Создание информационной базы

Запуск программы

После установки запуск программы выполняется из главного меню системы Windows при помощи команды Пуск | Все про­граммы | 1С:Предприятие 8.1 \ 1С:Предприятие. При этом акти­вируется исполняемый файл программы, который по умолчанию расположен в папке C:\Program Files\ lCv81\Bin (рис. 1.1) и назы­вается lcv8.exe.

Для удобства пользователя на рабочем столе можно создать ярлык данной программы, выполнив следующие действия:

1. Раскрыть меню Пуск | Все программы \ 1С:Предприятие 8.1 и навести указатель мыши на команду 1С:Предприятие.

2. Нажать правую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить команду на рабочий стол, после чего отпустить.

3. В появившемся контекстном меню выбрать команду Копиро­вать.

В результате на рабочем столе появится ярлык ШИ 1С:Предприятие. Если есть необходимость дать ярлыку другое имя, можно, например, выполнить по нему щелчок правой кноп­кой мыши и в контекстном меню выбрать команду Переимено­вать.

Система 1С .Предприятие позволяет работать с базами дан­ных нескольких организаций и настраивать работу для множест­ва пользователей с различными правами на пользование про­граммой. Для запуска необходимой базы данных для конкретного пользователя можно соответствующим образом настроить свой­ства ярлыка. Для вызова свойств ярлыка требуется щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню ко­манду Свойства. В открывшемся окне следует выбрать вкладку Ярлык, где в поле Объект уже должна быть строка: C:\Program Files\lCv81\BIN\lcv8.exe.

В этом поле после имени исполняемого файла можно ввести ключи для запуска конкретной модификации программы:

■ /m - монопольный режим для сетевой версии (для локальных, однопользовательских версий не указывается);

■ /d - после этого ключа (без пробела) вводится имя папки ра­бочей базы данных;

■ /n - после этого ключа (без пробела) вводится имя пользова­теля, работающего с данной программой;

■ /р - после этого ключа (без пробела) вводится пароль данного пользователя.

Например, пользователь БуеНапа с паролем Бу^ выполняет запуск рабочей базы данных из папки D:\lC\Prizma. В этом слу­чае в поле Объект необходимо сформировать следующую стро­ку: C:\Program Files\lCv81\BIN\lcv8.exe /сЮ:\1С\Рпгта /пБуеНапа

Бухгалтерская система имеет единый интерфейс для работы в программе, который и называется 1С:Предприятие. При запуске программы открывается диалоговое окно Запуск 1С .Предприятия (рис. 1.2). Данное окно служит для выбора режима работы с про­граммой. Выбор режима можно выполнить, используя кнопки, находящиеся в правой верхней части окна. При их помощи бухгал­теру могут быть доступны следующие модули программы:

■ 1С .Предприятие - пользовательский режим работы;

■ Конфигуратор - служит для настройки документов, журна­лов, определения пользовательских прав, сохранения базы данных в архиве и ее восстановления.

В модуле Конфигуратор доступны такие важные функции:

■ Отладчик - предназначена для проверки функционирования отдельных модулей программы;

■ Монитор - используется при работе в сети для анализа дей­ствий отдельных пользователей программы.

Рис. 1.2. Окно Запуск 1С:Предприятия

В поле Информационные базы (рис. 1.2) можно подключать различные информационные базы (конфигурации, записанные на установочном диске и устанавливаемые с него).

1С:Бухгалтерия 8.1 - универсальная программа для автомати­зации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое ре­шение для ведения учета в организациях, осуществляющих лю­бые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю, оказание услуг, производст­во и т.д.

Конфигурация Бухгалтерия предприятия платформы 1С:Предприятие 8.1 является решением, позволяющим в ком­плексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций.

Конфигурация 1С .Предприятие 8.1. Управление персоналом - система нового поколения, предназначенная для реализации кад­ровой политики компании по следующим направлениям: плани­рование потребностей в персонале; обеспечение бизнеса кадрами; эффективное планирование занятости персонала; учет кадров и анализ кадрового состава; трудовые отношения, кадровое дело­производство.

Конфигурация 1С Управление производственным предприяти­ем является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном пред­приятии. Решение позволяет организовать комплексную информа­ционную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово- хозяйственную деятельность предприятия.

