Документационное обеспечение управления

Примерные вопросы для подготовки к зачёту

1. Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов.

4. Состав нормативно-методической базы ДОУ.

5. Стандартизация и унификация системы ДОУ.

6. Общероссийские классификаторы документации.

7. Государственная система документационного обеспечения управления.

8. Бланки документов и требования к ним.

9. Структура документа.

10. Система организационной документации.

11. Система распорядительной документации.

12. Система информационно-справочной документации.

13. Служебная переписка на предприятии.

14. Деловая речь и ее грамматические особенности.

15. Логическое построение документов.

16. Понятие и принципы организации документооборота.

17. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

18. Прохождение исходящих и внутренних документов.

19. Работа с конфиденциальными документами.

20. Работа с письмами и обращениями граждан.

21. Составление номенклатуры дел.

22. Формирование и оформление дел.

23. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Варианты контрольных работ по предмету Документационное обеспечение управления

Вариант 1

1) Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия и организации это

а) нормативно-методическая база ДОУ;

б) делопроизводство;

в) организация работы с документами.

2) Научная дисциплина, которая изучает закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления, это

а) документооборот;

б) документоведение;

в) документирование.

3) Движение документов, в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, это

а) документооборот;

б) документоведение;

в) документирование.

4) Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения –

а) контроль исполнения документов;

б) регистрация документов;

в) формирование дела.

5) Совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение –

а) контроль исполнения документов;

б) регистрация документов;

в) формирование дела.

6) Документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись) называется

а) электронная форма;

б) электронный архив;

в) электронный документ.

7) Совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению это

а) система документации;

б) дело;

в) система хранения документов.

8) Определить правильную последовательность развития делопроизводства в России

а) Делопроизводство в Древнерусском государстве; Система коллежского делопроизводства; Приказное делопроизводство; Система министерского «исполнительного» делопроизводства; Организация делопроизводства в 1917-1941гг.; Организация делопроизводства 1945-1990 гг.;

б) Делопроизводство в Древнерусском государстве; Система коллежского делопроизводства; Приказное делопроизводство; Организация делопроизводства в 1917-1941гг.; Система министерского «исполнительного» делопроизводства; Организация делопроизводства 1945-1990 гг.;

в) Делопроизводство в Древнерусском государстве; Приказное делопроизводство; Система коллежского делопроизводства; Система министерского «исполнительного» делопроизводства; Организация делопроизводства в 1917-1941гг.; Организация делопроизводства 1945-1990 гг.;

9) Форма юридического закрепления проведенного процесса по установлению единообразия состава и форм управленческих документов –

а) унификация документов;

б) стандартизация документов;

в) юридическая сила документов.

10) Регулирует ли нормативно-методическая база делопроизводства порядок передачи документов на архивное хранение?

а) да;

б) нет.

11) Универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения — это

а) информация;

б) документ;

в) реквизит.

12) Является ли папирус, в случае закрепления на нем событийных данных, носителем информации

а) да;

б) нет;

13) Способами закрепления информации являются следующие:

а) бит, байт, килобайт, мегабайт, гигабайт;

б) письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись;

в) средства массовой информации, целевые аудитории, личные контакты.

14) Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

а) нормативный документ;

б) официальный документ;

в) подлинный документ.

15) Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; рукопись – это

а) официальный документ;

б) подлинник официального документа;

в) подлинный документ;

г) оригинал.

16) По внешнему виду оригиналы могут быть

а) черновыми, беловыми;

б) автоматическими, факсимильными;

в) умноженными, кратными.

17) При телеграфной, телефонной связи создается два документа – предъявленный для передачи по телеграфу или телефону и полученный посредством этих средств связи. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, то есть ее можно охарактеризовать как

а) умноженный экземпляр;

б) подлинник документа;

в) копия документа.

18) Копии в которых соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом нотариусом

а) дубликат;

б) дипломатическая копия;

в) нотариальная копия.

19) Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей, имеет определение

а) документ личного происхождения;

б) личный документ.

20) Какая информация содержится в документе и является объектом изучения документоведения и различных наук документно-коммуникативного цикла?

а) элементарная информация;

б) биологическая информация;

в) социальная информация.

21) Документ выполняет ряд взаимосвязанных социальных функций. Выберите их.

а) основная, дополнительная, общая;

б) главная, второстепенная, специальная;

в) главная, общая, специальная.

22) Способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений это

а) информационная функция документа;

б) коммуникативная функция документа;

в) кумулятивная функция документа.

23) Способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества (учебник, хрестоматия, монографии, диссертации, и т.д.) это

а) познавательная функция документа;

б) правовая функция документа;

в) общекультурная функция документа.

