Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования

308. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

1) листов в деле - в листе-заверителе согласно приложения 30 к настоящим Правилам и в соответствующей графе описи дел, документов согласно приложениям 1-2, 9 к настоящим Правилам;

2) фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;

3) единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.

309. При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

1) единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

2) единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

3) единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

310. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:

1) кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;

2) метрах - для копий кинодокументов;

3) времени звучания - для копий фонодокументов;

4) в мегабайтах - для копий электронных документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов, копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

311. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда согласно приложениям 48-49 к настоящим Правилам. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

312. Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах согласно приложениям 50-51 к настоящим Правилам. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в Национальный архив Республики Казахстан, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий в Национальный архив Республики Казахстан к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в соответствии с пунктом 259 настоящих Правил.

313. В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

314. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложения 49 к настоящим Правилам в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности, составляется опись страхового фонда согласно приложения 51 к настоящим Правилам, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

315. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложения 48 к настоящим Правилам каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

Описи страхового фонда на микрофишах согласно приложения 50 к настоящим Правилам составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром - соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса «СФ» - для страхового фонда и «П» (Позитив), «Д» (Диазокопия) - для фонда пользования.

316. Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.

Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

317. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

318. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.