В поле Информационные базы окна Запуск 1С Предприятия перечислены доступные базы данных. При первом запуске про­граммы таких баз может быть две:

■ Бухгалтерия предприятия - хранит данные о ведении бухгал­терского учета на реальном предприятии;

■ Бухгалтерия предприятия (демо) - содержит демонстрацион­ную базу данных, примеры для работы, заполненные справоч­ники. Можно использовать для обучения.

При первом запуске любой информационной базы программа предложит пользователю указать место хранения базы данных (по умолчанию базы хранятся в папке Мои Документы | 1С).

Справочная система

Справочная система программы 1С Предприятие ориентиро­вана на оказание пользователю помощи в изучении многофунк­циональных возможностей программы, настроек, опций диалого­вых окон и назначения кнопок на панелях инструментов.

Кроме развернутого описания режимов и методов в програм­ме предусмотрены короткие подсказки для кнопок и полей спра­вочников и документов. Чтобы их увидеть, следует навести ука­затель мыши на нужный элемент и подождать несколько секунд. Такие подсказки исчезают довольно быстро, поэтому при необ­ходимости действие можно повторить. При наведении указателя мыши на кнопку панели инструментов подсказка появляется вни­зу окна программы.

МЕНЮ СПРАВКА

Подменю Справка главного меню программы позволяет полу- I чить справочную информацию по какому-либо разделу программы I и выполняемым функциям. Кратко рассмотрим его возможности.

Пункт Справка используется в том случае, когда необходимо I получить описание используемого режима работы программы | или назначения опций открытого окна.

Пункт Содержание справки открывает окно (рис. 1.3), в кото­ром представлена структурированная информация о режимах [работы в системе 1С .Предприятие", пользовательском и режиме I конфигуратора.

производственным предприятием. Оно предоставляет быстрый доступ к любому элементу, расположенному в древовидной струк­туре описаний всех справочников, констант, документов и пр.

Пункт Поиск по справке предназначен для быстрого поиск необходимого объекта программы. Поиск осуществляется п ключевому слову, все найденные темы справки отображаются нижней части окна.

В пункте Справка имеется подпункт Дополнения к описанию, помощью которого можно просмотреть описание всех обновле ний, установленных для данной конфигурации программы.

Пункт О Программе служит для открытия окна с достаточн подробной информацией о конфигурациях системы, версиях пр граммных продуктах, комплектности поставки программных пр дуктов и т.д.

Основные объекты

Рассмотрим основные объекты, с которыми будет работа пользователь.

Следует отметить, что интерфейс системы 1С:Предприят. может быть настроен под задачу, решаемую в текущий момент.

Интерфейс оптимизирован для решения множества задач: управление производством, управление продажами, управление закуп­ками, управление запасами, планирование, управление оборудо­ванием, управление торговлей, управление розничной торговлей, управление денежными средствами, бюджетирование, набор пер­сонала, управление персоналом, кадровый учет организации, рас­чет с персоналом, расчет зарплаты работников организации, бух­галтерский и налоговый учет, международный учет, а также пол­ный вид интерфейса. Здесь и далее программа рассматривается в режиме полного интерфейса.

СПРАВОЧНИКИ

Справочники служат для предоставления нормативной или справочной информации в процессе работы. В них описываются все объекты бухгалтерского учета и их свойства. (Подробнее о работе со справочниками рассказано в главе 2 «Справочники».)

Доступ ко всем справочникам осуществляется при помощи пункта Операции | Справочники из главного меню программы. Некоторые справочники содержат начальную, нужную для рабо­ты в системе информацию, однако пользователь при работе с программой при необходимости может заполнять их содержимое требующимися данными. При работе с большинством справоч­ников новые данные вносятся в процессе выполнения выборки информации для использования ее в создаваемом документе.

Окно того или иного справочника, как правило, открывается автоматически, если из него надо выбрать какую-либо информа­цию. Также справочник может быть вызван при создании или редактировании документа при помощи функциональной клави­ши Р4.

ПЛАН СЧЕТОВ

План счетов бухгалтерского учета является частью учетной политики организации. В конфигурацию включен План счетов бухгалтерского учета (рис. 1.5) финансово-хозяйственной дея­тельности организаций, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 94н.

Состав счетов, организация аналитического, валютного, коли­чественного учета на счетах соответствуют требованиям законо­дательства по ведению бухгалтерского учета и отражению в от­четности.