24) Классификация документов это

а) присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации;

б) деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия;

в) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

25) По степени сложности документы классифицируют на

а) примерные и индивидуальные;

б) простые и сложные;

в) внутренние и внешние.

26) По юридической силе документы классифицируют на

а) подлинные, подложные;

б) обычные, секретные и документы для служебного пользования;

в) служебные и официально-личные.

27) По срокам исполнения документы классифицируют на

а) простые и сложные;

б) срочные и несрочные;

в) примерные и индивидуальные.

28) По степени обязательности документы классифицируют на

а) типовые и примерные;

б) информационные и директивные;

в) срочные и несрочные.

29) Цель классификации документов

а) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

б) повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей;

в) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

30) Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержатся в самом документе или выявлены иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

а) нормативный документ;

б) официальный документ;

в) подлинный документ.

Вариант 2

1) Начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе – это

а) заголовочная часть документа;

б) содержательная часть документа;

в) оформляющая часть документа.

2) Главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение

а) заголовочная часть документа;

б) содержательная часть документа;

в) оформляющая часть документа.

3) Основным методом упорядочения процесса документирования является:

а) унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства;

б) стандартизация документов и систем документации;

в) внедрение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

4) Структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.) называется

а) службой ДОУ;

б) унифицированной системой ДОУ;

в) государственной системой ДОУ.

5) Делопроизводство в учреждениях, организациях, и на предприятиях имеет три основные системы организации. Выберите их

а) типовая, примерная индивидуальная;

б) централизованная, децентрализованная, смешанная;

в) входящая, исходящая, внутренняя.

6) Служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления, в структуру которого обязательно создается протокольный отдел, группа писем, группа контроля, копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии и архив, называется

а) управление делами;

б) канцелярия;

в) общий отдел.

7) Совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения, и использования в текущей деятельности учреждения, а так же деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д., это

а) нормативно-методическая база ДОУ;

б) делопроизводство;

в) организация работы с документами.

8) Отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами это

а) нормативно-методическая база ДОУ;

б) делопроизводство;

в) организация работы с документами.

9) Последовательность определенных операций (работ, заданий), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями называются

а) делопроизводством;

б) документированием;

в) деловыми процедурами.

10) Определение правил хранения создаваемой в организации информации, системы ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур -

а) унификация документации;

б) систематизация архивного хранения документов;

в) стандартизация документации.

11) Совокупность средств, способов приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности –

а) система хранения документов;

б) унифицированная система документации;

в) система управления базами данных.

12) Процесс установления единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, т.е. упорядочение и минимизация состава систем документации –

а) унификация документов;

б) стандартизация документов;

в) юридическая сила документов.

13) Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления –

а) унификация документов;

б) стандартизация документов;

в) юридическая сила документов.

14) Возведение в норму обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве – это определение обозначает

а) суть унификации;

б) суть стандартизации;

в) суть регламентации.

15) Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, имеющий юридическую силу – это

а) информация;

б) документ;

в) реквизит.

16) Выберите необходимые составляющие, с помощью которых может быть создан документ

а) информация, носитель информации, язык;

б) информация, язык;

в) носитель информации, язык.

17) Выберите языки на которых осуществляется документирование информации

а) отечественный и международный;

б) искусственный и естественный;

в) Си, Си++, Паскаль, Бейсик, Лого, Форт, Лисп, Пролог.

18) Документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

а) официальный документ;

б) подлинник официального документа;

в) подлинный документ;

г) оригинал.

19) Документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором; в процессе создания могут иметь несколько редакций или вариантов; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования – это

а) официальный документ;

б) подлинник официального документа;

в) подлинный документ;

г) оригинал.

20) Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы это

а) выписка;

б) копия;

в) оригинал.

21) Заверенные копии части документа имеют определение

а) факсимиле;

б) отпуски;

в) выписки.

22) Копии, в которых соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица) называются

а) простые заверенные копии;

б) незаверенные копии;

в) официально заверенные копии.

23) Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

а) дубликат;

б) дипломатическая копия;

в) нотариальная копия.

24) Официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера, имеет определение

а) документ личного происхождения;

б) личный документ.

25) По теории информации многообразие ее форм принято делить на следующие формы –

а) историческая, современная;

б) устная и письменная;

в) элементарная, биологическая, социальная.

26) Шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, языки машинного программирования можно отнести к

а) естественным языкам;

б) искусственным языкам;

в) иностранным языкам.

27) Документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ, создаются при документировании на

а) естественном языке;