в поле таблицы. При описании формата используются специальные символы (как и в Excel), назначение этих символов при определении форматов можно посмотреть в справочной системе Access (на вкладке Предметный указатель окна справочной системы можно найти информацию по форматам положительных и отрицательных чисел, текстовых полей и т.д.).
Если поле ввода содержит символьные константы (т.е. в одних и тех же позициях вводимой строки должны постоянно появляться одни и те же символы) и позиции для заполнения, то можно задать свойство "Маска ввода". Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. При вводе данных символы шаблона, выбранные в маске и размещенные в нужных позициях, заменяются вводимыми символами.
Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а параметр "Формат поля" определяет отображение данных при сохранении записи. Если используются оба свойства, результаты их действий не должны противоречить друг другу.
Выражения, определяющие условия, могут включать символы математических операций, операций сравнения, вызовы функций, скобки; в качестве операндов могут использоваться константы и имена полей, заключенные в квадратные скобки. Для ввода выражения можно использовать имеющиеся в окне кнопки, элементы списков (значки списков похожи на значки папок, их можно раскрыть двойным щелчком по значку). Более подробная информация – в справочной системе.
Внимание!!В рассматриваемом учебном примере поля кодов (номеров), являющиеся первичными ключами таблиц, могут иметь тип Счетчик, они же используются при индексации таблиц. Все остальные поля (кроме стоимости и дат) могут быть текстовыми.
Ввод описания поля (комментария) является необязательным.
Для определения и изменения структуры разрабатываемой таблицы достаточно щелкнуть внутри соответствующего поля и внести необходимые изменения.
Для вставки нового поля следует поместить указатель в то место, куда должно быть вставлено в таблице новое поле и выполнить команду вставки строки (меню Вставка). Для удаления поля его нужно выделить щелчком мыши на кнопке слева от имени поля и выполнить команду Удалить строки в меню Правка. Те же операции можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов.
Для определения ключевых полей следует выделить их (если ключ является составным, выбирается сначала первое поле щелчком на кнопке, расположенной слева от названия поля, а затем при нажатой клавише Ctrl выделяются остальные поля) и выполнить команду Ключевое поле меню Правка или щелкнуть соответствующую кнопку панели инструментов. Рядом с выбранными полями появится пиктограмма ключа. Выбор поля в качестве ключевого можно отменить теми же средствами.
Если ключевые поля не заданы, то при сохранении таблицы Access предложит их создать автоматически. Ключевые поля размещаются в таблице первыми.
Для сохранения созданной таблицы можно закрыть окно с помощью кнопки на его заголовке, или дважды щелкнуть на пиктограмме таблицы в левом верхнем углу окна, или один раз щелкнуть на этой пиктограмме и выбрать в открывшемся меню команду Закрыть, или выполнить команду Закрыть в меню Файл (появится запрос о том, нужно ли сохранять внесенные в таблицу изменения). В открывшемся диалоговом окне нужно ввести имя таблицы. Если при сохранении таблицы Access обнаружит ошибки, на экране появится соответствующее сообщение и операция не будет выполнена. После исправления обнаруженных ошибок операцию можно повторить.
Значок созданной таблицы появляется в окне создаваемой БД.