Рис. 1.5. План счетов бухгалтерского учета

При необходимости пользователь может в режиме 1С:Предприятие добавлять новые счета и субсчета, устанавливая следующие их свойства:

■ настройка аналитического учета;

■ настройка количественного учета;

■ настройка валютного учета;

■ признаки активных, пассивных и активно-пассивных счетов;

■ признаки забалансовых счетов.

Настройки аналитического учета - это виды субконто, которые задаются в качестве свойств счетов. По каждому счету может параллельно вестись аналитический учет с использованием трех видов субконто.

Для счета может быть установлен запрет на использование проводках (флажок Запретить использование в проводках в форме счета, которая вызывается двойным щелчком мыши по записи счета в форме плана счетов). Счета, запрещенные к использованию проводках, выделяются в форме плана счетов желтым фоном.

Ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета осуществляется документом Операция (бухгалтерский и налоавый учет) путем записи проводок в корреспонденции со счета ООО Вспомогательный счет.;

В командной панели формы плана счетов бухгалтерского учета находятся кнопки, с помощью которых можно получить дополнительную информацию по выбранному счету:

- сформировать различные отчеты, например Оборотно- сальдовую ведомость по счету или Карточку счета, - кнопка Отчеты;

- познакомиться с описанием счета бухгалтерского учета - кнопка Описание счета;

- просмотреть записи в журнале проводок - кнопка Журнал проводок;

- перейти к списку субконто - кнопка Субконто.

С помощью кнопки Печать можно вывести на экран и распе­чатать план счетов бухгалтерского учета 1С .-Бухгалтерии 8.1 как в виде простого списка счетов, так и в виде списка с подробным описанием каждого счета.

Анализ данных по счетам бухгалтерского учета осуществля­ется с помощью стандартных отчетов:

■ оборотно-сальдовая ведомость;

■ шахматная ведомость;

■ оборотно-сальдовая ведомость по счету;

■ анализ счета;

■ обороты счета;

■ карточка счета;

■ главная книга.

ДОКУМЕНТЫ

Информация о выполнении хозяйственных операций заносит- :я в программу посредством документов - таких же, какие обычно бухгалтер выписывает вручную. Это входящий счет, расход­уя накладная, приходный кассовый ордер, розничная накладная I пр. (Подробнее о работе с документами рассказано в главе 3 (Документы».)

ЖУРНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ

Журналы представляют собой аналог бухгалтерских журналов операций и документов. Они предназначены для ввода новых документов, просмотра и редактирования имеющихся в них документов, а также пометки последних на удаление. Вызываются журналы при помощи одноименного пункта меню.

Все журналы имеют вид таблиц, в которых записи о документах или операциях выглядят как строки. При этом документы взнесены по журналам согласно их тематике: договоры, счета фактуры, валютные операции и т.д.

Журнал операций служит для отслеживания введенных бух­галтером операций, отображающихся в журнале построчно. В строке указываются дата введения, тип и содержание докумен­та, сумма операций.

Журнал проводок дает возможность просмотра проводок вве­денных бухгалтерских операций.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ОПЕРАЦИИ

Бухгалтерские операции предназначены для отображения ин­формации о хозяйственной деятельности организации. Они могут формироваться пользователем вручную либо системой автомати­чески. Бухгалтер вводит необходимую информацию о проводках. Система же может автоматически формировать в документах бухгалтерские операции на основе указанной информации.

ОТЧЕТЫ

Отчеты предназначены для получения какой-либо итоговой информации. Для составления отчета бухгалтеру необходимо воспользоваться одноименным пунктом главного меню програм­мы (рис. 1.6).

В системе 1С:Бухгалтерш различают три вида отчетов:

■ стандартные - служат для получения информации по любо­му разделу бухгалтерского учета. Стандартными отчетами яв­ляются шахматная и оборотно-сальдовая ведомости, карточка счета, карточка субконто и пр.;

■ специализированные - предназначены для получения инфор­мации по конкретному разделу бухгалтерского учета. Специа­лизированными отчетами являются книги продаж и покупок, ^ кассовая книга, отчет о курсах валют;

■ регламентированные - служат для передачи в органы стати­стики, внебюджетные фонды, налоговую инспекцию и пр. Специализированными отчетами являются расчеты налогов, расчетные ведомости в Фонд социального страхования, Пен­сионный фонд и другие фонды, баланс и его приложения.

