Специфика организации как открытой системы
Система – это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.
Система является открытой в том случае, если она взаимодействует со средой – получает оттуда сырье, человеческие ресурсы, зависит от клиентов, заказчиков, потребляющих их продукцию и т.п. Более эффективны открытые системы.
Специфические черты организации как открытой системы:
· Взаимозависимость между системой и внешней средой.
· Организации являются подсистемами в рамках более крупной системы и зависят от многих факторов внешней среды.
· Изменения в окружающей среде влияют на один или несколько элементов системы.
· Адаптивность организации.
· Организация не может быть статичной, она отражает изменения внешней и внутренней среды.
· Обратная связь после реализации части продукции.
Внутренняя среда организации влияет на эффективность её деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда.
Подход, согласно которому организация как открытая система – это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и какие организационные факторы влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность трудом. Мы не можем прогнозировать поведение организации как открытой системы, пока не изучены индивидуальные характеристики её членов.
Б10) Внутренняя и внешняя среда организации
Все организации являются открытыми системами, т. е. они испытывают влияние внешней среды. Эффективный менеджер должен держать в центре внимания внутренние переменные организации и оценивать состояние внешней среды.
Основными внутренними переменными организации являются цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели - это желаемый результат, который стремится достигнуть человек или организация.
В ходе управления руководство разрабатывает цели и сообщает их исполнителям. Цели являются мощным мобилизующим фактором. У каждой организации есть множество целей.
В качестве целей на предприятиях торговли могут возникать увеличение объема товарооборота, увеличение каналов сбыта продукции, увеличение доли на рынке, повышение имиджа предприятия и т. д.
Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Структура основывается на делегировании полномочий, т. е. работа закрепляется за теми работниками, которые могут лучше выполнить эту работу с точки зрения организации как целого.
Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности.
Предполагается, что если все задачи организации будут выполняться определенным способом в установленные сроки, то деятельность организации будет успешной.
Технология - это средство преобразования входов, будь то люди, информация или материалы, в исходящие результаты.
Люди, различаются своими способностями.
Организации всегда пытаются воспользоваться различными способностями при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. В этом и заключается использование выгоды от специализации.
На предприятие влияет также внешняя среда. Различают факторы прямого воздействия и косвенного воздействия внешней среды.
К факторам прямого воздействия относят: закон, поставщиков, конкурентов, потребителей и профсоюзы.
К факторам косвенного воздействия относят: состояние экономики, научно-технический прогресс, политику, социально-культурный фактор, а также международный фактор.
Руководитель предприятия не в силах изменить внешнюю среду. Следовательно, он должен изучать ее и приспосабливаться к ней. При этом следует использовать выгоды для организации из внешней среды и отводить угрозы от организации, которые могут от нее исходить.
Внешняя среда имеет следующие характеристики:
сложность среды, так как она характеризуется большим числом факторов, на которые организация должна реагировать;
подвижность среды - это скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию среде;
неопределенность внешней среды предполагает, что если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.
Б11) Социальная организация как социальная система
Социальные организации объединяют деятельность людей в обществе. Взаимодействие людей через социализацию создает условия и предпосылки для совершенствования общественных и производственных отношений. Существуют различные подходы к понятию социальной организации (рис. 6.3.).
Во-первых, оно может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-либо определенной функции. В этом смысле социальная организация имеет свой социальный статус. В данном случае организация выступает как целевой объект, как целевая общность, в которой достижение общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей, и наоборот, достижение индивидуальных целей становится возможным только через выдвижение и достижение общих целей.
Во-первых, оно может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-либо определенной функции. В этом смысле социальная организация имеет свой социальный статус. В данном случае организация выступает как целевой объект, как целевая общность, в которой достижение общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей, и наоборот, достижение индивидуальных целей становится возможным только через выдвижение и достижение общих целей.
Во-вторых, понятие «организация» может совпадать с понятием «управление». В данном случае «социальная организация» означает деятельность по распределению функций, координации и т.п., т.е. процесс целенаправленного воздействия на объект, предполагающий фигуры организатора и организуемых.
В-третьих, термин «социальная организация» используется для характеристики степени упорядоченности объекта, т.е. для выявления его структуры и типа связей целого и его частей. В данном смысле этот термин обычно употребляется для обозначения организованных и неорганизованных систем, формальных и неформальных организаций.
Социальной организации присуще социальные свойства, к которым относятся: организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивация и стимулирование персонала и др. организация формируется как социальная среда, включающая в себя социальные группы, статусы, нормы, отношения лидерства и т.д. Социальная организация является одним из наиболее развитых видов социальной системы.
В реальной жизни социальные системы реализуются в виде организаций, компаний, фирм и т.д. При этом в теории организации выделяют различные виды социальных организаций: социально-экономические, социально-политические, социально-образовательные. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей -табл.
