Вопрос 4 Учет и отчетность
Учет и отчетность материальных ценностей мобилизационного резерва регламентируется «Инструкцией об учете, отчетности и качественном состоянии материальных ценностей мобрезерва Российской Федерации» от 08.04.1993 года № М011-2/376 Комитета Российской Федерации по государственным резервам. Учет и отчетность по материальным ценностям мобилизационного резерва подробно изложены в IX разделе Инструкции по хранению мобилизационного резерва медицинского и санитарно-хозяйственного имущества, введенной в действие приказом Минздравсоцразвития России от 03.10.2005 года № 613дсп.
Основанием для организации учета и контроля за накоплением материальных ценностей в мобилизационном резерве Исполнителя является номенклатура материальных ценностей, размеры и сроки ее накопления, утвержденные Разработчиком плана и разработанная в соответствии с ней ведомость материальных ценностей (форма № 5), подлежащих накоплению в специфицированном виде (приложение 4 № 15). Ведомость подписывается председателем постоянной технической комиссии (ПТК), мобработником и утверждается руководством Исполнителя. Изменения в ведомость вносятся только на основании актов ПТК при изменении мобзадания.
Для осуществления контроля за количественной и качественной сохранностью материальных ценностей, подготовки и внедрения предложений и мероприятий, направленных на повышение уровня всей работы с ними, ежегодно приказом Исполнителя создается постоянная техническая комиссия (ПТК) в составе: председателя – ответственного лица Исполнителя и членов комиссии - сотрудников финансовой службы и мобилизационного подразделения. К участию в работе ПТК, при необходимости, могут привлекаться опытные специалисты из других учреждений и организаций.
Постоянная техническая комиссия организует свою работу согласно плану, утвержденному Исполнителем. Копии приказа о создании ПТК и плана ее работы ежегодно представляются Разработчику плана совместно с годовым отчетом (форма № 12) и объяснительной запиской.
На постоянную техническую комиссию возлагается контроль за:
качественной и количественной сохранностью материальных ценностей;
соблюдением правил и условий хранения, своевременностью освежения, замены и испытаний имущества;
правильностью ведения складского и бухгалтерского учета;
планированием, своевременностью и полнотой выполнения планов
освежения (замены), консервации, поверок и клеймения и др.;
выполнением мероприятий по ремонту и дооборудованию складских помещений.
Постоянная техническая комиссия:
рассматривает и определяет цены на материальные ценности, подлежащие выпуску при проведении операций с имуществом, исходя из его качественного состояния, морального износа и в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых документов;
готовит акты на списание имущества, пришедшего в негодное состояние в результате истечения сроков годности (хранения).
Результаты проверок ПТК оформляются актами, в которых перечисляются обнаруженные недостатки и вносятся предложения по их устранению с указанием сроков выполнения. Акты утверждаются Исполнителем. Предложения подлежат обязательному выполнению в установленные сроки.
Первичным документом по оформлению операций на закладку (отпуск) продукции на складе является акт о проведении операций на складе.
Первичным документом по оформлению операций с материальными ценностями при закладке (отпуске) у Исполнителя является акт по форме N 1 на закладку (выпуск) материальных ценностей, который оформляется на основании акта о проведении операции на складе на поступившее на склад имущество по планам накопления, освежения (замены), при выпуске сверхнормативных и не табельных материальных ценностей и при оформлении выпуска материальных ценностей на освежение с разрывом во времени.
Учет материальных ценностей по каждому наименованию, цене, марке и так далее на складе ведется в карточках учета материальных ценностей на складе по форме № 3 (приложение 4 № 16). Карточки заверяются подписью ответственного лица Исполнителя и скрепляются его гербовой печатью.
Учет материальных ценностей у Исполнителя осуществляется по карточкам учета материальных ценностей в медицинском центре органа управления здравоохранением по форме № 4 (приложение № 5). Карточки заверяются подписью ответственного лица Исполнителя и скрепляются его гербовой печатью.
Приходование или списание материальных ценностей по карточкам учета на складе проводится на основании актов о проведении операции на складе. У Исполнителя - на основании акта на закладку (выпуск) материальных ценностей по форме № 1.
Для определения правильности заполнения учетных карточек проводится их сверка по состоянию на 1 июля и 1 января ежегодно, результаты которой оформляются актом произвольной формы, который подписывается работниками, ответственными за ведение указанных карточек. Выявленные расхождения должны быть устранены в кратчайший срок.
Карточки учета материальных ценностей по режиму учета, хранения и обращения приравниваются к документам строгой отчетности. Хранить их следует так, чтобы обеспечить сохранность. Учет карточек ведется в журнале регистрации карточек учета имущества, а их уничтожение оформляется актом.