Подробнее работа с отчетами рассмотрена в главе 4 «Отчеты».

Создание информационной базы

Для начала ведения бухгалтерского учета на предприятии не­обходимо создать информационную базу. Для этого нажимаем кнопку Добавить в основном окне программы. В появившемся окне (рис. 1.7) выбираем пункт Создание новой информационной базы и нажимаем кнопку Далее.

В появившемся окне выводится список всех установленных на данный компьютер конфигураций 1С:Предприятие (рис. 1.8). В данном случае была установлена конфигурация 1С:Предприятие - Бухгалтерия предприятия. Как правило, вместе с основной конфигурацией поставляется конфигурация для ознакомления демо-версия. Отличие демонстрационной версии конфигурации от основной заключается в том, что в демонстрационной вереи предлагается только ознакомиться с заблокированным множест­вом функций. Для полноценного же ведения бухгалтерского учета на предприятии нужна основная конфигурация с полны функционалом возможностей. Выбираем устанавливаемую кон­фигурацию мышью и нажимаем кнопку Далее.

Рис. 1.7. Варианты добавления информационных баз

Затем предлагается ввести имя информационной базы (рис. 1.9). По умолчанию база будет называться Бухгалтерш предприятия. Ниже названия информационной базы можно выбрать место распо­ложения информационной базы:

■ На данном компьютере или на компьютере в локальной се­ти - это так называемый файловый режим работы базы дан­ных. При объеме базы данных до 2Гбайт обычно используют именно файловый режим;

■ На сервере 1С Предприятие - это серверный режим, при ко­тором происходит связка базы данных 1С:Предприятие с сис­темой управления базами данных (СУБД) Microsoft SQL Server. При больших размерах базы данных серверный режим помогает увеличить скорость обработки запросов, проведения документов, закрытия периодов бухгалтерской отчетности. Также серверный режим помогает практически полностью из­бежать проблемы блокировки данных при работе с базой большого количества пользователей по сети.

Рис. 1.8. Установленные пакеты конфигураций

Нажимаем кнопку Далее. Так как мы создаем базу данных в файловом режиме, то в следующем окне нам предлагается вы­брать место расположения базы 1С:Предприятие. По умолчанию база будет располагаться по адресу C:\Documents and Set- йпдэ\Имя пользователя Windows\Mon документы\1С\АссоигШпд. Для самостоятельного выбора места расположения можно нажать кнопку … (рис. 1.10).

Все данные внесены, нажимаем кнопку Готово. Конфигура­ция 1С .Предприятие - Бухгалтерия предприятия будет установ­лена и в списке информационных баз появится Бухгалтерия пред­приятия (рис. 1.11).

Выполним первый запуск 1С:Предприятие с конфигурацией Бухгалтерия предприятия. Нажимаем кнопку 1С .Предприятие.

Выполним первый запуск 1С:Предприятие с конфигурацией Бухгалтерия предприятия. Нажимаем кнопку 1С .Предприятие.

Стартовый помощник

Рис. 1.13. Начало работы Стартового помощника

При первом запуске программы выполняется первоначальное заполнение базы данных и запускается Стартовый помощник за­полнения всей необходимой информации для начала ведения бухгалтерского учета (рис. 1.13).

После того как выполнится первоначальное заполнение базы данных, можно приступить к вводу следующих основных данных:

■ организации;

■ банки и банковские счета;

■ ответственные лица;

■ учетная политика предприятия;

■ подразделения и прочее.

Введя общие сведения об организации, надо нажать кнопку Далее справа внизу экрана Стартового помощника (рис. 1.14).

На странице заполнения банковских счетов организации (рис. 1.15) для ввода банков можно использовать только банков­ский идентификационный номер (БИК). При этом поля Наимено­вание, Корреспондентский счет и Город заполняются автомати­чески в соответствии с введенным БИК.

Нажимая кнопку Далее, постепенно заполняем необходимые поля информацией об организации. По завершении работы Стар­тового помощника на экран выводится отчет по основным на­стройкам информационной базы (рис. 1.16).