- Цели социальных организаций
| Виды социальных систем | цели |
| 1. Социально - экономические | Главная цель: получение максимальной прибыли в интересах учредителей |
| 2. Социально - культурные | Основная цель: достижение эстетических целей. Вторичная цель: получение максимальной прибыли. |
| 3. Социально - образовательные | Главная цель: удовлетворение потребностей клиентов в информации и знаниях. Вторичная цель: получение прибыли. |
Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся: межличностные, бытовые отношения; отношения по уровням управления; отношения к человеку общественных организаций. К экономическим связям относятся: материальное стимулирование и ответственность, прожиточный уровень, льготы и привилегии. Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике состояния организации.
При организации или реорганизации компании можно воспользоваться таблицей влияния уровней вышеназванных связей на состояние организации -табл.
- Влияние уровня связей на состояние организаций:
| Социальные связи | Экономические связи | ||
| слабые | средние | сильные | |
| Слабые | Неустойчивая организация | Слабая организация | Конфликтная организация |
| Средние | Слабая организация | Средняя организация | Средняя организация |
| сильные | Конфликтная формальная и сильная неформальная организация | Сильная организация |
В организации происходят объективные (естественные - по экономическим, управленческим и организационным законам) и субъективные (искусственные - по воле человека или общества) процессы. К объективным относятся процессы спада и подъема в деятельности организации, баланс спроса и предложения, процессы, связанные с законами организаций. К субъективным относятся процессы, связанные с реализацией технологических, экономических, управленческих и других решений субъектов управления.
Б12) Классификация социальных организаций по правовому статусу
Многообразие областей деятельности организаций сформировали и узаконили набор правовых форм и организационных структур. В теории выделяют организации: правительственные и неправительственные; коммерческие и некоммерческие; бюджетные и небюджетные; общественные и хозяйственные; формальные и неформальные.
Статус правительственной организации присваивается высшими официальными органами власти. К правительственным относятся организации, зафиксированные в Конституции РФ, указах Президента РФ и т.д. (например, министерства, администрация Президента РФ).
К неправительственным относятся организации, не имеющие такого статуса.
Коммерческие организации создаются физическими или юридическими лицами на свой страх и риск для производства продукции с целью получения максимальной прибыли в интересах учредителей.
Бюджетные организации планируют масштаб своей деятельности исходя из выделенных государством средств.
Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования, заключая договора с другими компаниями, в том числе с бюджетными, на изготовление продукции или оказание услуг.
Общественные организации создаются для удовлетворения социальных потребностей и интересов членов своих обществ. В общественных организациях все поступившие членские взносы и другие средства расходуются на удовлетворение потребностей своих же членов.
Хозяйственные организации предназначены для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества преимущественно во внешней для организации среде путем производства продукции.
Формальные организации - это объединение людей, связанных между собой договоренностями о правах и обязанностях.
Неформальные организации - это объединение людей, не связанных между собой формальными договоренностями о правах и обязанностях.Б13) Коммерческие организации — организации, ставящие своей целью получение прибыли в интересах учредителей или акционеров. Согласно Государственному Кодексу Российской Федерации (ГК РФ) к ним отнесены: хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия.
По форме собственности различают государственные, муниципальные, общественные организации и организации со смешанной формой собственности.
Государственные и муниципальные организации полностью или частично находятся под контролем государственных или муниципальных органов власти.
Б13) Государственные и муниципальные организации
Б14) Управление в организационных структурах
Конгломератная организационная структура (ОС), также называемая холдинговой, или структурой бизнес-единиц, предполагает объединение нескольких компаний с различными типами бизнеса (торговые компании, производственные, компании-разработчики, научно-исследовательские и пр.) под общим руководством управляющей компании см. схему. Чаще всего такая структура используется в крупных национальных и международных корпорациях.
Каждое из предприятий, входящих в холдинг, применяет одну из рассмотренных в предыдущих номерах журнала ОС, а специфические отношения холдинговой структуры возникают между управляющей и управляемыми компаниями.
В приведенном примере холдинг представлен тремя заводами, выпускающими одинаковую продукцию (например, если заводы расположены в разных регионах), разную или с частично пересекающимся ассортиментом. Торговый дом продает продукцию трех заводов и производит основные закупки сырья. Научно-исследовательская лаборатория занимается разработкой и опытным производством новых видов продукции, которые в дальнейшем вводятся в серийное производство на заводах. Управляющая компания выполняет общеконтрольную и инвестиционную функции.
Для эффективного управления персоналом управляющей компании конгломератной ОС в первую очередь необходимо определить цели ее создания. К сожалению, многие российские компании создают холдинговые структуры, не имея четкого понимания целей управляющей компании. В результате та становится непонятным звеном, тормозящим работу предприятий множеством невыполнимых указаний или требованиями ненужной многостраничной отчетности.
