Сортировка и фильтрация данных в таблице MS Access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обычный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И.3)Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Между таблицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разбивка таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.