Создание таблиц и пользовательских форм в СУБД Access

Access – это система управления базой данных. База данных (БД) содержит данные об одной предметной области. Запуск программы Access можно осуществить из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК Þ Программы Þ Microsoft Access или с помощью пиктограммы . После запуска программы необходимо выбрать существующую БД или создать новую, присвоив ей уникальное имя.

БД может содержать несколько таблиц, содержащих описание и характеристики различных объектов. Таблицы БД можно создавать с помощью мастера СУБД Access. Для этого необходимо:

- выбрать режим «Создание таблицы в режиме мастера»;

- выбрать образец таблицы;

- из образцов полей образовать поля новой таблицы;

- задать имя таблицы;

- выбрать способ определения ключа;

- выбрать режим ввода данных;

- ввести данные в таблицу.

На рисунках 19-21 показана последовательность создания таблицы «Студенты» с помощью мастера.

Рисунок 19

Рисунок 20

Рисунок 21

Таблицу можно создавать и самостоятельно в режиме конструктора. Здесь имена полей, их формат и ключевые поля определяются пользователем. Пример создания структуры таблицы «Специальности» приведен на рисунке 22. При выходе из режима конструктора появляется окно с запросом на сохранение структуры таблицы, а затем окно, где можно задать имя таблицы (Рисунок 23).

Рисунок 22

Рисунок 23

Рисунок 24

Рассмотрев таблицу «Студенты» на рисунке 21, заметим, что поле Специализация имеет дублирующие данные. Заменим это поле в режиме конструктора на поле Код специальности (числовой формат) и укажем составной ключ из полей Код студента и Код специальности (Рисунок 25). Для выделения нескольких полей следует удерживать клавишу Ctrl. До корректировки структуры таблицы необходимо изменить данные поля Специализация на числовые.

Рисунок 25

Между таблицами, имеющими общее ключевое поле, можно установить связь (Сервис Þ Схема данных). Пример связи таблиц «Студенты» и «Специальности» по полю Код специальности приведен на рисунках 26-27.

Рисунок 26

Рисунок 27

Для ввода данных в СУБД Access можно использовать формы. При создании формы с помощью мастера открывается окно, представленное на рисунке 28. Здесь выбирается таблица и поля из доступных полей. Далее выбирается внешний вид формы, стиль и вводится имя формы. Пример созданной формы представлен на рисунке 29.

Рисунок 28

Рисунок 29

На созданную форму в режиме конструктора можно добавить заголовок с помощью пиктограммы Надпись на Панели элементов предварительно раздвинув мышью область заголовка на вертикальной линейке. На рисунке 30 заголовком является «Список специальностей». Кнопки управления добавляются с помощью пиктограммы . При этом на Панели элементов должна быть активизирована кнопка Мастер элементов . На рисунке 31 показано окно создания кнопки для закрытия формы. Окно активизируется в момент размещения кнопки на форме. Если Панель элементов скрыта, то ее можно отобразить, выбрав на вкладке Панели инструментов (Сервис Þ Настройка).

Рисунок 30

Рисунок 31

Данные в связные таблицы удобно вводить одновременно через многотабличную подчиненную форму. Такая форма может быть создана с помощью мастера форм. На рисунке 32 поля для формы выбраны из двух таблиц: Специальности и Студенты.

Рисунок 32

Далее, выбрав вид представления – подчиненная форма, внешний вид – ленточный, стиль – стандартный, получим форму, представленную на рисунке 33.

Рисунок 33