Основанием для ведения учета и контроля за накоплением материальных ценностей у Исполнителя и на складе является Ведомость материальных ценностей, подлежащих накоплению во второй группе (в специфицированном виде) по форме № 5 (приложение 4 № 15), разрабатываемая на основании заданий, установленных Исполнителю соответствующим приказом Разработчика плана.
Ведомость в специфицированном виде для Исполнителя утверждается его руководителем, а ведомость, разрабатываемая для каждого склада, его начальником.
При изменении номенклатуры и объемов накопления материальных ценностей в эту ведомость систематически и своевременно вносят изменения.
Штабели, стеллажи, ячейки, в которых хранятся материальные ценности, должны быть занумерованы и на каждую закладку по специфицированной номенклатуре должен быть заполнен ярлык по форме № 2 (приложение 4 № 17). Ярлыки заполняются заведующим складом или кладовщиком по поступлении материальных ценностей на склад. Учет ярлыков ведется в журнале в возрастающей последовательности.
Учет материальных ценностей у Исполнителя ведется по карточкам форма № 4 (приложение 4 №18). Оприходование (списание) по карточке проводится на основании акта форма № 1 в суточный срок после его составления. Номера карточек формы № 3 и 4 должны соответствовать порядковым номерам материальных ценностей, указанным в графе 1 формы № 5. Если у Исполнителя имеется несколько складов, то дополнительно ведутся карточки по форме № 4 по каждому хранителю. Кроме того, для составления отчетных документов Исполнитель ведет сводные карточки по форме № 4 по каждой позиции в целом.
Сертификаты, паспорта и другие документы о качественном состоянии материальных ценностей должны храниться в отдельном деле.
Записи в карточках учета должны производиться аккуратно, четко и только чернилами, а при внесении исправлений – на полях соответствующей строки за подписью исполнителя делается оговорка «Исправленному верить».
Для определения правильности заполнения учетных карточек по форме № 3 и 4 необходимо проводить их сверку по состоянию на 1 июля и 1 января каждого года, а ее результаты оформляются актом, который подписывается работниками, ответственными за ведение указанных карточек.
Карточки по форме № 3 и 4 по режиму учета, хранения и обращения приравниваются к документам строгой отчетности и хранятся после выпуска материальных ценностей 3 года. Учет самих карточек ведется в специальном журнале, а их уничтожение оформляется актом, который хранится до минования надобности.
Исполнители ежегодно составляют отчет о наличии материальных ценностей мобилизационного резерва по состоянию на 1 января по форме № 12 (приложение 4 № 19) и не позднее 10 января представляют в окружное управление Росрезерва и Разработчику плана. Порядок составления отчета о наличии материальных ценностей регламентируется Инструкцией об учете, отчетности и качественном состоянии материальных ценностей мобилизационного резерва Российской Федерации, 1993 года. В отчет включаются все материальные ценности, предусмотренные утвержденной номенклатурой накопления, независимо от их наличия, а также материальные ценности, не входящие в номенклатуру, но фактически хранящиеся в мобрезерве. Показатели отчета (количество, стоимость) округляются до второго знака после запятой.
К годовому отчету прилагается пояснительная записка по форме, утвержденной Разработчиком плана и согласованной с Росрезервом.
Ежегодно Исполнители по состоянию на 1 октября должны проводить инвентаризацию материальных ценностей мобилизационного резерва. Инвентаризация – периодический переучет наличия материальных ценностей мобилизационного резерва с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия данным учета. Для проведения инвентаризации ежегодно приказом Исполнителя назначается инвентаризационная комиссия. В приказе определяются задачи, цели и сроки ее проведения. Порядок определения наличия материальных ценностей и сверки с учетными документами, а также качественного состояния и соответствия целям, для которых они предназначены, определяется комиссией, исходя из видов материальных ценностей, способа хранения, их состояния и назначения. По результатам инвентаризации комиссия составляет сличительную ведомость, акт и ведомость результатов инвентаризации по формам № 9, 10 и 14 (приложения 4 № 20; 21 и 22), которые составляются на каждом складе в двух экземплярах, один экземпляр направляется Исполнителю для составления сводных данных. Акт инвентаризации утверждается приказом Исполнителя. В приказе должны быть определены сроки устранения вскрытых недостатков. Приказ, акт и ведомость по результатам инвентаризации в срок до 15 ноября Исполнитель направляет:
- окружному управлению Росрезерва;
- Разработчику плана;
- один экземпляр хранится в делах Исполнителя.