Рассмотрим три основные цели, которые преследует управляющая компания (на практике возможны их сочетания):
Инвестиционная цель. Управляемые предприятия рассматриваются как активы определенной стоимости, и управляющая компания заинтересована в возврате вложенных в них инвестиций. В этом случае она аккумулирует средства предприятий, перераспределяет, привлекает дополнительное финансирование, приобретает, продает и/или закрывает предприятия в зависимости от их финансовой отдачи. Такая управляющая компания минимальна по численности персонала и функциональных подразделений и обычно ограничена планово-экономическим и финансово-инвестиционным блоками.
Централизация HR-управления в данном случае возможна только на уровне общих экономических показателей эффективности труда на управляемых предприятиях в виде планирования и контроля динамики общих затрат на персонал. В управляющей компании такого типа HR не контролирует технологии управления персоналом на предприятиях и не определяет, на что должны быть потрачены выделяемые на персонал средства.
Контрольная цель. Управляемые предприятия – объект надзора управляющей компании, главная задача которой – убедиться в том, что они работают в соответствии с планом и имеют максимально возможную эффективность. Для этого управляющая компания мониторит систему показателей эффективности работы предприятий и в случае отклонений от заданных значений принимает соответствующие решения.
Например, управляющая компания устанавливает для управляемого предприятия три границы допусков показателей. Если показатель находится в пределах от 90 до 100% от планового, то решения по корректирующим действиям управляемое предприятие принимает самостоятельно, если показатель на уровне 80–90% от планового, то управляемое предприятие должно согласовать свою программу корректирующих действий с управляющей компанией. Если же показатель падает ниже 80%, то управляющая компания проводит так называемый перехват управления: на управляемое предприятие выезжает проектная команда из управляющей компании с целью нормализовать работу предприятия по данному показателю. При этом все руководители управляемого предприятия, в ответственности которых находится данный показатель, поступают в прямое подчинение к проектной команде.
В этом случае структура управляющей компании достаточно развита, большинство основных функций управляемых предприятий закреплено за отдельными функциональными директорами (например директора по персоналу управляемых предприятий и соответственно директор по персоналу управляющей компании, производственные службы предприятий и соответственно директор по производству УК и т.д.).
В обязанности кадровика управляющей компании входит разработка системы показателей эффективности управления HR-ресурсом за отчетный период (как общих, так и по отдельным HR-технологиям – найм, обучение, система оплаты труда и т.п.), утверждение кандидатуры руководителей кадровых служб предприятий. Вмешательство кадровой службы в управленческие технологии происходит только при падении их эффективности ниже установленных границ. Кроме того, в ведение «центрального» HR-а входит повышение квалификации кадровиков управляемых предприятий.
Цель – унификация и стандартизация. Эти процессы могут осуществляться как для технологий работы управляемых предприятий в целом, включая производственный процесс, так и по отдельным функциям, например финансам, персоналу, продажам и пр. Управляющая компания занимается разработкой единых технологий (самостоятельно или с привлечением специалистов управляемых предприятий), а также последующим внедрением этих стандартов на всех предприятиях и контролем их исполнения. Управляющая компания должна грамотно установить соотношение унификации бизнес-процессов в рамках всего холдинга и сохранения уникальности отдельного предприятия. Готовых рецептов здесь нет, все определяется индивидуально. Структура управляющей компании повторяет структуру функций, подлежащих стандартизации и унификации на предприятиях.
В такой управляющей компании HR глубже вмешивается в построение системы управления персоналом, формирует унифицированные и специфичные технологии, ведет мониторинг показателей не только за определенный отчетный период, но и в режиме он-лайн. Обучение кадровиков предприятий включает не только повышение квалификации, но и овладение едиными стандартными технологиями работы в области управления персоналом.
Решили изменить ОС?
Очень важно создать базу для аккумулирования опыта работы всех предприятий холдинга: опыт отдельных предприятий поможет оптимизировать существующие стандарты и повысить эффективность компании в целом
Общая эффективность работы ОС зависит от того, насколько все ее «плюсы» и «минусы» учтены в системе управления. Практически любая структура может быть успешна на любом предприятии, если в организации построена соответствующая ей грамотная система управления.
При наличии проблем с эффективностью нужно не менять ОС, а в первую очередь проверить эффективность и полноту спектра используемых управленческих механизмов (управление результатами, процессами, квалификацией, мотивацией).
Если по результатам такой проверки вы все же решили изменить тип ОС, то:
четко определите, каких именно целей вы стремитесь достичь путем этого изменения;
выясните, какими управленческими механизмами будет подкреплена новая ОС;
вспомнив басню Крылова «Квартет» («А вы, друзья, как ни садитесь, все в музыканты не годитесь»), проверьте готовность персонала, то есть его квалификацию и мотивацию, к изменению ОС.
Только полный анализ рисков и возможностей новой ОС поможет вам действительно изменить эффективность работы предприятия, а не просто поменять таблички на кабинетах руководителей.
Пример конгломератной структуры:
Б) Процесс осуществления управления организацией
Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п.
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, от размеров организации, от сферы ее деятельности, от уровня в управленческой иерархии, от функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основных функции управления: планирование, функция организации, руководство и контроль.
Б15) Организация и управление