Начальная настройка программы

Для первоначальной настройки программы необходимо вы­звать форму Настройка программы из меню Сервис \ Настройка программы. В открывшейся форме можно установить следующие параметры:

■ Версия конфигурации - показывается номер текущей версии типовой конфигурации (рис. 1.17);

■ Заголовок главного окна - при запуске программы в заголовке ее главного окна отображается стандартное наименование конфигурации - Бухгалтерия предприятия, редакция 1.6. Если одновременно происходит работа с несколькими информаци­онными базами, удобнее заменить этот стандартный заголо­вок на такой, который поможет быстро определить, какая именно из информационных баз сейчас открыта. Чтобы это сделать, следует ввести нужный текст в поле Заголовок;

Обмен данными - задаются параметры для автоматического обмена данными при работе с распределенными информаци­онными базами;

■ Права доступа - если с информационной базой работают несколько пользователей и при этом в базе ведется учет не­скольких организаций, необходимо ограничить доступ от­дельных пользователей к данным определенных организаций (разрешить просмотр данных по организации, но запретить изменять данные либо запретить и просмотр, и изменение данных). Для использования такой возможности требуется установить флажок Ограничить доступ к данным по органи­зациям. После установки флажка нужно применить данную настройку, нажав кнопку ОК, и перезапустить программу. За­тем необходимо снова открыть настройку программы на этой закладке и нажать на кнопку Настроить права доступа. В открывшемся списке организаций следует настроить права доступа, используя подменю Права верхней командной пане­ли списка;

■ Запрет изменения данных — с помощью кнопки Установить дату запрета можно установить дату, ранее которой (включая саму дату запрета изменения данных) изменять любые данные в информационной базе будет запрещено. Дату запрета можно установить одну для всей информационной базы, либо устано­вить разные даты запрета для разных организаций или групп пользователей. Пользователи, имеющие полные права, по умолчанию могут изменять данные ранее Даты запрета. Если требуется запретить изменять данные и этим пользователям, необходимо установить флажок Распространить дату запре­та на пользователей с полными правами',

Ш Каталог дополнительной информации - каталог на диске, в котором хранятся внешние обработки и документы, получен­ные средствами встроенного веб-обозревателя.

При запуске программы 1С .Предприятие на экран выводится Рабочий стол бухгалтера в виде большого окна с множеством вкладок. Каждая вкладка представляет собой набор функций, взаимосвязанных между собой как смыслом, так и движением документов.

Все вкладки разбиты по видам учета в программе.

ВКЛАДКА ПРЕДПРИЯТИЕ

На этой вкладке производится как первоначальная настройка программы для ведения учета (учетная политика предприятия, параметры учета), так и заполнение базы основными данными уже в процессе документооборота (добавление новых предпри­ятий, их реквизитов). Каждая вкладка разбита на несколько раз­делов. При открытии, например, вкладки Банк сразу же в разделе Справочники, Документы, Отчеты появляются пункты меню, с помощью которых можно вызвать справочники или список доку­ментов по данному виду учета.

Все вкладки распределены по видам учета: ■ Предприятие - основная вкладка Рабочего стола бухгалтера (рис. 1.18);

■ Касса - относится к валютным операциям (рис. 1.20);

■ Покупка - оформление всей необходимой документации при поступлении на предприятие чего-либо (рис. 1.21);

■ Продажа - оформление документов реализации товаров и услуг (рис. 1.22);

■ Склад - складской учет (рис. 1.23);

■ Производство - ведение полного учета на производстве (рис. 1.24);

Рис. 1.23. Вкладка Склад

ОС - бухгалтерский учет (рис. 1.25);

■ НМА - бухгалтерский учет (рис. 1.26);

■ Зарплата - все, что относится к начислению зарплаты, фон­дам отчисления и т.п. (рис. 1.27);

■ Кадры - полный кадровый учет на предприятии (прием на работу, увольнение, должности, графики работ каждого со­трудника и т.п.), вкладка изображена на рис. 1.28;

■ Монитор - это нововведение в конфигурацию Бухгалтерия предприятия. На этой вкладке выводятся данные в виде графи­ков и списков, по которым можно определить финансовое по­ложение дел на предприятии (рис. 1.29).

В 1С:Предприятие имеется возможность ведения многофир­менного учета.

Открыв каждую вкладку, можно увидеть диаграмму движения документов. Например, открыв вкладку Покупка, можно увидеть, что нельзя сначала сделать документ Возврат товаров постав­щику, а потом сделать Послупление товаров и услуг этого же то­вара.